Trong cơ chế thị trường thường xuyên có cạnh tranh, kế hoạch đã trở thành một công cụ quản lý quan trọng để xác định mục tiêu, phương hướng của các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó xác định phương hướng phát triển và đầu tư mở rộng hay thu hẹp quy mô của doanh nghiệp cho thích hợp với môi trường kinh doanh. Nhờ có kế hoạch doanh nghiệp có thể tạo được thế chủ động trên mọi lĩnh vực. Nếu không có kế hoạch hay chất lượng kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao và liên tục, rồi sẽ bị phá sản trong cơ chế thị trường.
Trong bộ phận kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm là bộ phận trung tâm và chủ đạo của kế hoạch hàng năm, là mục tiêu của mọi hoạt động trong doanh nghiệp, là cơ sở tính toán các chỉ tiêu của các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp.
Phương pháp lập kế hoạch của Công ty:
Để lập kế hoạch sản xuất trong thời gian tiếp theo, Công ty cổ phần mía đường Tuy Hòa luôn dựa vào vùng nguyên liệu mía của Công ty, dựa vào năng lực sản xuất của máy móc thiết bị, đồng thời dựa vào những đơn đặt hàng của khách hàng. Việc lập kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm.
Ví dụ:kế hoạch sản xuất năm 2010, Công ty đã dựa trên nhiều căn cứ để lập kế hoạch như:
- Dựa vào kết quả thu mua nguyên liệu mía của Công ty năm 2009 như sau: Kết quả thu mua :
Mía qua cân : 137.549 tấn Tạp chất : 3,60% Chữ đường B/q : 9,021
Bảng 10: Kết quả thu mua nguyên liệu mía của Công ty năm 2009
Kết quả thực hiện thu mua (tấn) %
Đạt Địa phương
SL Mua theo
HĐ
(Tấn) Mía có đầu tư Mía thỏa
thuận Tổng sản lượng thu mua H. Tây Hòa 43.859 19.567 24.097 43.664 99,60 H. Sông Hinh 92.901 54.119 22.021 76.140 81,96 H. Tuy An 18.240 459 14.516 14.975 82,10 Ngoài vùng - - 2.770 2.770 - Cộng 155.000 74.145 63.404 137.549 88,74
(Nguồn: p.Kinh doanh)
- Dưa vào công suất máy móc thiết bị 1.250 tấn nguyên liệu/ ngày.
- Dựa trên số liệu thực tế về lượng sản phẩm sản xuất ra năm 2009 là 12.437 tấn/ năm.
- Dựa trên lượng sản phẩm tiêu thụ trong năm 2009 là 7.230 tấn/năm.
- Kết hợp với những hợp đồng của những khách hàng quen thuộc ( nhóm khách hàng công nghiệp tiêu dùng sản phẩm đường của Công ty ) hàng năm đã tiêu thụ một lượng đường nhất định của Công ty như:
+ Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà: tiêu thụ khoảng 250 – 300 tấn/tháng, tức trung bình khoảng 3.000 tấn/ năm.
+ Xí nghiệp lương thực thực phẩm Việt Yuta tiêu thụ 200 – 250 tấn/tháng, tức trung bình khoảng 2.500 tấn/năm.
+ Công ty TNHH Kim Hoàng Gia tiêu thụ dưới 100 tấn/tháng, tức trung bình khoảng 1.000 tấn/ năm.
+ Công ty TNHH Toàn Trẻ tiêu thụ khoảng 100 tấn/tháng, tức trung bình khoảng 1.000 tấn/ năm.
Ngoài ra còn phát sinh thêm một số của hàng, đại lý bán lẻ, …
Tổng lượng sản phẩm tiêu thụ của các khách hàng này khoảng 8.000 tấn/năm.
Dựa vào những căn cứ trên cộng với kinh nghiệm thực tế Công ty đã lập kế hoạch sản xuất cho năm 2010, ta có thể tổng hợp thành bảng căn cứ sau đây:
Bảng 11: Các căn cứ lập kế hoạch năm 2010.
