CÔNG TY TNHH LONG HIỆP
C. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH LONG HIỆP
2.1. Các nhân tố ảnh hưởng tới HTTT tại Công ty TNHH Long Hiệp
2.1.1. Môi trường vĩ mô.
2.1.1.1. Điều kiện về kinh tế
Khi nước ta chính thức gia nhập WTO, bên cạnh những thuận lợi như mở rộng thị trường tiêu thụ, được tiếp cận và học hỏi kinh nghiệm về cách tổ chức và sử dụng một HTTT hiện đại của các công ty hàng đầu thế giới, Công ty cũng đứng trước một thử thách là xây dựng cho mình một HTTT hiện đại để có thể tận dụng được các cơ hội đó, có thể sánh kịp với các đối thủ cạnh tranh. HTTT của Công ty giờ đây không chỉ đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại mà phải đảm bảo đạt được tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao sức cạnh tranh và giúp Công ty tạo được một vị thế cho mình. Có thể nói với sự phát triển của nền kinh tế nước ta, chính sách đa phương hoá với các quốc gia trên thế giới đã ảnh hưởng rất lớn tới HTTT tại Công ty, nó tạo nên một lực đẩy đòi hỏi Công ty không ngừng hoàn thiện HTTT của mình, phát triển HTTT đó để đảm bảo tận dụng được các cơ hội mà thị trường mang lại.
2.1.1.2. Sự phát triển của khoa học công nghệ
Trong thời đại ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ ảnh hưởng rất lớn đến HTTT của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với các thiết bị công nghệ hiện đại như bây giờ, Công ty có thể dễ dàng thu thập, luân chuyển và lưu giữ các thông tin một cách thuận tiện và nhanh chóng. Nếu như chỉ trước đây một vài năm, việc sử dụng một HTTT hiện đại với các thiết bị có công nghệ và phần mềm ứng dụng tiên tiến dường như khá xa lạ và tốn kém với một doanh nghiệp thì giờ đây, hoàn toàn ngược lại, Công ty có thể dễ dàng tìm kiếm và đưa vào sử dụng các công cụ và phương tiện đó. Sự phát triển của khoa học công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty tiếp xúc với các thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng thông minh. Đồng thời, khả năng nhận thức và đưa vào sử dụng một HTTT hiện đại không còn khó khăn và quá tốn kém như trước đây. Hơn thế với công nghệ thông tin hiện đại có thể giúp công ty sử dụng HTTT của mình một cách có hiệu quả hơn mang lại lợi ích kinh tế cao nhất cho Công ty.
đúng
sai
Tuy nhiên, Công ty cần lưu ý rằng, sự phát triển của công nghệ thông tin cũng có mặt trái của nó. Đó là khi các cá nhân, tổ chức tận dụng sự phát triển của nó và sự sơ hở trong cơ chế bảo mật thông tin của Công ty có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực như ăn cắp thông tin, phá hoại HTTT của Công ty, gây ảnh hưởng lớn đến lợi ích kinh tế của Công ty mà thực tế đã có rất nhiều minh chứng cho điều này.
2.1.1.3. Điều kiện về pháp luật.
Có thể nói điều kiện pháp luật có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và sự phát triển của HTTT trong Công ty. Tuy nhiên, với hệ thống pháp luật hiện tại của nước ta vẫn còn một số khuyết điểm làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của HTTT tại Công ty, chẳng hạn như: thủ tục hành chính rườm rà, khả năng thực thi pháp luật của các cán bộ nhà nước còn hạn chế làm cho tốc độ luân chuyển luồng thông tin chậm lại, HTTT không thực sự phát huy hết hiệu quả của mình
Hơn nữa, tuy đứng trước một thời đại kỷ nguyên số nhưng hệ thống pháp luật của nước ta còn nhiều hạn chế, chưa tạo được các điều kiện để Công ty áp dụng khoa học công nghệ vào HTTT của mình. Thực tế cho thấy, mặc dù thương mại điện tử đã đã được đưa vào sử dụng ở một số công ty trong nước nhưng vẫn chưa được sự quan tâm đúng mức của nhà nước. Việc thiếu các cơ sở pháp lý giải quyết các tranh chấp trên mạng đã ảnh hưởng đến sự phát triển và áp dụng hình thức thương mại điện tử vào kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Long Hiệp nói riêng.
