cơng cần cĩ quyết tâm cao của lãnh đạo, sự tham gia mọi thành viên của doanh nghiệp vào hệ thống, bên cạnh là một tư vấn tốt.
Bài học quan trọng chính là lãnh đạo các đơn vị cần quyết tâm cao trong suốt quá trình hoạt động của mình kể từ khi bắt đầu áp dụng HTQLCL ISO9000. Điều này thể hiện ở sự thấu hiểu các quy định của bộ tiêu chuẩn, ở việc tuân thủ quy trình tài liệu. Thứ nữa, cần thường xuyên, liên tục quán triệt, phổ biến chính sách, mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng đến cán bộ nhân viên trong đơn vị. Khơng những thế, trong phạm vi quyền hạn của mình, lãnh đạo đơn vị phải cam kết thực hiện nghiêm túc các cam kết về bảo đảm nguồn lực cho các bộ phận thực hiện các quy trình đào tạo, bổ sung nhân lực, kinh phí trang bị phương tiện cơ sở vật chất kĩ thuật……để duy trì hệ thống cĩ hiệu quả. Bên cạnh
tự mình duy trì quyết tâm cao, lãnh đạo cũng cần tìm ra các biện pháp phù hợp để động viên, khích lệ tồn bộ nhân viên trong tổ chức thấu hiểu và quyết tâm xây dựng áp dụng HTQLCL mới. Việc đào tạo chuẩn ngay từ đầu là hết sức cần thiết bởi ISO là một cơng cụ quản lí hiện đại. Nên tiến hành đào tạo trong tồn bộ hệ thống. Một nội dung đào tạo cần thiết khác là đào tạo về các kĩ năng quản lí phục vụ cho áp dụng HTQLCL ISO9000. Nhu cầu trên xuất phát từ vài câu hỏi: “Chỉ áp dụng ISO thật tốt thơi đã đủ để làm thay đổi phương thức làm việc hay chưa, hay thực ra cần trang bị cả các kĩ năng phù hợp thì ISO mới phát huy hiệu quả? Các kĩ năng quản lí nào được coi là các kĩ năng cần thiết phục vụ cho HTQLCL này? Nên tổ chức đào tạo cho các cấp quản lí hay chỉ định hướng để họ tự đào tạo?”. Đây là một vấn đề đáng quan tâm khi áp dụng ISO trong các Doanh nghiệp
Để doanh nghiệp đặt mục tiêu thế nào để kết hợp được sức mạnh của tồn thể CBCNV, đảm bảo phát triển bền vững cần cĩ những cơng cụ tốt như các cơng cụ thống kê, mơ hình SWOT, BCG model, 5 Porter model, Balance Score Card ... để hoạch định mục tiêu của mình và những mục tiêu này phải được quán triệt, bàn bạc rất kỹ trong tồn thể CBCNV để đạt được sự nhất trí cao, đồng thời biến thành kế hoạch hành động chi tiết cho họ.
Định kỳ các mục tiêu được kiểm tra và cập nhật kịp thời cho phù hợp với điều kiện thực tế.
Lãnh đạo cao nhất cũng sẽ phải tạo ra và duy trì một mơi trường trong doanh nghiệp sao cho tất cả mọi người đều cĩ thể tham gia vào trong các hoạt động chất lượng để đạt được mục đích chung mà doanh nghiệp đã đặt ra. Thực tiễn tại một doanh nghiệp chế biến gỗ ở Quy Nhơn cho thấy việc xây dựng và áp dụng QMS tại doanh nghiệp đã thất bại chỉ vì lý do nhà quản lý doanh nghiệp đã khơng thấu hiểu về chất lượng mặc dù lực lượng cán bộ cơng tác chất lượng của doanh nghiệp rất cĩ năng lực và đầy nhiệt huyết. Nhiều đề xuất, bao gồm cả những đầu tư cần thiết cho QMS, của nhĩm chất lượng đã khơng được chấp thuận. Nhiều cán bộ và cơng nhân khơng tham gia vào trong quá trình xây dựng QMS. Họ cũng khơng tuân thủ các yêu cầu về quản lý theo hệ thống. Hệ thống tài liệu QMS của doanh nghiệp do một người thực hiện. Năm vừa qua,
doanh nghiệp thua lỗ hàng chục tỷ đồng chỉ do khơng đảm bảo được chất lượng sản phẩm như đã ký kết cho khách hàng.
Nên sử dụng tư vấn một cách hợp lý. Quá ít sự giúp đỡ làm cho quy trình thực hiện khĩ khăn do thiếu kiến thức cần thiết. Mặt khác, quá nhiều sự giúp đỡ bên ngồi sẽ cĩ mặt hạn chế về phí tổn và năng lực sẽ đi khỏi cùng với nhà tư vấn khi cơng việc được hồn thành.
