3.3. Các giải pháp áp dụng mô hình ERP, CRM
3.3.2 Chuẩn bị các nguồn lực .1 Nhân lực
Công ty cần chuẩn bị nguồn nhân lực sẵn sàng cho xây dựng dự án, các nguồn cung cấp có thể là:
- Những nhân viên hiện tại trong Công ty tham gia vào dự án phải sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của công việc đòi hỏi. Vì vậy, trước hết Công ty cần khuyến khích họ phát huy tinh thần tự tìm hiểu, học hỏi, năng cao hiểu biết về lĩnh vực có liên quan. Tiếp theo, cho họ tham gia các khoá học tập, huấn luyện chính thức do Công ty tự tổ chức hay do các trung tâm đào tạo hay tư vấn tổ chức, nhưng cần chú ý chi phí đào tạo cho loại hình này khá tốn kém.
- Tuyển dụng mới những nhân viên có đủ điều kiện tham gia ngay vào dự án.
- Các nhân viên của đối tác kinh doanh được chỉ định để thực hỗ trợ Công ty về mặt kỹ thuật.
Ngoài ra, Công ty cần chú ý rằng sự triển khai thành công mô hình ERP, CRM không chỉ là cài đặt các phầm mềm, những cải tiến về mặt công nghệ thông tin. Một vấn đề cực kỳ quan trọng mà Công ty cần chú ý là những thay đổi diễn ra bên trong con người sẽ sử dụng công nghệ đó (nhận thức, tâm lý và khả năng tiếp nhận những thay đổi đó). Dù công nghệ có tuyệt hảo đến đâu đi nữa, kết quả mong muốn sẽ không đạt được từ hệ thống nếu nhà quản trị không hiểu và không nắm bắt được những ảnh hưởng của chúng lên những con người làm việc hàng ngày trên hệ thống đó.
Công ty cần chú ý đến những thay đổi về mặt tâm lý của toàn thể cán bộ công nhân viên khi đưa ra kế hoạch triển khai dự án này. Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau:.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp để truyền đạt, làm sáng tỏ những thắc mắc của các cá nhân về dự án phát triển HTTT trong Công ty.
- Lắng nghe và khuyến khích mọi người thảo luận về những gì đang diễn ra.
- Cho các cá nhân có thời gian thích ứng.
- Ủng hộ những nhà quản lý đi đầu trong việc thay đổi và hiểu rằng không phải một sớm, một chiều mà vượt qua thử thách thuộc tâm lý và văn hoá.
Với trình độ quản lý hiện tai, khả năng thích ứng nhanh với thay đổi và trình độ chuyên môn cao của nhân viên, Công ty TNHH Long Hiệp chắc không khó khăn nhiều trong công tác này.
3.3.2.2 Trang thiết bị và công nghệ
Hiện tại Công ty đã có 18 máy vi tính cá nhân nối mạng Internet, kết nối theo kiểu mạng Lan hỗn hợp, sử dụng phân luồng HUP để lắp đặt. Với hệ thống máy tính hiện tại cùng với sự tư vấn của nhà cung cấp dịch vụ, trang thiết bị của Công ty đủ khả năng đáp ứng nhu cầu cài đặt các mô hình ERP, CRM nằm trong kế hoạch triển khai dự án.
Công ty cần lựa chọn cho mình một giải pháp kỹ thuật tối ưu. Công ty có thể dùng một trong hai phương pháp sau:
- Cách thứ nhất là mua toàn bộ phần mềm từ nhà cung cấp dịch vụ. Điều này sẽ mang tới lợi thế về khả khả năng tích hợp của hệ thống.
- Cách thứ hai là mua từng module phần mềm tuỳ theo nhà sản xuất nào cung cấp module đó tốt nhất.
Các công ty hiện nay đang có xu hướng mua trọn gói phần mềm để hưởng lợi từ khả năng tích hợp của phần mềm đó. Khi có nhiều bộ phận linh kiện cần chuẩn hoá nhằm cung cấp thông tin cho Công ty một cách chính thức, việc sử dụng các module khác nhau sẽ khả thi hơn.
Trên thị trường cung cấp sản phẩm ERP, CRM bao gồm nhiều gói sản phẩm của các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Công ty cần cân nhắc kỹ trước khi chon lựa sản phẩm thích hợp nhất cho mình.
Công ty có thể chọn các nhà cung cấp ERP, CRM nước ngoài vì những lý do sau:
- Chưa tin tưởng nhà cung cấp Việt Nam
- Tin tưởng vào sự ổn định và thương hiệu của các sản phẩm nước ngoài - Hy vọng học được kinh nghiệm quản lý thông qua HTTT của các thương
hiệu hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Baan, PeopleSolf..
