8 GLQZ ĐỨC 9 TUV ĐỨC 10 AFAQ PHÁP 11 ABS MỸ 12 BVQI EU 13 Bi SQA ANH 14 Ci CS ANH 15 LLOYDS ANH 16 LRQA ANH 17 SGS THỤY SĨ 18 SQS THỤY SĨ
19 QUACERT VIỆT NAM
20 QMS ÚC
5.10 Duy trì và cải tiến :
Thống kê khĩ khăn của doanh nghiệp trong quá trình duy trì và cải tiến được xếp theo thứ tự sau đây: (Nguồn : Nguyễn thị Thanh Thảo –Nghiên cứu, đáng giá tác động của chứng nhận ISO 9000 theo qui mơ doanh nghiệp ở t/p HCM)
o Thiếu hiểu biết về ISO : 48.3%
o Thiếu tư vấn : 13.1%
o Thiếu kinh phí thực hiện :10.3%
o Khĩ khăn khác : 28.3%
o “Thiếu hiểu biết về ISO 9000” là khĩ khăn được DN chọn nhiều nhất. Lãnh đạo cao nhất hiểu sai về bản chất của việc áp dụng, từ đĩ Lãnh đạo cao nhất hiểu sai về bản chất của việc áp dụng, từ đĩ
phĩ thác hồn tồn cho tư vấn và đại diện lãnh đạo, khơng đơn đốc và bản thân khơng thực hiện. Thực chất áp dụng ISO 9000 là thực hành một phương pháp quản lý mới, tự bản thân doanh nghiệp phải vận động để lột xác mà khơng thể dựa vào bất kỳ
một tác nhân nào từ bên ngồi. Trong quá trình này, tồn thể nhân viên trong tổ chức đều nhìn vào lãnh đạo cao nhất, nếu lãnh đạo cao nhất khơng gương mẫu đi đầu thì chắc chắn chương trình sẽ thất bại.
Mặt khác, lãnh đạo một số doanh nghiệp, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về lợi ích cĩ được khi áp dụng các tiêu chuẩn, từ đĩ thiếu quan tâm chỉ đạo và cung cấp nguồn lực trong việc áp dụng, duy trì và cải tiến, khơng tuân thủ theo kế hoạch, làm chậm tiến độ. Và các thành viên khác khi nhận ra điều đĩ cũng sẽ khơng tuân thủ kế hoạch dẫn đến chương trình bị kéo dài đến khi thất bại hoặc làm qua loa để lấy chứng nhận, hiệu quả khơng cĩ hoặc hệ thống khơng duy trì được. Hơn nữa, những hoạt động của tổ chức doanh nghiệp khơng ngừng phát triển hoặc thay đổi nhằm thích nghi với mơi trường năng động. Tuy nhiên, hệ thống khơng được điều chỉnh, cải tiến để luơn phù hợp.
o Khĩ khăn thứ hai cần đề cập liên quan đến việc thiếu các nhà tư vấn thích hợp (chiếm tỷ lệ 13%). Theo ý kiến của các nhà quản lý chất lượng, mỗi ngành cĩ một đặc điểm riêng. Tình trạng hiện nay cĩ nhiều tổ chức tư vấn chung chung, khơng cĩ chuyên mơn cũng hoạt động tư vấn về quản lý chất lượng làm chất lượng giảm. Thậm chí chuyên gia tư vấn chỉ là người mới được hướng dẫn áp dụng tại đơn vị mình – khơng được tập huấn nghiệp vụ tư vấn cũng đi tư vấn cho các đơn vị khác. Cơng nghệ tư vấn khơng bài bản, chất lượng tư vấn khơng ai kiểm sốt, việc sử dụng các chuyên gia trẻ thiếu kinh nghiệm…, tất cả đã tạo nên khơng ít khĩ khăn cho các doanh nghiệp bước đầu tìm đến với ISO 9000..
