1. QUYẾT ĐỊNH VÀ CAM KẾT LÃNH ĐẠO CỦA CƠNG TY MINEXCO :
1.2 Xác định nguồn lực thực hiện:
Nguồn lực cần thiết khi xây dựng và áp dụng ISO 9000 gồm các địi hỏi về nguồn lực đối với việc thiết kế, thực hiện, chứng nhận và tiếp tục duy trì một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 lớn hay nhỏ là hồn tồn phụ thuộc vào quy mơ hoạt động của doanh nghiệp, số lượng các cơng đoạn hoạt động chủ yếu và tính phức tạp của các cơng đoạn hoạt động được tiến hành trong nội bộ doanh nghiệp đĩ, thời gian xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, cĩ nhờ tư vấn hay khơng và chi phí dành cho chứng nhận của bên thứ ba.
Nhìn chung, trong suốt quá trình thiết kế, thực hiện chứng nhận và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo các quy định của ISO 9000, các địi hỏi về nguồn lực được chia làm 2 loại:
Nguồn lực bên trong:
Đây là tồn bộ nguồn lực, chi phí phát sinh và được giải quyết trong nội bộ cơng ty cùng với các chi phí đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế và thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Bao gồm:
− Lương cơng nhân: là chi phí về tiền lương trả cho cán bộ quản lý và nhĩm cán bộ hoạt động trong hệ thống đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp và các nhĩm nhân viên khác hỗ trợ trong việc tư vấn, thơng tin, giám sát, sửa chữa… trong các cơng đoạn hoạt động của doanh nghiệp.Chí phí này thường xuyên xem xét tối thiểu 1 lần trên năm và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và quyền lợi người lao động thơng qua Qui chế lương hành năm.Hiện đang thực hiện theo cơ chế thị trường, ít cào bằng và mang tính cạnh tranh cao.
− Chi phí đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp: các hướng dẫn trong hệ thống tài liệu ISO 9000 được cơng ty cập nhật đến người lao động thơng qua các khĩa đào tạo ngắn hạn do phịng đào tạo tổ chức.Kết thúc các khĩa học đều cĩ bài kiểm tra và đánh giá kết quả đào tạo.
− Chi phí văn phịng và các yêu cầu khác về cơ sở vật chất kỹ thuật : văn phịng khang trang, mạng nội bộ và internet được trang bị. Phương tiện đi lại của cơng nhân viên được lo chu đáo gồm xe đưa đĩn và cung cấp xe cơng tác cho trưởng các đơn vị.
Chi phí được tiếp tục cung cấp nhằm duy trì hệ thống quản lý chất lượng của DN để đảm bảo luơn phù hợp với các tiêu chuẩn của ISO 9000.
Nguồn lực bên ngồi :
Ngồi nguồn lực, chi phí bên trong và cơ sở hạ tầng, việc thiết kế, thực hiện, chứng nhận và duy trì ISO 9000 cịn cần phải huy động những nguồn lực và chi phí từ bên ngồi. Cụ thể là:
− Chi phí cho các hoạt động tư vấn của các chuyên gia trong nước (DNV ) giúp duy trì và mở rộng hệ thống ISO 9000 cho doanh nghiệp.
− Chi phí cho việc đào tạo từ bên ngồi về nhận thức chất lượng : cơng ty đã mời tổ chức tư vấn DNV tiến hành đào tạo ISO 9001:2000 cho tất cả các đơn vị nằm trong hệ thống, ngồi ra đã thường xuyên sử dụng các chuyên viên nội bộ phổ biến các yêu cầu về ISO 9000 trong tồn bộ doanh nghiệp đến tận từng cơng nhân.Mở 2 lớp đánh giá nội bộ nhằm tăng lực lượng đánh giá viên trong tồn hệ thống.Đảm bảo các đơn vị thực hiện ISO 9000 đều cĩ nguồn nhân lực đã được đào tạo.
− Chi phí hành chính cho việc cấp chứng nhận phù hợp ISO 9000
− Chi phí để tiếp tục duy trì chứng nhận đã đạt được.
Minexco cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực bên trong và bên ngồi để áp dụng và duy trì một cách cĩ hiệu quả hệ thống quản lý ISO 9001:2000 thơng qua các các quy chế trả lương, các yêu cầu đào tạo hàng năm, các mục tiêu chất lượng của cơng ty về cung cấp cơ sở vật chất, hệ thống máy mĩc thiết bị, các hợp đồng cung cấp dịch vụ đào tạo và chứng nhận.Minexco đã kiểm sốt việc sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn lực này thơng qua các hoạt động bình xét lương hàng tháng, các thống kê hiệu quả sử dụng máy mĩc thiết bị, đánh giá hiệu quả đào tạo và cố gắng tự mình mở rộng hệ thống để tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên việc quản lý máy mĩc thiết bị cịn nhiều hạn chế.Cơng ty đã đầu tư vào hệ thống các dây chuyền tuyển rửa, các phương tiện khai thác, vận chuyển nhưng việc quản lý chi phí sửa chữa, quản lý các hoạt động bảo trì và bảo dưỡng chưa tốt do các lý do sau :
Các dây chuyền khơng đồng bộ, thường xuyên cải tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.Các cải tiến này thường là chắp vá do đội ngũ cán bộ kỹ thuật trong cơng ty tiến hành . Về ưu điểm là giá thành ban đầu hạ nhưng về lâu dài phải thường xuyên sữa chữa.
