5.1-Quyết định và cam kết của lãnh đạo:
5.5 Soạn thảo tài liệu:
Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hồn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:
- Xây dựng sổ tay chất lượng
- Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan - Xây dựng các hướng dẫn cơng việc, quy chế, quy định cần thiết.
Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện ISO 9000 vì nĩ quyết định tính hiệu quả của các giai đoạn thực hiện sau này. Tài liệu viết ra xa rời thực tế hoặc quá khĩ hiểu sẽ khơng giúp ích được gì cho doanh nghiệp mà cịn tạo nên một hệ thống giấy tờ phức tạp làm hao tốn thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp.
Thơng thường hệ thống văn bản gồm ba cấp: sổ tay chất lượng, các thủ tục chung và chỉ dẫn cơng việc (gồm cả các tài liệu kỹ thuật, quy trình cơng nghệ, hướng dẫn thao tác, tiêu chuẩn, biểu mẫu, kế hoạch chất lượng…). Trong cơng ty nhỏ, cả ba cấp tài liệu cĩ thể gộp thành một sổ tay.
− Kinh nghiệm để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp nên lưu ý:
o Tùy từng đối tượng cần cĩ các chương trình đào tạo về cách viết sổ tay chất lượng, các thủ tục điều hành, quy trình cơng nghệ, hướng dẫn thao tác, kiểm sốt, thử nghiệm.
o Liệt kê danh mục tài liệu cần xây dựng một cách rõ ràng, ai là người chịu trách nhiệm? Thời hạn hồn thành là bao lâu?
o Quá trình xây dựng tài liệu, nên cho các cá nhân và bộ phận cĩ liên quan trong quy trình, thủ tục tham gia và đĩng gĩp ý kiến. Điều này sẽ khiến tài liệu viết ra sát với thực tế hơn, cũng như dễ tiếp thu hơn khi được đem ra áp dụng.
o Như đã nĩi ở phần trên, doanh nghiệp chỉ nên nhờ tư vấn hỗ trợ trong việc viết tài liệu sao cho phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn chứ khơng nên phĩ thác cho tư vấn viết thay. Vì tư vấn dù sao cũng chỉ là người bên ngồi doanh nghiệp, khơng thể hiểu rõ mọi hoạt động bên trong bằng chính bản thân doanh nghiệp.
o Viết các tài liệu này bằng ngơn ngữ dễ hiểu để mọi nhân viên đều cĩ thể áp dụng được.