2.1.2. Môi trường vi mô
2.1.2.1. Sức ép của đối thủ cạnh tranh.
Với chính sách mở cửa thu hút sự đầu tư của các quốc gia trên thế giới của nước ta hiện nay thì sức ép cạnh tranh đối với Công ty sẽ là rất lớn, đặc biệt là với các đối thủ đã sử dụng một HTTT hiện đại và thông minh. Đứng trước bối cảnh đó, để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, đòi hỏi Công ty phải không ngừng hoàn thiện và xây dựng cho mình một HTTT hiện đại. Có như vậy thì Công ty mới có thể quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất, nâng cao được vị thế của mình trên thương trường.
2.1.2.2. Khách hàng.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, xu hướng tiêu dùng của khách hàng cũng đang có xu hướng thay đổi, nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO. Ngày nay, khách hàng luôn mong muốn Công ty mang đến một sự tiện lợi và nhanh chóng nhất
thể đáp ứng các nhu cầu đó, Công ty phải luôn chú trọng đầu tư thích đáng và xây dựng một HTTT hiện đại cho mình. Có như thế thì Công ty mới có thể cung cấp cho khách hàng của mình một dịch vụ tiện lợi và hiệu quả, đồng thời góp phần mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp, giảm chi phí kinh doanh một cách đáng kể, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của Công ty.
2.1.3. Năng lực của Công ty 2.1.3.1. Năng lực tài chính
Như đã phân tích như trên, khả năng tự chủ về mặt tài chính của Công ty là rất lớn, với tiềm lực tài chính lớn như vậy, Công ty hoàn toàn có đủ khả năng hoàn thiện HTTT của mình, đảm bảo xây dựng được một HTTT hiện đại, giúp Công ty quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất.
2.1.3.2. Năng lực về lao động
Trong tổng số 215 lao động của Công ty có 36 lao động gián tiếp, đây là đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng, nhân viên kiểm tra giám sát và nhân viên nghiệp vụ kinh doanh. Trong đó có 2 lao động tốt nghiệp cao học, 30 lao động tốt nghiệp đại học, 4 lao động tốt nghiệp cao đẳng, tất cả 36 lao động trên đều được đào tạo trình độ tin học cơ bản trở lên.
Ngoài ra, dựa vào thực tế triển khai sản xuất, dựa vào tình hình phát triển sản phẩm hoặc công nghệ mới… Ban lãnh đạo, trưởng các bộ phận sẽ có những đề xuất cụ thể về hoạt động đào tạo tại Công ty. Bộ phận tổ chức hành chính sẽ lên kế hoạch đầo tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tin học hoá vào đầu mỗi năm trình Ban giám đốc duyệt và theo dừi thực hiện. Sau mỗi khoỏ học, trưởng bộ phận theo dừi khả năng đáp ứng công việc của nhân viên đó để làm cơ sở xét bình chọn thi đua cũng như có biện pháp điều động và bố chí nhân sự thích hợp.
Qua phân tích cho thấy, mặc dù số lượng lao động gián tiếp không nhiều nhưng với cơ cấu quản lý hợp lý, trình độ chuyên môn cao đã phát huy năng lực làm việc của đội ngũ này, đảm bảo HTTT của Công ty hoạt động tốt nhất. Thêm vào đó, Công ty không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và tin học hoá cả lực lượng lao động này để đảm bảo hiệu quả công việc được thực hiện là cao nhất
2.1.3.3. Năng lực về kỹ thuật-công nghệ
Năng lực kỹ thuật công nghệ ở đây bao hàm các yếu tố máy móc thiết bị sử dụng trong HTTT và công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, việc ứng dụng các phần mềm quản trị trong Công ty. Hiện nay, Công ty có 18 máy vi tính được bố trí ở tất cả các phòng ban của Công ty, hệ thống máy vi tính này được nối mạng internet và nối mạng
nội bộ nhau, nhằm giúp các bộ phận có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và trao đổi thông tin cho nhau một cách nhanh nhất. Điều này tạo mọi sự thuận lợi cho công tác quản lý và điều hành Công ty của Ban Giám Đốc, cũng như sự tác nghiệp của các khâu liên quan. Ứng dụng công nghệ thông tin mang lại cho Công ty một số lợi ích thiết thực như: rút ngắn thời gian trao đổi thông tin, thực hiện việc lưu giữ, tìm kiếm thông tin trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu của Công ty chủ yếu là theo phương pháp thủ công và được lưu tại kho và các phòng ban đến khi hết hạn sử dụng. Do đó, việc quản lý hồ sơ khá khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí.
Nhìn chung, yếu tố kỹ thuật công nghệ của Công ty được đầu tư khá tốt, đây là một trong những nhân tố góp phần sử dụng tốt nhất các thông tin trong Công ty, tạo điều kiện cơ sở cho sự phát triển HTTT sau này của Công ty.