C. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TẠI CƠNG TY TNHH LONG HIỆP
2.4.5. Đánh giá hệ thống bán hàng tại Cơng ty TNHH Long Hiệp
Bảng 11: Đánh giá mức độ kiểm sốt các hoạt động trong quá trình bán hàng.
( Nguồn : Đánh giá của chị Lê Thị Tuyết Hồng-Trưởng phịng quản lý kinh doanh) Sau khi nghiên cứu hệ thống thơng tin bán hàng của Cơng ty cho thấy, tuy là một đơn vị tư nhân nhưng cách thức tổ chức và kết cấu của hệ thống Cơng ty rất chặt chẽ và dễ sử dụng, kiểm sốt các hoạt động cụ thể trong hệ thống, tránh được rất nhiều sai sĩt. Thủ tục khơng quá phức tạp, thao tác nhanh gọn rất phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Cơng ty hiện nay. Cùng với trình độ quản lý giàu kinh nghiệm, với đội ngũ nhân viên nhịêt tình trong cơng tác đã giúp xử lý nhanh các tình huống xảy ra trong hệ thống, làm cho hệ thống xuyên suốt và chính xác khơng sai phạm trong quá trình làm việc. Thủ tục kiểm sốt Đánh giá + Đảm bảo tiếp nhận nhanh chĩng và chính xác các yêu cầu của khách hàng. 5 + Lập danh sách khách hàng. 3 + Tìm hiểu kỹ thơng tin về khách hàng. 4 + Xét duyệt đơn hàng trước khi chấp nhận. 5 + Đảm bảo luồng thơng tin trao đổi giữa các bộ phận sx-bpkd-bp
kho diễn ra chính xác và nhanh chĩng.
4
+ Giám sát kiểm tra quá trình giao hàng. 4
+ Đảm bảo giao hàng đúng số lượng, chủng loại hàng hố trong
đơn đặt hàng của khách hàng.
5
+ Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh, quản lý kinh doanh thường xuyên tìm hiểu thơng tin nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ.
5
+ Lưu trữ các thơng tin về khách hàng, email giao dịch, chứng từ
giao dịch với khách hàng.
4
+ Đánh giá mức độ nhanh chĩng và chính xác của sự luân chuyển luồng thơng tin trao đổi giữa các bộ phận trong quy trình.
Cĩ một đặc điểm cần lưu ý trong hệ thống, vì là đơn vị vừa sản xuất và kinh doanh nên việc tiếp nhận thơng tin từ phía bộ phận sản xuất là rất cần thiết và khơng thể thiếu trong quá trình tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên trong thực tế
việc chuyển thơng tin từ phịng quản lý kinh doanh tới bộ phận sản xuất và bộ phận sản xuất phân tích thơng tin và trả lời lại cho bộ phận quản lý kinh doanh tốn khá nhiều thời gian. Vì Cơng ty sản xuất các mặt hàng mang tính chất thời vụ nên khơng thểđể tồn kho, chỉ sản xuất dự trữ nhất định, đĩ là một yếu tố làm cho hệ thống chậm và nhiều thủ tục hơn so với một số hệ thống quản lý bán hàng khác, song điều đĩ khơng làm ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý của tồn hệ thống.
Qua đĩ cho thấy hệ thống bán hàng của Cơng ty đã đáp ứng tốt các mục tiêu đề
ra. Tuy nhiên đây là một hệ thống thủ cơng nên quá trình thực hiện các cơng việc trong hệ thống tốn thời gian hơn.