Một thực tế hiện nay tại nhiều đơn vị khi áp dụng tiêu chuẩn ISO là sự am hiểu tiêu chuẩn cịn khá phiến diện nên cho rằng ISO chính là các qui trình đã được soạn thảo dưới sự hướng dẫn của tư vấn. Cịn bản chất ẩn đằng sau các qui định của qui trình thì khơng được quan tâm đúng mức. Khi hướng dẫn xây dựng HTQLCL, các chuyên gia tư vấn cĩ thể đã giải thích về yêu cầu của tiêu chuẩn nhưng khi bắt tay vào viết các qui trình thì mọi người nhanh chĩng quên ý nghĩa, yêu cầu của tiêu chuẩn mà chỉ cịn nhớ những qui định cụ thể của qui trình và coi đĩ chính là tiêu chuẩn ISO. Thực ra các lựa chọn được đưa ra ban đầu khơng sai xét thuần túy theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Nhưng nếu nĩ khơng thích hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì chính những cán bộ chuyên viên phải xem xét để đề xuất điều chỉnh. Khơng ai cĩ thể làm thay cho chính mình.
Khi nghiên cứu qui trình ISO của DN, chuyên gia đánh giá phát hiện cĩ những qui trình cịn để nguyên dạng qui trình mẫu do tư vấn cung cấp mà chưa được sửa đổi cho phù hợp. Điều này cho thấy những người nhận “chuyển giao cơng nghệ” đã hồn tồn ỷ lại vào sự hướng dẫn, thực tế là làm thay của đơn vị tư vấn mà khơng tự mình nghiên cứu kỹ sản phẩm mà mình sẽ phải sử dụng. Khi khơng cịn sự trợ giúp của đơn vị tư vấn nữa thì việc duy trì HTQLCL sẽ hết sức lúng túng. Và dĩ nhiên, đã khơng hiểu rõ về ISO thì việc sợ, hay ngại hoặc ngán ISO là điều dễ hiểu.
Sự giúp đỡ của tư vấn trong thời gian đầu hết sức quý báu đối với doanh nghiệp .Gần như cơng ty khơng cĩ một kinh nghiệm gì về xây dựng hệ thống và phụ thuộc rất nhiều vào dự án của tư vấn đưa ra.Điều này cần phải được rút kinh nghiệm vì nếu tham gia được vào kế hoạch của tư vấn thì hiệu quả sẽ lớn hơn nhiều vì tư vấn khơng nắm hết được các yêu cầu của doanh nghiệp, thời gian hạn
chế nên chủ yếu là chỉ giúp xây dựng xong hệ thống tài liệu và doanh nghiệp tự thân vận động là chính.Thời gian đầư do chưa thấm được các yêu cầu của hệ thống nên các cuộc tranh luận trong các cuộc đánh giá hết sức sơi nổi, thậm chí cịn gây lúng túng cho Ban giám đốc từ đĩ mơi thấy một điều hết sức quan trọng rằng BGĐ phải là những người trước tiên hiểu rất kỹ về các yêu cầu của hệ thống.Nếu sử dụng các chuyên viên trong lĩnh vực này như cách quản lý trước đây thì sẽ xảy ra các trường hợp sau :
− Ra quyết định trái với các yêu cầu của hệ thống bỏ qua ý kiến chuyên gia nội bộ mà khơng hay biết
− Do dự trong ra quyết định khi cĩ ý kiến xung đột
− Đánh giá viên dè dặt khi đánh giá
− Cải tiến quản lý diễn ra chậm so với dự kiến
Sự giúp đỡ của cơ quan chứng nhận qua các cuộc đánh giá hàng năm giúp đỡ doanh nghiệp rất nhiều ít ra là duy trì về hệ thống vì áp lực phải duy trì giấy chứng nhận.Tuy nhiên thời gian đánh giá khá ngắn và khối lượng cơng việc hết sức đồ sộ nên chất lượng đánh giá phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của chuyên viên đánh giá.Cĩ những năm chuyên viên đánh giá khơng làm tốt được yêu cầu của doanh nghiệp trong cuộc đánh giá thường niên vì thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này.Tuy nhiên đa số gĩp ý là đáng giá cho doanh nghiệp.
4-Yếu tố quan trọng để thành cơng là khả năng thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn.
Giới hạn thời gian và kế hoạch dự án :
Việc thực hiện hệ thống chất lượng theo ISO 9000 mất khá nhiều thời gian. Việc nghiên cứu cho thấy rằng để thành cơng với hệ thống này, quan trọng là kế hoạch thực hiện được thiết lập bao gồm tất cả những dự án phụ và những hoạt động cần thiết để tạo ra một hệ thống hoạt động tốt. Tốt hơn là, kế hoạch này được
thiết lập với sự giúp đỡ từ những nhà tư vấn bên ngồi. Kế hoạch nên bắt đầu với vài hoạt động được trơng đợi là thành cơng để tạo ra một thái độ tích cực cho phần cịn lại của cơng việc. Vấn đề thời gian cũng rất quan trọng. Nhiều cơng ty chỉ ra yếu tố quan trọng để thành cơng là khả năng thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu cơng việc được cho phép để quá lâu, thì cĩ khuynh hướng dự án kéo dài quá lâu gây ra chán nản trong nhân viên.