ngồi như từ những khách hàng hay những cơ quan chính phủ, thì thật khĩ khăn để nhận thấy những cải thiện cĩ từ hệ thống chất lượng:
− Đừng bao giờ xây dựng một quy trình hoặc sổ tay chất lượng vì ISO và cho chuyên gia đánh giá, hãy xây dựng hệ thống theo cách mà DN đang làm hoặc sẽ làm. Đừng bao giờ xây dựng hệ thống bằng cách ''copy hoặc sử dụng những hệ thống ''mẫu''. Nĩ sẽ giống như đi một chiếc giày của người khác và sẽ làm bạn đau chân. Hãy tự xây dựng hệ thống của chính mình. Khơng nên triển khai một cách áp đặt, hãy giải thích cho mọi nhân viên
cơng ty rằng hệ thống ISO 9000 là một cách thức mơ tả chính những cơng việc mọi người vẫn làm, nĩ sẽ giúp cơng việc tiến triển nhanh hơn. Đào tạo nhân viên trước khi xây dựng hệ thống, đừng quên ISO 9000 là một kho tàng tri thức và kinh nghiệm quý giá của chính cơng ty. Hệ thống chất lượng là cơng cụ điều hành của người quản lý, hãy khai thác những lợi ích cụ thể và hiệu quả từ việc áp dụng hệ thống. Xây dựng hệ thống đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng. Một hệ thống tốt là một hệ thống đầy đủ nhưng đơn giản. Khuyến khích sự chủ động và tích cực của mọi người bằng cách trao quyền làm chủ với từng cá nhân trong hệ thống. Đánh giá nội bộ nhằm tìm ra cơ hội cải tiến. Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong quản lý DN.
− Khơng nên nhầm lẫn giữa mục tiêu và cơng cụ. Đừng cho rằng cĩ chứng chỉ ISO 9000 là cĩ tất cả và đĩ cũng là mục tiêu duy nhất của doanh nghiệp. Đĩ thật sự là một sai lầm. Khơng nên coi chứng chỉ ISO như “bảo bối” mà thờ ơ việc áp dụng duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Việc duy trì HTQLCLSP theo ISO ở doanh nghiệp nên được quan tâm đúng mức. Nếu chỉ cĩ nhân sự bán chuyên trách “làm về” ISO khơng thể đảm đương được việc duy trì HTQLCLSP.
− Cần hiểu rằng cĩ chứng chỉ khơng phải là tất cả. Chứng chỉ đơn thuần ghi nhận kết quả triển khai bước đầu, ghi nhận sự phù hợp, sự thoả mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn tại thời điểm đánh giá chứng nhận và nĩ cĩ thể bị mất hiệu lực bất kỳ khi nào nếu kết quả đánh giá giám sát định kỳ khơng thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn vì điều đĩ cĩ nghĩa là hệ thống khơng được duy trì và cải tiến. Mặc dù hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn rơi vào tình trạng “vắt chân lên cổ” để sửa đổi hệ thống tài liệu, chuẩn bị hồ sơ trước mỗi cuộc đánh giá chứng nhận. Việc làm mang tính đối phĩ này gây ra những kết quả khơng tích cực đối với tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tốn cơng sức, thời gian chỉ trong một giai đoạn ngắn để “làm đẹp” hệ thống, dẫn đến giá trị của ISO 9000 khơng được nhìn nhận đúng, gây ra tâm lý đối phĩ và ngay sau mỗi cuộc đánh giá, mọi thơng tin, tài liệu lại nằm yên ở một chỗ nào đĩ, khơng gắn kết gì nhiều với hoạt động diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp. Tình trạng