Cĩ nhiều ý kiến, đánh giá về việc kiểm sốt khơng tốt các hoạt động đánh giá, cấp chứng chỉ của một số tổ chức chứng nhận, đặc biệt là với chứng nhận ISO 9000. Cĩ phản hồi cho rằng nhiều hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng một cách sơ sài, thậm chí giả tạo
cũng được cấp chứng chỉ; cĩ sự bắt tay, thỏa hiệp giữa một số bên tư vấn và chứng nhận để cấp chứng chỉ bằng mọi giá, miễn là khách hàng trả tiền. Nghiêm trọng hơn là một số khách hàng cĩ thể đang sở hữu những chứng chỉ “dởm” (chứng chỉ khơng được cơng nhận - thừa nhận) mà khơng hề biết... Những vấn đề này đã và đang ảnh hưởng tới quyền lợi của các tổ chức và doanh nghiệp – những người đã mất một số tiền khơng nhỏ cho việc xây dựng và duy trì các hệ thống quản lý. Ngồi ra vấn đề này sẽ ảnh hưởng tới lịng tin của người tiêu dùng, cơ quan quản lý, những người cĩ quyền lợi liên quan về giá trị của các chứng chỉ ISO 9000/ISO 14000.
Do đĩ, cần chú ý chọn lựa các tổ chức đánh giá thực sự “chất lượng” - mang lại giá trị gia tăng thực sự (nghiêm túc, hiểu biết chuyên ngành, văn hố) cĩ uy tín, cĩ kinh nghiệm nhằm đưa ra các phát hiện giúp doanh nghiệp cải tiến thực sự. Bên cạnh đĩ giấy chứng nhận cần cĩ được sự cơng nhận của tổ chức cơng nhận quốc gia và các tổ chức cơng nhận quốc tế nhằm giúp các doanh nghiệp tự tin tiến bước trong hoạt động của mình.
Trong bối cảnh này, việc ban hành một chuẩn mực mới, đủ mạnh để cĩ thể kiểm sốt các hoạt động đánh giá, cấp chứng nhận các hệ thống quản lý sẽ gĩp phần hạn chế tiêu cực và nâng cao chất lượng – giá trị của các chứng chỉ ISO 9000 và ISO 14000.
o Việc thiếu kinh phí thực hiện cũng được xem là một khĩ khăn cho các doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng ISO 9000, tuy tỷ lệ này khơng nhiều (chiếm 10.3%). Trong thời gian qua, thơng qua Sở Khoa học – Cơng nghệ và Mơi trường, Thành phố cũng cĩ biện pháp hỗ trợ kinh phí cho các doanh nghiệp đăng ký áp dụng ISO 9000. Song thực chất mà nĩi thì chương trình hỗ trợ này khĩ cĩ thể phát huy được hiệu quả rõ ràng trên một lượng doanh nghiệp rất lớn ở thành phố Hồ Chí Minh. Cịn chỉ hỗ trợ cho một hoặc một vài doanh nghiệp thì lại khĩ cĩ thể tác động được vào việc tạo động lực cho phát triển phong trào
xây dựng và áp dụng ISO 9000 tại Thành phố. Vấn đề chỉ cịn cĩ thể tập trung vào bản thân của các doanh nghiệp, nên sớm nhận thức được nếu so sánh đầu tư vào hệ thống chất lượng với các đầu tư khác trong doanh nghiệp thì hiệu quả của đầu tư vào dự án ISO 9000 lớn hơn rất nhiều. Hiệu quả này được thể hiện trên nhiều mặt như chất lượng sản phẩm được đảm bảo, hiệu quả của hệ thống quản lý được nâng cao, tăng niềm tin cho khách hàng… Đến đây, vấn đề lại quay về với khĩ khăn về sự thiếu hiểu biết và nhận thức sai về ISO 9000 như đã nĩi ở đầu phần này.
o Các khĩ khăn khác:
Các khĩ khăn khác mà các DN thường gặp phải nhất là: hồ sơ được thiết lập theo tiêu chuẩn ISO là khá phức tạp gây khĩ khăn trong việc áp dụng; trình độ cơng nhân viên cịn hạn chế; các quy tắc làm việc, lề lối sản xuất lạc hậu khơng phù hợp với quan điểm của ISO 9000 và áp lực giữa cơng việc hàng ngày và xây dựng hệ thống. Các DN phàn nàn nhân viên phải tốn khá nhiều thời gian làm thêm để thiết lập hệ thống này. Nhiều DN khơng cĩ văn hố viết và thĩi quen lưu trữ và cập nhật thơng tin trong quá trình làm việc, điều này gây nhiều khĩ khăn khi xây dựng tài liệu, thủ tục. Một khĩ khăn khác cũng được khá nhiều DN đề cập là chưa cĩ được sự cam kết cao của tồn bộ cơng nhân viên trong DN. Trong quá trình thực hiện, bộ phận chỉ đạo chất lượng phải tốn nhiều cơng sức để thay đổi nhận thức của cơng nhân viên, thuyết phục họ thấy được các lợi ích mà ISO đem lại. Bên cạnh đĩ, các DNV&N thường cĩ tình trạng chuyển đổi hoặc tuyển mới nhân sự thường xuyên, do đĩ phải tốn thời gian và chi phí đào tạo lại, đồng thời phải dành thời gian để thích nghi với các quy trình, thủ tục vừa của DN.
Trong nội bộ doanh nghiệp cĩ mâu thuẫn, muốn mượn quá trình áp dụng và bàn tay của tư vấn để sắp xếp loại bỏ đối thủ. Rõ ràng
trong trường hợp này mục tiêu áp dụng là khơng đúng nên hiệu quả chắc chắn sẽ khơng cĩ.
Doanh nghiệp kinh doanh đang gặp khĩ khăn hoặc quá tập trung vào kinh doanh.
Tình hình sản xuất quá căng thẳng, khơng cĩ nhân sự tham gia dự án.
Doanh nghiệp khĩ khăn về nhân sự, thiết bị và kỹ thuật để giải quyết các yêu cầu địi hỏi về năng lực kiểm sốt chất lượng. Nhìn qua các khĩ khăn kể trên cĩ thể nhận thấy phần lớn các khĩ khăn đều bắt nguồn từ yếu tố con người, đặc biệt là ở thái độ, quan điểm, quyết tâm của lãnh đạo cao nhất. Do vậy, để giải quyết khĩ khăn này, vấn đề đào tạo về nhận thức đúng đối với ISO 9000 là rất quan trọng.
Nếu doanh nghiệp khơng thực sự quan tâm đúng mức đến việc giải quyết các khĩ khăn, làm đúng ngay từ đầu thì sẽ nảy sinh nhiều vấn đề trong quá trình duy trì và khai thác hiệu quả của hệ thống chất lượng
Một số kinh nghiệm của tập đồn APAVE về tư vấn chất lượng ISO 9000 tại Việt Nam:
Các chuyên viên tư vấn APAVE đã sử dụng phương pháp thống kê để tìm ra được những thuận lợi của hơn 50 cơng ty mà APAVE đã được tín nhiệm tư vấn trong quá trình xây dựng hệ thống ISO 9000. Những thơng số chính đưa vào thống kê (từ 50 cơng ty) là:
A. Lãnh đạo Cĩ Khơng
1. Quyết tâm...42/50...8/50 2. Biết xác định mục tiêu cần đạt...39/50...11/50 3. Cơ cấu tổ chức ổn định...30/50...20/50
4. Cung cấp đầy đủ nguồn lực...42/50...8/50 5. Giám sát sát sao...30/50...20/50 6. Khắc phục kịp thời những vướng mắc...30/50...20/50