Số lượng sản phẩm (tấn/năm) Các căn cứ Thực tế năm 2009 Kế hoạch sản xuất năm 2010
Công suất sản xuất 1.250 Hợp đồng của những khách
hàng quen thuộc
8.000
Sản lượng sản phẩm tiêu thụ 7.230
Sản lượng sản phẩm sản xuất 12.437 12.000
Với phương pháp lập kế hoạch như trên ta thấy có những mặt được và chưa được:
- Kế hoạch mang tính cụ thể, dễ thay đổi khi có sự cố xảy ra. - Phù hợp với quy trình, quy mô sản xuất.
Bên cạnh những mặt được kể trên, còn có những hạn chế Công ty cần khắc phục:
- Chưa xây dựng được kế hoạch dài hạn để đề ra các hoạt động mang tính chiến lược.
- Chưa thấy được xu hướng phát triển của nhu cầu qua các năm.
- Việc lập kế hoạch chưa mang tính khoa học, chỉ dựa vào kinh nghiệm, số liệu của năm trước để lên kế hoạch cho năm sau. Chính vì vậy, nhiều khi có sự biến động của thị trường, sản phẩm sản xuất ra có thể sẽ không đủ để đáp ứng khi cầu tăng hoặc có thể sẽ bị ứ đọng, không tiêu thụ được khi cầu giảm.
- Chưa dự đoán đến sự biến động của giá cả nguyên, nhiên, vật liệu đầu vào có thể làm cho sản lượng sản xuất không đạt được kế hoạch đề ra.
Để có cái nhìn khái quát về công tác lập dự báo, lên kế hoạch của Công ty ta thử đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm 2010 bằng cách so sánh giữa con số kế hoạch và con số thực tế.
Bảng 12: Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm 2010
Đvt: Tấn Chênh lệch Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2010 Thực hiện năm 2010 +/- %
Sản lượng tiêu thụ đường 9.609 7.653 -1.956 -20,35 Sản lượng sản xuất đường 12.000 8.752 -3.248 -27,06
(Nguồn: P. Kinh doanh)
Nhận xét:
Trong bộ phận kế hoạch sản xuất kinh doanh thì kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm giữ vị trí quan trọng nhất, là mục tiêu của mọi hoạt động trong doanh nghiệp và được thể hiện qua 2 chỉ tiêu sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ.
Qua bảng trên ta thấy sản lượng sản xuất thực tế trong năm 2010 thấp hơn 3.248 tấn tương đương giảm 27,06 % so với kế hoạch đề ra. Chứng tỏ năm 2010, Công ty chưa đạt được kế hoạch sản xuất. Nguyên nhân Công ty không hoàn thành được kế hoạch là do giá cả nguyên liệu mía đầu vào tăng, nguồn nguyên liệu mía
của Công ty ngày càng bị thu hẹp, giá xăng dầu cũng liên tục biến động. Chúng làm cho chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tăng lên nên Công ty không thể sản xuất ra lượng sản phẩm đúng theo kế hoạch đã đề ra là 10.000 tấn. Qua đây ta thấy thiếu sót trong công tác lập kế hoạch của Công ty là chưa dự đoán đến sự biến động của giá cả đầu vào. Đây là hạn chế Công ty cần khắc phục.
Sản lượng tiêu thụ trong năm 2010 là 7.653 tấn giảm 1.956 tấn tương đương giảm 20,35 % so với kế hoạch đưa ra. Điều này cho thấy chất lượng lập kế hoạch của công ty chưa cao, nguyên nhân có thể là do giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng mạnh làm tăng giá thành đường thành phẩm nên công ty thì muốn bán giá cao còn khách hàng thì muốn mua với giá thấp.
Nhìn chung, công tác dự báo lập kế hoạch chủ yếu của Công ty chưa mang tính khoa học , việc lập kế hoạch còn dựa trên sự cảm quan, kinh nghiệm, dựa vào số lượng của năm trước, các hợp đồng đã ký với khách hàng cũng như vùng nguyên liệu của Công ty. Chính vì vậy, nhiều khi có sự biến động của thị trường sản phẩm sản xuất ra có thể sẽ không đủ để đáp ứng khi nhu cầu tăng hoặc có thể sẽ bị ứ đọng không tiêu thụ được khi nhu cầu giảm.