3.3. Các giải pháp áp dụng mô hình ERP, CRM
3.3.3. Xây dựng lịch trình thực hiện dự án
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch trỡnh triển khai rừ ràng sẽ giỳp Cụng ty kiểm soỏt tốt cỏc hoạt động và cỏc khoản chi phí của mình.
Sau đây em xin đưa ra lịch trình cơ bản để thực hiện dự án và dự thảo ngân sách cho các khoản chi phí của dự án.
Bảng 14 : Lịch trình triển khai hệ thống ERP.
Bước Công việc Trách nhiệm thực hiện Thời gian 1 Lập phòng dự án Phó tổng giám đốc thứ I 2 tháng 2 Chọn nhà tư vấn và nhà
cung cấp sản phẩm
Ban lãnh đạo dự án 2 tháng 3 Chọn sản phẩm và chuẩn
hoá các quy trình nghiệp vụ
Ban lãnh đạo dự án Nhà tư vấn
6 tháng
4 Cài đặt hệ thống Phòng dự án
Nhà cung cấp sản phẩm
4 tháng 5 Huấn luyện người sử
dụng hệ thống
Ban lãnh đạo dự án Nhà cung cấp sản phẩm
3 tháng 6 Chuyển đổi dữ liệu Phòng dự án
Nhà cung cấp sản phẩm
2 tháng 7 Chạy thử và kiểm tra Phòng dự án
Nhà cung cấp sản phẩm
2 tháng 8 Đưa vào sử dụng Phòng dự án
Bước 1: Lập phòng dự án Cơ cấu phòng dự án bao gồm:
+ Ban Lãnh Đạo dự án:
ã Phú tổng giỏm đốc thứ I.
ã Một đại diện của bộ phận kỹ thuật.
ã Một đại diện của bộ phận sản xuất.
ã Một đại diện của bộ phận quản lý kinh doanh.
ã Một đại diện của bộ phận kế toỏn.
+ Nhóm nhân viên dịch vụ thông tin :
Đòi hỏi thành thạo trong việc điều khiển hệ thống mạng và quản lý cơ sở dữ liệu + Nhóm chuyên gia:
Cùng với ban lãnh đạo, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm ghi chép, nghiên cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh. Nhóm chuyên gia bao gồm các cán bộ trong công ty am hiểu về các hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty để có thể chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ phù hợp với sản phẩm đã chọn.
Bước 2: Chọn các nhà tư vấn và cung cấp sản phẩm
Nhà tư vấn: tư vấn cho Công ty kế hoạch thực hiện cụ thể từng bước của dự án, giúp Công ty chọn sản phẩm phần mềm thích hợp, kiểm tra việc thực hiện dự án và đánh giá các kết quả đạt được. Cũng có thể nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhiệm công việc tư vấn cho Công ty trước và trong quá trình thực hiện nhưng nếu chọn một nhà tư vấn riêng chuyên nghiệp có thể giúp Công ty lựa chọn sản phẩm và thực hiện dự án một cách khách quan và hiệu quả hơn.
Nhà cung cấp sản phẩm : như đã trình bày ở phần trên, hiện nay thị trường ERP và CRM khá nhộn nhịp với các sản phẩm trong và ngoài nước, Công ty có thể tham khảo ý kiến mà em đã đưa ra ở phần giải pháp trang thiết bị và công nghệ, kết hợp với ý kiến của nhà tư vấn cũng như thu thập thông tin, tài liệu về ERP từ các nhà cung cấp;
mời các đơn vị đến giới thiệu, demo, mời chào giá cạnh tranh...
Bước 3: Chọn sản phẩm và điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ
Sau khi nghiên cứu kỹ các điều kiện thực tế của Công ty, các nhà cung cấp sản phẩm, nhà tư vấn và các yếu tố khác Công ty chọn cho mình một sản phẩm phù hợp, Phòng dự án sẽ phối hợp với nhà cung cấp sản phẩm cùng ý kiến của chuyên gia tư vấn tiến hành điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ Công ty cho phù hợp với quy trình ERP đã chọn. Đây là công việc hết sức khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức vì đôi khi phải thay đổi cách làm đã đựơc nhân viên Công ty sử dụng quen thuộc trong thời gian khá dài sang một cách làm khác, nó đòi hỏi sự trợ giúp của toàn thể nhân viên trong Công ty dưới sự chỉ đạo của nhóm chuyên gia bao gồm những cán bộ rất am hiểu về các quy trình nghiệp vụ trong Công ty.