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, Công ty cần lưu ý những thách thức mà các gói sản phẩm nước ngoài mang lại như:
- Bất cứ hệ thống ERP, CRM chuẩn nào cũng không thể đưa vào sử dụng ngay cho Công ty vì hệ thống kế toán đặc thù của Việt Nam hay những đặc thù khác làm kéo dài thời gian triển khai và tốn chi phí cao.
- Sản phẩm nước ngoài xuất hiện hàng rào ngôn ngữ gây khó khăn trong triển khai, đào tạo và cả trong quá trình sử dụng do giao diện tiếng nước ngoài.
- Phần lớn nhà cung cấp nước ngoài chỉ có văn phòng đại diện ở Việt Nam, việc triển khai do đại lý thực hiện. Trong khi đó loại sản phẩm này còn khá mới mẻ nên nhân viên triển khai của đại lý đôi khi không tìm hiểu hết tính năng của sản phẩm khi chuyển giao, dẫn đến Công ty không khai thác hết tính năng của sản phẩm.
- Các sản phẩm nước ngoài có giá cao hơn nhiều so với sản phẩm trong nước Công ty vẫn có thể lựa chọn các sản phẩm thuần Việt đã đạt được tầm trung của thế giới nhưng lại linh hoạt hơn các sản phẩm đồng cấp nước ngoài trong điều kiện Việt Nam. Sự linh hoạt thể hiện ở chỗ các giải pháp Việt Nam tuy ít tính năng hơn nhưng lại được triển khai bởi chính các nhà cung cấp giải pháp nên phát huy tối đa tác dụng, với sản phẩm nội địa Công ty có thể an tâm hơn về dịch vụ hậu mãi, bảo trì và vận hành hệ thống vì nhà cung cấp ở trong nước. Ngoài ra, hiện tại giá của các sản
của Công ty Pythis được tham khảo từ quy trình của Oracle, giải pháp IRP của Công ty AZ với các tham khảo từ Scala, hay giải pháp Lemon3 của Diginer…
Theo em, nhân tố quan trọng để chọn loại sản phẩm nào cho Công ty là căn cứ vào tỷ lệ chi phí/hiệu quả. Một giải pháp tốt cho Công ty không nhất thiết là ngoại hay nội mà giải pháp đó phải đạt đúng tầm về hàm lượng công nghệ và trí thức kinh doanh.
Đặc biệt trong điều kiện của nước ta, giải pháp đó phải bám sát vào nhu cầu của Công ty và điều quan trọng là Công ty phải khai thác được tối đa tính năng của giải pháp.
3.3.2.3 Nguồn vốn
Xây dựng một HTTT hiện đại, hiệu quả, có khả năng sẵn sàng cho tham gia vào hình thức thương mại điện tử Công ty sẽ phải đương đầu với không ít phức tạp về kỹ thuật, mất nhiều thời gian và rất tốn kém. Vì vậy việc hoạch định tìm nguồn tài trợ cho dự án là rất cần thiết. Đối với Công ty, các nguồn tài trợ có thể từ:
- Nguồn vốn tự có của Công ty. Qua tìm hiểu cho thấy Công ty có năng lực tài chính mạnh, khả năng cung cấp có thể không hoàn toàn nhưng cũng được phần lớn cho chi phí xây dựng dự án.
- Nguồn vốn vay: vay từ ngân hàng, vay từ các nguồn khác.
- Nguồn trợ giúp từ phía đối tác. Nếu như việc xây dựng HTTT hiện đại bắt nguồn từ phía đối tác thì Công ty sẽ nhận được sự giúp đỡ từ phía họ kể về mặt tài chính lẫn kỹ thuật.
- Hưởng lợi từ các chính sách khách hàng của các nhà cung cấp dịch vụ, các nhóm tư vấn…Chẳng hạn như việc xây dựng một website, hiện nay có rất nhiều công ty hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng website, thương mại điện tử với mức chi phí rất thấp như:
+ Công ty FPT: http://www.B2VN.com
+ Công ty VASC : http://www.203.162.5.45/cybermal
+ Trung tâm xúc tiến thương mại Nhật Bản Jetro: http://www.jetro.co.ip + Viện hỗ trợ công nghệ Việt-Hoa Kỳ: http://www.bvom.com
Như vậy khi lựa chọn giải pháp tổng thể cho HTTT phải dựa trên cơ sở liên kết chặt chẽ, nhuần nhuyễn giữa các yếu tố kỹ thuật công nghệ, nguồn nhân lực và nguồn vốn và không quên yếu tố thời gian để giúp Công ty xây dựng cho mình một HTTT hiện đại nhằm hoàn thành các mục tiêu mà Công ty đặt ra.