Với xu hướng tự do thương mại và toàn cầu hoá, đã tạo ra nhiều cơ hội to lớn nhưng bên cạnh đó cũng tạo ra những thách thức không nhỏ do phải cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp trong nước cũng như doanh nghiệp nước ngoài. Đứng trước những thách thức đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Long Hiệp nói riêng không có cách nào khác là phải tăng sức cạnh tranh của mình thông qua chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ. Yêu cầu đặt ra là phải có một giải pháp mang tính tổng thể có thể hỗ trợ tối đa cho các hoạt động của Công ty. Vì thế xây dựng một HTTT hiện đại là hết sức cần thiết cho Công ty TNHH Long Hiệp trong khoảng thời gian sắp tới.
3.2.1 Ứng dụng hệ thống ERP
Công ty nên bắt đầu dự án phát triển HTTT bằng cách xây dựng cho mình một hệ thống ERP hoàn chỉnh để quản lý các nguồn lực trong Công ty, làm phương tiện trợ giúp cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành, quản lý; là phương tiện cho nhân viên thực hiện tốt cho công việc của mình. Hơn nữa ERP sẽ trở thành hệ thống cơ sở cho việc thực hiện các ứng dụng khác.
ERP với sự tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất sẽ đem lại cho Công ty sức cạnh tranh to lớn. Các hoạt động của Công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản trị dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lí tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác kinh doanh và khách hàng đều được quản lí trên một hệ thống duy nhất. Hệ thống này không chỉ thực hiện việc tự động hoá các quy trình quản lí đó, mà còn làm nó trở nên sống động thông qua những công cụ phân tích thông minh. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho Công ty một lợi ích lâu dài và phát triển vững mạnh.
Theo em với HTTT hiện tại, muốn triển khai dự án xây dựng mô hình ERP thành công, Công ty có thể thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:
- Việc đầu tiên và khó khăn nhất cho Công ty khi triển khai ERP là dự án này sẽ tác động mình đến đâu, mục tiêu của nó là gì. Nếu đặt yêu cầu quá cao thì sẽ không triển khai được, còn đặt yêu cầu quá thấp thì không thỏa mãn với số tiền đầu tư cho giải pháp. Ở đây em xin đưa ra ba mục tiêu mà Công ty nên đặt trọng tâm trước khi bắt đầu một dự án ERP. Đầu tiên là việc hoàn thiện, tổng hợp các quy trình kinh doanh phù hợp với phần mềm ERP cần triển khai. Mục tiêu thứ hai là đạt được một tầm nhìn toàn Công ty, giúp ban lãnh đạo thấy được sự luân chuyển của công việc bên trong chính đơn vị mình. Cuối cùng,
- Cụng ty cần xỏc định rừ việc đầu tư cho ERP là chi phớ cho cơ sở hạ tầng và các bước thực hiện giống như đầu tư cho một thiết bị mới của Công ty. Mỗi giải pháp ERP sẽ được khấu hao trong khoảng 5-10 năm nên Công ty phải đề xuất một kế hoạch rừ ràng để triển khai, định hỡnh phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận sản xuất kinh doanh. Hệ thống ERP chỉ thực sự cải thiện được vị thế cạnh tranh của Công ty khi các quy trình chuẩn của nó có thể giải quyết được các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, nguyên vật liệu…
- Công ty phải thiết lập được nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiên cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của mình. Quá trình cải tiến sẽ trở nên dễ dàng hơn khi nhóm chuyên gia này được trang bị phần mềm giúp ghi nhận thông tin, tái thiết kế quy trình sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức cho tất cả phòng ban. Theo thống kê của tạp chí CIO Today, khoảng 40%
công ty đang ứng dụng hệ thống ERP dưới sự hỗ trợ tích cực của nhóm cải tiến quy trình đã chỉ ra rằng họ hết sức thỏa mãn với dự án ERP đang thực hiện. Chỉ có 27% công ty ứng dụng ERP mà không thành lập nhóm kiểu này là thỏa mãn với kết quả thu lại.