Bước 4: Cài đặt hệ thống
Phòng dự án cùng với nhà cung cấp ERP tiến hành cài đặt các moduel trong các phân hệ ERP. Theo em Công ty nên phân giai đoạn triển khai các phân hệ như sau:
Giai đoạn 1: Cài đặt moduel trong phân hệ kế toán tài chính. Phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng.
Giai đoạn 2: Cài đặt các moduel liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý bán hàng...Các phân hệ này sẽ tích hợp với các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
Giai đoạn 3: Cài đặt moduel liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm.
Tất nhiên là với mỗi giai đoạn thời gian và chi phí sẽ là khác nhau, và cả các công việc thực hiện sau bước này cũng là khác nhau nhưng vẫn tuân theo kế hoạch đã vạch ra.
Bước 5: Huấn luyện người sử dụng hệ thống
Thông thường trong các gói sản phẩm đã bao gồm chi phí của công việc huấn luyện người sử dụng hệ thống do nhà cung cấp sản phẩm thực hiện. Tuy nhiên tuỳ điều kiện cụ thể mà Công ty có thể tiến hành kéo dài thời gian học tập của nhân viên mình thông qua thoả thuận với nhà cung cấp sản phẩm.
Bước 6: Chuyển đổi dữ liệu
HTTT hiện tại của Công ty chủ yếu là thực hiện thủ công, vì thế công việc trong bước này là nhập các dữ liệu từ các tài liệu của Công ty (bao gồm việc chuyển dữ liệu từ hệ thống máy tính đang sử dụng) sang hệ thống mới lắp đặt.
Bước 7: Chạy thử và kiểm tra
Cho tiến hành chạy thử hệ thống mới cài đặt và kiểm tra kết quả thực hiện. Sau đó khắc phục các lỗi trên hệ thống.
Bước 8: Đưa vào sử dụng
Đây chỉ là kế hoạch soạn thảo mang tính chủ quan do cá nhân em thực hiện, khoản thời gian để thực hiện từng bước trong kế hoạch có thể thay đổi tuỳ theo sản phẩm mà Công ty đã chọn cũng như các giai đoạn triển khai cài đặt các moduel trong từng phân hệ của ERP. Công ty có thể kết hợp với ý kiến của các chuyên gia tư vấn để đưa ra một bản kế hoạch triển khai chính xác hơn.
Tiếp theo, em đưa ra bản dự thảo các chi phí cơ bản cho việc triển khai dự án.
Với mỗi giải pháp ERP sẽ có một giá khác nhau và khoản chi phí cũng khác nhau, ở đây em chọn sản phẩm E.Soft của Công ty A-Z làm ví dụ và đưa ra tỷ lệ phần trăm của 5 khoản chi phí cơ bản Công ty cần lên kế hoạch, nhờ đó mà công việc triển khai dự án được tiến hành suôn sẽ. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các vấn đề phát sinh không lường trước.
Bảng 15 : Chi phí cơ bản trong quá trình triển khai dự án
Chi phí Mô tả Tiền
(USD) Tỷ lệ Bản quyền hệ
thống ERP
Tính theo bản full license cài trên máy chủ và số lượng người sử dụng phần mềm
50.000 37%
Triển khai Tính theo quá trình triển khai của nhà cung cấp cho Công ty
57.000 42%
Đào tạo
Tính việc đào tạo của nhà cung cấp đối với đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên của Công ty để chuyển giao hệ thống.
4.000
3%
Tài liệu Gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng; Sổ tay vận hành; Sách tra cứu; Tài liệu hướng dẫn cho quản trị hệ thống.
1.300 1%
Dịch vụ bảo trì Giúp xử lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên 23.000 17%
Tổng chi phí Tổng cộng các khoản chi phí cơ bản triển khai ERP 135.300 100%
Tóm lại: Dự án xây dựng một HTTT hiện đại như vậy hứa hẹn sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn và trên thực tế cũng đã có nhiều bằng chứng về điều này. Tuy nhiên phải nhìn nhận rằng dự án này chứa rất nhiều thử thách và có thể nói là nhiều rủi ro. Bởi vì nó đòi hỏi nhiều công sức, tiền bạc và thời gian. Vậy đứng trước một xu thế lớn có những cơ hội với đầy những thử thách cũng không nhỏ từ việc áp dụng mô hình HTTT hiện đại này, liệu Công ty TNHH có tìm thấy thành công? Khả năng cho thành công là có, nhưng để đạt được còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Điều mà em mong muốn mang lại cho Công ty TNHH Long Hiệp thông qua chương này là sự nhận thức của Công ty về sự đổi mới HTTT hiện tại bằng một HTTT hiện đại hơn.