quá tải trong hoạt động doanh nghiệp khiến các nhà quản lý khơng cĩ thời gian để đầu tư vào việc xây dựng và áp dụng ISO. Việc tìm một người cĩ đủ quyền hạn, trình độ và thời gian để làm đại diện lãnh đạo trong ban chỉ đạo ISO càng khơng dễ. Nhận thức cịn hạn chế của đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên về hệ thống quản lý chất lượng, sự mơ hồ về hệ thống qui trình, biểu mẫu theo ISO, việc thiếu các cơng cụ quản lý cần thiết... cũng là những khĩ khăn khơng nhỏ của việc đưa ISO 9001:2000 vào doanh nghiệp. Nhân viên chưa quen với cách tiếp cận theo quá trình, tiến hành cơng việc theo những qui trình nhất định cảm thấy gị bĩ, khĩ chịu, mặc dù họ thừa nhận cách tiếp cận này là hợp lý. Đây là một quá trình rèn luyện, đổi mới tư duy và phương pháp làm việc, cần phải cĩ thời gian để thích ứng dần;
− Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào vận hành cơng việc cịn quá yếu, phần lớn các doanh nghiệp cịn làm theo cách truyền thống, thủ cơng. Và thiếu cán bộ - cơng chức cĩ kỹ năng làm việc trên mạng;
− HTQLCL theo ISO 9001:2000 chỉ là phương tiện hỗ trợ cho hoạt động của các DN. Nĩ cĩ nhiệm vụ vừa hợp thức hĩa các giá trị được khẳng định là hợp lí, vừa gĩp phần cải tiến phương pháp tiến hành cơng việc của các DN theo yêu cầu tiêu chuẩn. Trong tình hình đang tiến hành cổ phần hĩa doanh nghiệp, nhiều bất hợp lý trong hoạt động của các cơ quan đã thấy rõ nhưng chưa thể loại bỏ ngay được (do vướng về thể chế, về bộ máy, về con người cụ thể...). Nếu việc vận dụng khơng khéo thì HTQLCL khĩ phát huy tác dụng, thậm chí phản tác dụng.
Ở VN, DN vẫn cịn chưa quen với hệ thống quản lý này. Đây cũng là điều hồn tồn dễ hiểu vì các nước phát triển đã thực hiện ISO 9000 từ hơn nửa thế kỷ qua cịn Việt Nam thì mới cĩ 10 năm''. ''Thực ra, ISO 9000 khơng phải là một cái gì ghê gớm, chỉ là thanh tốn một thứ nạn mù chữ trong DN về cách quản lý. ISO là một nền mĩng mà trên đĩ, DN phải đặt gạch mà xây lên. Nhưng các DN Việt Nam hầu như đã quên mất điều này'' (trích dẫn Ơng Phĩ Đức Trù, chuyên gia
mạng lưới năng suất chất lượng Trung tâm Năng suất Việt Nam vào ngày 25/12/07 tại Hà Nội trong Hội nghị Cán bộ quản lý hệ thống chất lượng DN ).
Đa số quá trình thiết lập hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại doanh nghiêp mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng cái xác bề ngồi của nĩ, mà chưa hiểu bản sắc, tính tư tưởng đầy nhân bản của tri thức quản lý vốn cĩ tính sáng tạo cao, được đúc kết qua lịch sử quản lý gần một thế kỷ. Khâu vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 thiếu tính hệ thống và phương pháp vận hành, nên hệ thống quản lý doanh nghiệp dễ trở lại mơ hình quản lý theo chức năng do tập quán xấu, thĩi quen và sức ỳ ở doanh nghiệp cịn quá lớn.
Vấn đề đặt ra là liệu ISO 9000 cĩ là “cứu cánh” cho các doanh nghiệp nước ta để tăng được sức cạnh tranh trong hội nhập? Với một số doanh nghiệp, điều này hồn tồn đúng. Nhưng hàng vạn doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế của ta hiện nay, nhất là với DNNVV, thì việc thực hiện ISO 9000 tuy cĩ thể mang lại một số hiệu quả nhất định nhưng khơng thể giúp giải quyết được những điểm yếu đặc thù. Trong việc này, khơng ai “cứu” được ta, trừ phi ta “tự cứu” mình để vươn lên trong hội nhập.