- Hệ thống các văn bản pháp lý của Việt Nam mới chỉ đề cập đến yêu cầu
2. Quy định này áp dụng đối với tất cả các tổ chức, cá nhân tham gia sản xuất/kinh doanh thủy sản tại Việt Nam, được phân theo các nhóm như sau:
CHƯƠNG VI – THIẾT LẬP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ Điều 16 Thiết lập hệ thống hồ sơ
1. Cơ sở sản xuất phải có văn bản quy định chi tiết hệ thống hồ sơ, biểu mẫu theo dõi việc thực hiện hệ thống mã hóa, truy xuất và triệu hồi (nếu có) sản phẩm tại cơ sở.
2. Các biểu mẫu ghi chép số liệu phải rõ ràng, ngắn gọn, thích hợp với thực tế cơ sở, được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng hoặc mỗi khi có thay đổi.
3. Hồ sơ đã ghi kết quả giám sát không được tẩy xố, sửa chữa và thay đổi. Nếu có sửa chữa thay đổi phải có chữ ký bên cạnh nội dung thay đổi của người có trách nhiệm.
Điều 17 - Lưu trữ hồ sơ
1. Hình thức lưu trữ: Cơ sở có thể lưu trữ hồ sơ dưới dạng văn bản hoặc các hình thức khác phù hợp. Trong trường hợp lưu trữ hồ sơ trong máy tính (computer) và các hình thức khác phải có thủ tục quy định nội dung lưu trữ, quy trình thao tác, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, bảo mật, người có trách nhiệm xử lý và truy cập và các chi tiết liên quan khác để phòng chống hiệu quả việc sửa đổi, xoá hoặc mất dữ liệu.
2. Cơ sở phải lưu trữ hồ sơ trong thời gian phù hợp với thời hạn sử dụng của từng loại sản phẩm, tuân thủ quy định của pháp luật theo từng sản phẩm cụ thể hoặc những cam kết với khách hàng. Thời gian lưu trữ hồ sơ cho mục đích truy xuất nguồn gốc và triệu hồi sản phẩm như sau:
a. Tối thiểu 6 tháng đối với sản phẩm tươi sống, sản phẩm không ghi hạn sử dụng.
b. Tối thiểu 3 năm đối với sản phẩm có ghi hạn sử dụng