Nếu như Công ty không thực hiện được 3 bước trên, quá trình triển khai phần mềm sẽ vẫn còn manh mún, rời rạc, các yêu cầu dự án lại chỉ được nêu ra từ các phòng ban hoạt động cách biệt, không hướng đến một trục chuyển động chung.
Tất nhiên để triển khai thành công hệ thống ERP Công ty phải cần đến các sự tư vấn và trợ giúp của các nhà cung cấp dịch vụ. Thị trường ERP ở Việt Nam khá nhiều sản phẩm, bao gồm các sản phẩm của công ty trong và ngoài nước. Việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp cho mình đòi hỏi Công ty phải có sự tìm hiểu và tính toán cụ thể. Ở phần các giải pháp về công nghệ kỹ thuật, em sẽ đưa ra một số tiêu chí để Công ty có thể tham khảo khi lựa chọn sản phẩm ERP phù hợp cho mình.
3.2.2 Ứng dụng mô hình CRM.
Có thể thấy, thực tế Công ty TNHH Long Hiệp không có lợi thế trong chiến lược dẫn đầu về sản phẩm và Công ty cũng không phải là một nhà cung cấp sản phẩm duy nhất. Mặt khác, tuy Công ty đã có bộ phận kinh doanh đảm nhiệm vai trò nghiên cứu thị trường nhưng thông tin thu được chủ yếu được xử lý thủ công chưa có một hệ thống hiện đại đảm bảo xử lý tốt công việc đó. Vì thế để thành công lâu dài, Công ty cần thiết xây dựng một HTTT chuyên dụng để phục vụ khách hàng cũng như nhằm phục vụ tốt hơn trong công tác thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích kỹ nguồn dữ liệu phong phú liên quan đến khách hàng để hiểu biết tường tận về đối tượng khách hàng của mình và mục đích cuối cùng cũng nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Hiện tại, Công ty liên hệ với khách hàng chủ yếu bằng điện thoại, fax, email hay trực tiếp thông qua nhân viên nghiệp vụ kinh doanh. Dù Công ty sử dụng hình thức nào để liên hệ với khách hàng, điều quan trọng là phải đem đến cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ có chất lượng, kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh đó, việc Công ty chuẩn bị cơ sở dữ liệu về khách hàng cũng rất cần thiết, chẳng hạn khi một khách hàng gọi điện đến, các nhân viên của bộ phận quản lý kinh doanh có thể tra cứu để biết được khách hàng đã liên lạc với Công ty lần gần nhất là khi nào, bằng hình thức nào, nhu cầu của họ là gì... Để đạt được mục đích này, Công ty có thể đưa vào sử dụng hệ thống CRM nhằm nâng cao công tác phục vụ khách hàng, thông qua việc phân tích những thông tin sẵn có về khách hàng để có thể nắm bắt được nhu cầu của họ chính xác hơn.
Để xõy dựng thành cụng mụ hỡnh này đũi hỏi Cụng ty phải cú sự tỡm hiểu rừ ràng về CRM cũng như thị trường các giải pháp CRM. Thị trường giải pháp CRM của Việt Nam nổi lên 4 giải pháp độc lập của BSC, Đan Phong, HPT, Goodland. Dĩ nhiên, tất cả các giải pháp ERP của Eyesoft , Fast, Lạc Việt, AZ Solutions, DigiNet, Effect, Pythis, Vietsoft cũng đều có module CRM bên trong.
Về giá, CRM độc lập hay module CRM thường có giá không kém phần mềm kế toán. Nếu tính chi phí phần mềm cho 5 người dùng, giải pháp CRM của công ty Goodland, CustCentric, có giá thấp nhất với mức 55 USD/ 1 người dùng. Điểm đặc biệt của CRM này là khả năng chạy trực tuyến trên Internet, cho phép đội ngũ bán hàng của Công ty truy cập vào cơ sở dữ liệu quan hệ khách hàng mọi lúc, mọi nơi qua Internet. Công ty cũng cần lưu ý bản thân một giải pháp CRM cũng có nhiều module trong đó. Và Công ty có thể chọn mua các module này tùy theo nhu cầu công việc của Cụng ty (Sẽ được trỡnh bày rừ hơn ở phần cỏc giải phỏp về cụng nghệ kỹ thuật).
Sau đây em xin đưa ra một số phần mềm CRM độc lập trong nước để Công ty tham khảo:
Qua nghiên cứu một số tài liệu về CRM em xin đưa ra 5 việc cần làm để triển khai thành công CRM, đó là:
+ Tạo môi trường văn hoá Công ty tốt để mọi người tham gia sử dụng CRM có thể chia sẻ thông tin.
+ Đặt ra các mục tiêu thực tế cho CRM.
+ Thực hiện và duy trì sự hỗ trợ từ các cấp lãnh đạo.
+ Phân tích các quy trình công việc từ đó xây dựng CRM.
+ Lựa chọn đúng đối tác.
Bảng 13: Một số phần mềm CRM độc lập
Tên giải pháp Module Giá và các loại chi phí Công nghệ ứng
dụng
Giải thưởng đạt được
BSC Venus 2006 (công ty BSC)
Thu thập thông tin. Phân tích tìm kiếm. Kế hoạch Marketing.Công việc hàng ngày.Giao dịch. Phân loại khách hàng. Dự báo, đặt hàng. Lịch hẹn. Gửi thư hàng loạt. Hỗ trợ cách tiếp cận. Quản lý sản phẩm. Báo giá tự động. Hệ thống.
Phiên bản máy chủ 4.400.000 VND
Phiên bản máy mạng 880.000 VND.
Đào tạo 2 ngày. Bảo hành 1 năm.
Chi phí bảo trì: 20% giá trị hợp đồng/năm
VB studio; SQL Server`
Easy Biz 3.0 (công ty Đan Phong)
Tổ chức hệ thống giao tiếp kinh doanh nội bộ trong đội ngũ kinh doanh. Xây dựng CSDL khách hàng và thông tin khách hàng. Quản trị công việc, kết quả công việc của cán bộ kinh doanh. Tổ chức các hoạt động marketing, xúc tiến bán hàng, xây dựng thương hiệu. Quản lý chào hàng, đơn hàng, tài chính & công nợ khỏch hàng. Lập và theo dừi thực hiện kế hoạch bán hàng. Phân tích kinh doanh
6.575.000 VND/1 máy, 16.985.000 VND cho phiên bản LAN 5 ND; 25.985.000 VND/
phiên bản LAN 10 NDs; 2.500.000 VND/ 1 ND bổ sung từ số 11 trở lên. Phí đào tạo: 3 buổi đào tạo miễn phí, 200.000/buổi cho mỗi buổi yêu cầu thêm. Phí tư vấn:
miễn phí. Sẽ thêm công tác phí đối với khách hàng các tỉnh ngoài Hà Nội & TP HCM.
VB6, SQL Server
6 giải thưởng trong nước và quốc tế
Goodland CusCentric 1.3.9 (công ty Goodland Informatics)
Tự động hóa lực lượng bán hàng (sales force automation) - cho các tổ chức kinh doanh/dịch vụ B2B.
Quản lý chiến dịch tiếp thị, phù hợp mô hình B2C
Quản lý dịch vụ khách hàng (call center) và họat động tiếp thị từ xa (telemarketing)
Từ 880.000 VND /user/tháng trở lên tuỳ theo module và số người sử dụng
Chi phí tùy biến tuỳ theo nhu cầu thực tế
J2EE, MySQL, Web Services, giao diện người dùng: HTML
HPT CRM 1.0 (công ty HPT)
Quản lý quá trình nhân viên kinh doanh làm việc với khách hàng.
Phí triển khai cho 10 – 50 máy trạm: 9.600.000 VND. Từ 50 – 95 máy trạm: 13.600.000 VND. Từ 100 máy trạm trở lên: 15.984.000 VND. BH 1 năm. Phí bảo trì trị giá 20% giá trị hợp đồng
sugarCRM PHP, Linux, Unix, Windows
Bên cạnh việc tiến hành xây dựng hệ thống CRM, Công ty có thể tiến hành xây dựng một trang web bán hàng trực tuyến. Với hình thức buôn bán trực tuyến này sẽ giúp cho công ty có thể giảm nhiều chi phí giao dịch, đồng thời nó cho phép các khách hàng và Công ty giao dịch với nhau 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong một tuần, rất thuận tiện trong công việc kinh doanh của Công ty ở trong nước lẫn ngoài nước, khi mà hiện tại Công ty chỉ tiến hành xuất khẩu với những khách hàng truyền thống quen thuộc mà chưa có bộ phận nào đảm nhiệm vai trò nghiên cứu thị trường nước ngoài và tiến hành các công tác xúc tiến thương mại.Công ty nên cải tiến trang web của mình vừa có khả năng giới thiệu, quảng bá công ty và sản phẩm, vừa bán được sản phẩm của mình trên đó kết hợp với việc cung cấp dịch vụ- hàng hoá một cách hợp lý. Ví dụ như khi khách hàng viếng thăm website của Công ty, họ không chỉ quan tâm đến các sản phẩm mà còn cả các dịch vụ đi kèm như các phương pháp cho ăn hợp lý, các phương pháp chữa bệnh hay gặp ở gia súc, gia cầm. các biểu hiện hay gặp của tôm trong giai đoạn nhiễm bệnh…Website đó nếu phục vụ được yêu cầu khách hàng thì vô hình chung mối quan hệ khách hàng - Công ty đã được thành lập tốt đẹp. Ðó là cơ sở phát triển của thương mại điện tử B2C. Luôn thể hiện sự quan tâm đến khách hàng, nhớ được những sở thích của khách hàng hay cung cấp đầy đủthông tin về hàng hoá, website của Công ty sẽ lôi kéo được khách hàng quay trở lại và giữ được khách hàng trong thời gian dài. Và chính CRM là biện pháp tốt nhất để tìm và giữ được khách hàng. Cụng nghệ CRM sẽ theo dừi tất cả cỏc mặt liờn quan đến khỏch hàng, từ sản phẩm, phản ánh của khách sau khi mua và cách giải quyết của doanh nghiệp đối với từng trường hợp khác nhau. Ðó cũng là một quy trình liên kết tất cả thông tin về khách hàng, về hiệu quả và trách nhiệm trong việc bán hàng, tiếp thị và về xu thế thị trường.
Giải pháp CRM lý tưởng là sự kết hợp giữa bán hàng tự động, hỗ trợ khách hàng, Website bán hàng và tất cả đều được kết hợp với các hoạt động bên trong của doanh.
Ngoài các giải pháp CRM, trong việc triển khai kinh doanh trực tuyến, Công ty cũng cần thiết lập hệ thống hỗ trợ trực tuyến (có thể bằng tiếng nói hay văn bản) để có thể giao tiếp qua Internet. Qua đó khách hàng có thể đưa ra câu hỏi và nhận giải đáp tức thời từ nhân viên trong Công ty.
Hiện tại, Công ty TNHH Long Hiệp chưa có đủ hệ thống thông tin hiện đại để khai thác hình thức kinh doanh này, nhưng nó cũng sẽ là hệ quả tất yếu tiếp theo khi Công ty xây dựng thành công hệ thống ERP và CRM.Điều quan trọng ở đây là nhận thức của Công ty về loại hình này và khả năng ứng dụng nó trong tương lai cũng như những lợi ích mà nó sẽ mang lại cho Công ty.
Tóm lại: Qua các đề xuất cho sự phát triển HTTT hiện đại tại Công ty THHH Long Hiệp mà em vừa đưa ra cho thấy: một HTTT ERP nhằm quản lý hiệu quả các nguồn lực luôn là một đòi hỏi tất yếu để Công ty hoạt động hiệu quả hơn trong thời đại kỹ thuật số và trong tình hình cạnh tranh gay gắt ngày nay. Đồng thời, đây cũng là một hệ thống cơ sở để Công ty có thể tiến hành xây dựng thành công mô hình CRM và hình thức thương mại điện tử đang là xu hướng chung của kinh doanh toàn cầu.