C. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TẠI CƠNG TY TNHH LONG HIỆP
2.2.5. Đánh giá hệ thống mua hàng tại Cơng ty TNHH Long Hiệp.
Bảng 9: Đánh giá mức độ kiểm sốt các hoạt động trong quá trình mua hàng.
Thủ tục kiểm sốt Đánh giá
Tìm hiểu kỹ thơng tin của các nhà cung ứng. 4 Đánh giá lựa chọn các nhà cung ứng một các chính xác theo các
tiêu chuẩn của Cơng ty.
4 Đối chiếu chất lượng nguyên vật liệu thực tế của các nhà cung
ứng với nhau.
3 Tiến hành kiểm tra khối lượng, chất lượng nguyên vật liệu trước
khi nhập kho
5 Bộ phận mua hàng thường xuyên khảo sát mặt bằng giá trên thị
trường.
5 So sánh báo giá giữa các nhà cung cấp với nhau. 4 Giám sát quá trình nhập kho nguyên vật liệu 4 Cập nhật thơng tin của các nhà cung ứng với nguyên vật liệu
tương ứng.
4 Tiến hành đánh giá định kỳ các nhà cung ứng. 4 Ghi chép, lưu trữđầy đủ, chính xác các tài liệu chứng từ trong
quá trình mua hàng và nhập kho.
5 Đánh giá mức độ nhanh chĩng và chính xác của sự luân chuyển
các luồng thơng tin giữa các bộ phận trong quá trình mua hàng.
4 ( Nguồn: Theo đánh giá của Chị Trần Nguyễn Tơ Nguyên-Trưởng phịng kỹ thuật ) Bộ phận kỹ thuật đã hồn thành tốt cơng việc tìm hiểu và xử lý thơng tin từ các nhà cung ứng. Cơng tác quản lý danh sách các nhà cung ứng đã và đang quan hệ với Cơng ty, đánh giá các nhà cung ứng này theo các tiêu chuẩn của Cơng ty được thực hiện một cách chính thức. Các thơng tin này luơn được lưu trữ cẩn thận dưới dạng hồ
sơ, tài liệu. Quá trình nghiên cứu thơng tin về thị trường đầu vào được quan tâm đúng mức, bộ phận kỹ thuật luơn cập nhật, phân tích, xử lý và lưu trữ thơng tin và mặt bằng giá nguyên vật liệu, so sánh khả năng cung ứng và mức giá giữa các nhà cung cấp, đây là luồng thơng tin quan trọng giúp Cơng ty tạo được mối quan hệ cộng tác chặt chẽ với các nhà cung ứng.
Tuy nhiên, do số lượng cán bộ cịn hạn chế, hơn nữa Cơng ty thường tiến hành giao dịch với nhiều nhà cung ứng trong và ngồi nước (60 % nguyên vật liệu được cung cấp trong nước và 40 % nguyên vật liệu được cung cấp từ nhập khẩu), nên quá trình đối chiếu thực tế chất lượng nguyên vật liệu giữa các nhà cung cấp chỉđược thực hiện ở mức độ tương đối. Nhưng khơng vì thế mà chất lượng nguyên vật liệu ở Cơng ty khơng được đảm bảo vì nguyên vật liệu trước khi nhập kho luơn được bộ phân hố nghiệm KCS kiểm tra chặt chẽ. Thực tế chỉ khi nào nguyên vật liệu khơng đảm bảo
được bộ phận kỹ thuật phản hồi với đối tác và đánh giá ghi nhận thơng tin cụ thể vào sổ theo dõi nhà cung cấp.
Tĩm lại, hệ thống mua hàng đã đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, đáp
ứng rất tốt các thơng tin cần thiết giúp quá trình mua hàng được diễn ra thuận lợi và nhanh chĩng nhất, nhờđĩ mà nguyên vật liệu luơn được đảm bảo cung cấp đầy đủđáp
ứng được yêu cầu sản xuất của Cơng ty.