C. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TẠI CƠNG TY TNHH LONG HIỆP
2.4.2. Quá trình xử lý dữ liệu.
* Bán hàng trong nước :
Bước 1 : Tiếp nhận yêu cầu khách hàng.
Phịng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, khi khách hàng nêu những yêu cầu của mình về thức ăn gia súc gia cầm, gia cầm, thức ăn thuỷ sản, chất phụ
gia…bằng hai hình thức :
· Từ nhân viên nghiệp vụ phụ trách khu vực đĩ
· Hoặc trực tiếp từ khách hàng.
Bước 2 : Xem xét năng lực
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ nhân viên phụ trách khu vực hoặc từ khách hàng bằng các phương tiện truyền thơng, điện thoại… Phịng kinh doanh sẽ kết hợp với bộ
phận kho, bộ phận sản xuất xem xét năng lực của Cơng ty cĩ đáp ứng đủ các nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời gian giao hàng theo hai hướng :
- Nếu yêu cầu chưa được chấp thuận, phịng kinh doanh tiến hành đàm phán với khách hàng bằng những hình thức như: điện thoại, email, fax… để tiếp nhận lại yêu cầu.
- Nếu yêu cầu được chấp thuận thì chuyển sang bước 3.
Bước 3 : Chấp nhận yêu cầu
Sau khi kết hợp xem xét năng lực và yêu cầu của khách hàng đã được chấp thuận:
- Nếu trong kho chưa đủ hàng bộ phận quản lý kinh doanh sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận sản xuất bằng điện thoại.
- Nếu trong kho đủ hàng bộ phận quản lý kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng theo biểu mẫu (LH-QT-7.2-1/BM1).
Bước 4 : Chuyển đơn đặt hàng
Khi trong kho đã đủ hàng phịng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng sang kho thành phẩm theo biểu mẫu (LH-QT-7.2-1/BM1).
Bước 5 : Nhập kho và xuất hàng
Sau khi nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh và nhận hàng hố từ bộ phận sản xuất, bộ phận thành phẩm sẽ làm thủ tục xuất hàng với số lượng và chủng loại theo
đơn đặt hàng (LH-QT-7.2-1/BM1).
Sau khi làm thủ tục xuất hàng xong phịng kinh doanh sẽ làm báo cáo sản lượng và báo cáo doanh thu theo biểu mẫu (LH-QT-7.2-1/BM3).
Bước 6 : Lưu hồ sơ
Hồ sơđược lưu theo quy định sau :
STT TÊN HỒ SƠ KÝ MÃ HIỆU BỘ PHẬN LƯU
THỜI GIAN LƯU TRỮ
1 Đơn đặt hàng LH-QT-7.2-1/BM1 Kinh doanh 1 năm 2 Báo cáo doanh thu
sản lượng
LH-QT-7.2-1/BM3 Kinh doanh 3 năm
3 Proforma Invoice XNK bản sao 5 năm
4 Commercial Invoice XNK bản sao 5 năm
5 Packing List XNK bản sao 5 năm
* Bán hàng nước ngồi :
Tương tự như bán hàng trong nước: phịng xuất nhập khẩu sau khi nhận điện thoại đặt hàng từ nước ngồi cũng tiến hành kết hợp bộ phận sản xuất và các bộ phận cĩ liên quan xem xét năng lực của Cơng ty cĩ đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Sau đĩ tiến hành lập proforma invoice theo biểu mẫu. Sau đĩ chuyển proforma invoice cho khách hàng. Khách hàng sẽ kí và chuyển lại cho Cơng ty. Phịng XNK sẽ làm thủ
tục xuất hàng sang nước ngồi cho khách hàng theo các biểu mẫu (Packing list, Commercial invoice).