2. LỰA CHỌN TỔ CHỨC TƯ VẤN VÀ TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN:
2.10 Cải tiến và duy trì hệ thống:
Xây dựng hệ thống QLCL phù hợp là vấn đề quan trọng. Nhưng quan trọng hơn là duy trì cĩ hiệu quả hệ thống. Để duy trì hệ thống hàng năm ít nhất đơn vị phải tổ chức đánh giá lại 1 lần. Cơ quan cơng nhận 1 năm sẽ tổ chức đánh giá kiểm tra xem xét hệ thống tìm những điểm cần khắc phục, cải tiến. Nếu phát hiện ra điểm khơng phù hợp nghiêm trọng cơ quan chứng nhận cĩ quyền tạm treo chứng nhận đến khi đơn vị khắc phục hồn thiện hệ thống.Cho đến nay cơng ty chưa rơi vào trường hợp này.
Trong quá trình áp dụng sẽ cĩ xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc cĩ thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành cơng việc một cách hiệu quả hơn, cán bộ của đơn vị ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế.
− Những vấn đề nảy sinh sau khi được chứng nhận:
o Hệ thống hoạt động một cách hình thức ở một số các đơn vị và khơng thu được hiệu quả như mong muốn : do hạn chế về nhận thức, các trưởng đơn vị khơng áp dụng một cách bản chất các yêu cầu ISO 9001:2000 vào cơng tác quản lý của đơn vị mình.
o Khơng duy trì và cải tiến một cách đồng đều trên tồn bộ hệ thống: do nhận thức chưa đầy đủ về lợi ích hệ thống và do trình độ cịn hạn chế, tuổi tác cao khơng muốn cĩ sự thay đổi.
o Về việc khơng duy trì được hệ thống sau khi chứng nhận cĩ thể liệt kê ra những biểu hiện như sau:
Mất phương hướng (khơng cĩ mục tiêu). Mệt mỏi, chán nản vì áp lực cơng việc. Khơng thấy tác dụng khi áp dụng. Thiếu lơi kéo, kiểm sốt.
Nĩng vội địi hỏi cao.
Tách hệ thống quản lý chất lượng ra khỏi hoạt động chung.
− Theo nhận xét của các cuộc đánh giá nội bộ và tổ chức chứng nhận, sự khơng thành cơng của một số bộ phận thuộc cơng ty khi đánh giá duy trì thường do các yếu tố sau gây ra:
o Kiểm sốt tài liệu và dữ liệu khơng định hướng.
o Việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào khơng thỏa đáng.
o Khơng theo sát thủ tục kiểm tra quá trình.
o Kiểm sốt khơng đúng nhà cung cấp.
o Thiếu sự đào tạo, ủy quyền.
o Việc rà sốt và ghi nhận định kỳ sai.
Do những nhận thức khơng đúng, sự chùn bước trước những khĩ khăn, sự thất vọng khi vấp phải các vấn đề nảy sinh trong quá trình áp dụng và duy trì hệ thống, trong thời gian qua, một số ít các bộ phận đã bắt đầu khơng mặn mà với ISO 9000. Vấn đề xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng nguyên nhân xuất phát từ bản thân các bộ phận với những khĩ khăn, vướng mắc, ngộ nhận… như đã trình bày ở trên là tác động mạnh nhất
đến việc tạo ra tính hình thức của việc thực hiện và duy trì HTQLCL ISO 9001:2000 trong doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để vẫn giữ được các lợi ích của việc áp dụng ISO và giảm thiểu phiền hà do ISO đem lại? Cơng ty đã đem câu hỏi này đi hỏi lãnh đạo các Cty đã áp dụng ISO và các đơn vị tư vấn .Giải pháp để trả lời câu hỏi này là nên xây dựng kế hoạch để cải cách tồn diện hệ thống ISO của Cty. Việc đầu tiên là phổ biến tồn bộ các tài liệu ISO và các tài liệu phục vụ quản lý của Cty cho tồn thể nhân viên trong đơn vị, đơn giản hĩa thủ tục sửa đổi các tài liệu đã phê duyệt, giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tìm hiểu và cải tiến các bước thực hiện cơng việc khi cĩ nhu cầu. Tiếp theo là rà sốt lại tồn bộ thủ tục đã ban hành, áp dụng các cơng cụ của sản xuất tiết kiệm để làm đơn giản hĩa các bước thực hiện cơng việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp cơng việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin để các dữ liệu liên quan tới tồn bộ quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm được xử lý nhanh chĩng giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề về chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với dữ liệu vừa khơng chính xác vừa khĩ phân tích. Tất cả các cơng việc cải tiến đều đi kèm chính sách khen thưởng đối với cán bộ tích cực tham gia và cĩ nhiều sáng kiến được áp dụng. Tuy nhiên trong thực tế cho thấy rằng việc thực hiện các biện pháp trên sẽ khơng thành cơng nếu khơng cĩ sự kiên quyết của lãnh đạo.
CHƯƠNG V: