CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHI BẢO
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHI
3.3.1. Về hoàn thiện kế toán hoạt động thu Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán thu BHXH
- Phối hợp với hệ thống ngân hàng, kho bạc thực hiện rà soát đối chiếu nội dung trên các chứng từ nộp tiền về các tiêu thức nhƣ tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ đơn vị, số tiền nộp bằng số và bằng chữ và nội dung nộp tiền ghi rừ các khoản nộp và nộp tiền nợ hoặc tiền phát sinh của tháng nào.
- Mẫu C69- HD, C83-HD nên đƣợc tổng hợp hằng ngày cùng với thời điểm Bộ phận thu xác nhận mẫu C69a-HD và Bộ phận kế toán xác nhận mẫu C83a-HD để kịp thời cung cấp số liệu cho Lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn cũng nhƣ các ban ngành khi có yêu cầu.
- Việc chốt dữ liệu phân bổ số tiền đã thu đƣợc thực hiện sau khi kế toán đã nhập xong UNC, đối chiếu số liệu với các ngân hàng, kho bạc xong và kế toán sẽ thực hiện khóa dữ liệu và chuyển cho bộ phận quản lý thu, nhằm
hạn chế việc sót chứng từ thu làm ảnh hưởng đến tình hình thu, nộp của các đơn vị.
@ Về tài khoản và phương pháp hạch toán kế toán thu BHXH
Để giỳp kiểm soỏt tốt hơn việc hạch toỏn kế toỏn và theo dừi chớnh xỏc số thu theo từng quỹ thành phần và từng khoản thu thì việc mở chi tiết tài khoản 335: Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng là rất quan trọng. Có thể tách ra chi tiết nhƣ sau:
TK 3351 Tạm thu BHXH bắt buộc TK 33511 Ốm đau, thai sản TK 33512 TNLĐ-BNN TK 33513 Hưu trí, tử tuất TK 3352 Tạm thu BHXH tự nguyện TK 3353 Tạm thu BHYT
TK3354 Tạm thu BHTN
TK3355 Tạm thu lãi chậm đóng
TK 33551 Lãi chậm đóng BHXH bắt buộc TK 33552 Lãi chậm đóng BHXH tự nguyện TK 33553 Lãi chậm đóng BHYT
TK 33554 Lãi chậm đóng BHTN
@ Về quy trình thu Bảo hiểm xã hội
- Đề xuất với Bộ phận thu thông báo, làm việc và hướng dẫn các đơn vị khi thực hiện trích nộp tiền BHXH cần thực hiện nộp đúng số tiền theo đúng thông báo mẫu C12-TS hằng tháng sau khi đã đối chiếu số liệu thu BHXH với Bộ phận thu.
- Kế toán viên sau khi chứng từ thu BHXH cần phải rà soát, đối chiếu lại chứng từ đã nhập với dữ liệu trên phần mềm kế toán tập trung (TCKT), thực hiện thao tác chuyển dữ liệu từ phần mềm kế toán tập trung (TCKT) sang phần mềm quản lý thu (TST) đồng thời phối hợp với Bộ phận thu đối chiếu số liệu Thu giữa Bộ phận kế toán và Bộ phận thu hằng ngày để tránh để
sót chứng từ thu BHXH và thuận tiện cho Bộ phận kế toán xác định số nợ của đơn vị để thực hiện chuyển trả kinh phí giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cho người lao động và đơn vị SDLĐ kịp thời.
- Để kế toán hạch toán ghi thu kịp thời, chính xác số thu BHXH, BHYT, BHTN do các tổ chức, đơn vị sử dụng lao động chuyển vào tài khoản trong quá trình thu BHXH, BHYT, BHTN khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đƣa ra các thông tin kế toán báo cáo lãnh đạo và các cơ quan, ngành cấp trên khi có yêu cầu thì ngoài các hệ thống ngân hàng đã thực hiện liên thông dữ liệu thì hệ thống Kho bạc Nhà nước cần phải được liên thông và cập nhật tự động vào chương trình phần mềm của cơ quan Bảo hiểm xã hội nhằm hạn chế được sai sót và cập nhật nhanh chóng số thu BHXH, BHYT, BHTN kịp thời, chính xác, đối chiếu số liệu giữa cơ quan BHXH và kho bạc đƣợc kịp thời.
- Đề nghị BHXH tỉnh Bình Định kiến nghị với BHXH Việt Nam làm việc với hệ thống các ngân hàng trong việc thực hiện kết nối giao dịch điện tử song phương cần phải liên thông dữ liệu 24/24 giờ không kể ngày nghỉ lễ, Tết, ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm để tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH khi xác định đƣợc số đã thu và xác định đƣợc đơn vị nợ BHXH.
@ Về sổ sách, báo cáo kế toán thu BHXH
- Bộ phận kế toán nên tăng cường đối chiếu số liệu kế toán hằng ngày khi có phát sinh để kịp thời phát hiện các sai sót và sửa chữa kịp thời trước khi in các sổ sách cũng nhƣ các báo cáo. Nên thực hiện in sổ sách và báo cáo hằng tháng.
- Về cơ bản BHXH thị xã An Nhơn đã thực hiện tốt công tác tổ chức vận dụng chế độ sổ chế toán, hạn chế duy nhất là chƣa thực hiện mở sổ Nhật ký - Số cái theo quy định mà chỉ thực hiện lưu trữ trên phần mềm kế toán. Vì đặc thù sổ này khá dài, khó khăn trong việc in ấn nên có thể tách sổ này thành hai phần: phần Nhật ký và phần sổ cái để thực hiện in sổ, đảm bảo mở đầy đủ các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái mà Bộ Tài chính đã quy định.
3.3.2. Về hoàn thiện kế toán hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán chi BHXH
Kết quả nghiên cứu cho thấy, thiết kế và vận dụng hệ thống chứng từ chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn được thực hiện tốt theo đúng hướng dẫn tại thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư số 102/2018/TT- BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán bảo hiểm xã hội.
Tác giả đề xuất Bộ phận chính sách khi duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cần rà soát kỹ mã đơn vị, số tiền và số tài khoản của đơn vị hoặc người lao động rồi mới thực hiện thao tác chuyển dữ liệu và chứng từ qua Bộ phận kế toán để tránh trường hợp Bộ phận kế toán chuyển tiền sai đơn vị và người lao động thụ hưởng các chế độ. Ngoài ra cần chú ý thực hiện lưu trữ vĩnh viễn các chứng từ nhƣ danh sách chi trả bằng tiền mặt, giấy nhận tiền có đầy đủ chữ ký của người hưởng và danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân tại cơ quan Bưu điện - đơn vị tổ chức dịch vụ chi trả các chế độ BHXH, trợ cấp thất nghiệp và quản lý người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng theo hợp đồng đã ký với cơ quan BHXH, gồm: Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số C72a-HD); danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C72b-HD); danh sách chi trả trợ cấp 01 lần (mẫu số C97-HD); giấy nhận tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, BH thất nghiệp (mẫu số C95-HD) ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC. Bênh cạnh việc lưu trữ vĩnh viễn, tất cả các chứng từ này cần được bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
@ Về tài khoản và phương pháp hạch toán kế toán chi BHXH
Để giỳp kiểm soỏt tốt hơn việc hạch toỏn kế toỏn chi BHXH và theo dừi chính xác số chi theo từng quỹ thành phần và từng khoản chi và quyết toán
chi BHXH thì việc mở chi tiết các tài khoản rất quan trọng. Có thể tách ra chi tiết nhƣ sau:
Đối với tài khoản 33921: Phải trả người hưởng chế độ BHXH
TK 339211: Phải trả người hưởng chế độ BHXH từ nguồn quỹ BHXH cần chi tiết các quỹ hưu trí, tử tuất, TNLĐ,BNN, ốm đau, thai sản như sau:
TK 3392111: Hưu trí, tử tuất
TK 3392112: TNLĐ,BNN
TK 3392113: Ốm đau, thai sản
Đối với tài khoản 3431: Thanh toán với đại diện chi trả cần chi tiết từng loại đối tƣợng nhƣ sau
TK 34311: Thanh toán hưu trí, tử tuất
TK 34312: Thanh toán trợ cấp BHXH một lần
@ Về quy trình kế toán chi BHXH
- Tăng cường đôn đốc Bưu điện thị xã quyết toán tiền lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội kịp thời gian quy định tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán số tiền lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi và chưa chi.
- Tăng cường kiểm tra hoạt động chi trả các chế độ BHXH đối với đại diện chi trả nhằm phát hiện kịp thời các sai sót trong việc chi trả và quản lý người hưởng để thực hiện chấn chỉnh ngay. Tạo niềm tin đối với người thụ hưởng các chế độ.
- Tăng cường vận động người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH nhận tiền qua tài khoản ATM nhằm hạn chế các rủi ro không đáng có trong chi tiền mặt.
- Cần có biện pháp tuyên truyền cho người lao động nhận BHXH một lần hiểu được chính sách, quyền lợi, chế độ được hưởng khi tham gia BHXH để người lao động không nên nhận trợ cấp một lần mà nên tích lũy thời gian tham gia để hưởng các chế độ hàng tháng và cũng để bảo toàn và tăng trưởng quỹ BHXH.
@ Về sổ sách, báo cáo kế toán chi BHXH
- Cần tăng cường công tác kiểm tra, rà soát số liệu; nếu phát hiện sai sót phải chỉnh sữa kịp thời trước khi in các sổ sách, báo cáo nhằm hạn chế trường hợp sổ sách và báo cáo in ra rồi lại phát hiện sai sót góp phần tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm cho đơn vị.
- Kiến nghị sửa đổi, bổ sung Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC cần đƣa thêm mẫu sổ Tổng hợp chi tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp vào hệ thống sổ kế toán chi BHXH để thuận tiện cho công tác tổng hợp báo cáo.