Cơ chế quản lý máy mĩc thiết bị cịn lỏng lẻo, thiếu nhân sự am tường về máy mĩc thiết bị
Các trưởng đơn vị thiếu sự phối hợp hiệu quả trong việc triển khai các đơn hàng sản xuất và bảo trì bảo dưỡng.Máy mĩc thường xuyên làm quá cơng suất mà khơng cĩ thời gian bảo trì.
Hạn chế về quản lý máy mĩc thiết bị của các phịng ban chưa được BGĐ giải quyết một cách triệt để.
Để giải quyết vấn đề này hiện nay cơng ty đã đưa cơ chế khốn lương theo sản phẩm đi đơi với các hoạt động thống kê tồn bộ các hoạt động máy mĩc thiết bị .Tăng cường theo dõi các biểu đồ chi phí và yêu cầu các trưởng đơn vị tự phân phối lương trong đơn vị mình.
Tham khảo các cơng ty khác tại Việt nam :
Qua một số cuộc tiếp xúc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho thấy, phần lớn các chủ doanh nghiệp này khơng mấy quan tâm đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Mối quan tâm chính của họ mang tính "thời vụ" hơn như tránh nợ đọng, tránh bị tồn kho, cố gắng cải thiện từng bước sự phát triển của mình... Ồng Nguyễn Minh Hùng - Giám đốc Cơng ty May Đức Lợi cho biết: "Vốn của chúng tơi khơng lớn. Số đầu máy chưa đầy 100. Việc quan tâm hàng đầu của chúng tơi là cố gắng sản xuất phải tiêu thụ được sản phẩm, từ đĩ quay vịng sản xuất, tránh tình trạng tồn kho. Cịn qúa nhiều việc chúng tơi phải lo như: Vốn thuê mặt bằng, thuê văn phịng...". Theo tìm hiểu, chúng tơi thấy cĩ khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khơng cĩ nơi sản xuất cố định sản xuất về lâu dài, ảnh hưởng đến tâm lý trong sản xuất kinh doanh. Việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời chủ yếu dựa trên các hình thức như cổ phần, TNHH, tư nhân,... nên nếu sản xuất khơng cĩ lãi, sau thời gian ngắn sẽ bị giải thể. Yếu tố này cũng khiến cho các doanh nghiệp khơng mấy quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, thay vào đĩ là những vấn đề sống cịn của họ như bằng cách nào ký được nhiều hợp đồng với đối tác để sản xuất khơng bị ngừng trệ, đứt quãng, duy trì sự phát triển... Thực tế cho thấy, đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ cĩ năng lực tài chính khơng mạnh, điều này thể hiện ở cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, trình độ chuyên mơn... Đây là trở ngại lớn trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. "Khơng phải là chúng tơi khơng quan tâm. Chúng tơi biết rõ áp dụng ISO là để phục vụ sản xuất, nhưng với tiềm lực, điều kiện, chất lượng sản phẩm hiện cĩ thì đây quả thực là việc rất khĩ đối với
chúng tơi". Bà Nguyễn Thị Hà, Giám đốc một cơng ty in đã bộc bạch như vậy. Hiện nay, việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000, từ hoạt động tư vấn cho đến khi được cấp chứng chỉ, cần một khoảng kinh phí trên dưới 100 triệu đồng. Với số tiền này, nhiều doanh nghiệp sẽ cân nhắc sử dụng vào việc 'tiện ích" trước mắt. Giám đốc một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ trên đường Giảng Võ nĩi: Dùng 100 triệu lúc này để làm ISO thì chưa, vì trước mắt chúng tơi sẽ dùng số tiền này để mua thêm nguyên liệu sản xuất vì khách đặt hàng của chúng tơi đang rất lớn".
Thực tế cho thấy rõ sự khác biệt giữa mơt doanh nghiệp lớn đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 với một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này được thể hiện ở năng lực tài chính, trình độ quản lý, cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ chất lượng sản phẩm... Đây chính là những khĩ khăn mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Vậy các doanh nghiệp vừa và nhỏ cĩ "quay lưng" với việc này hay khơng hoặc họ sẽ cĩ những cách làm gì khác? Ơng Nguyễn Xuân Lương - Chủ nhiệm Văn phịng Tư vấn chiến lược, Hiệp hội Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ Hà Nội cho biết: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cĩ tổ chức thiếu ổn định, năng lực cán bộ khơng cao, hiểu biết về ISO vẫn cịn trừu tượng. Chúng tơi đang cố gắng tìm ra những giải pháp phù hợp với thực tế để nầng sức cạnh tranh và vị thế của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đối với những doanh nghiệp cĩ khả năng, chúng tơi sẽ tư vấn, khuyến khích để họ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nhằm để họ tạo ra bước đột phá mới".
Khĩ khăn là khơng thể tránh khỏi, điểm mấu chốt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần cĩ một chiến lược "dài hơi" trong sản xuất kinh doanh, từ đĩ cĩ điều kiện họ mới mạnh dạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng cho chính mình và xã hội.
Sau khi xác định được lĩnh vực xây dựng ISO 9001:2000 và cĩ chọn tư vấn hoặc cĩ cần cấp giấy chứng nhận hay khơng doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước như sau :