3.1 .Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Kiểm toán tư vấn Rồng Việt
3.1.4 .Tổ chức công tác quản lý tại công ty VDAC
3.1.4.1. Bộ máy nhân sự tại VDAC
Sơ đồ 3.1: Bộ máy nhân sự tại công ty VDAC
`
Danh sách nhân sự chủ chốt tại VDAC, trích “Hồ sơ cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Rồng Việt năm 2015”
3.1.4.2. Chức năng, nhiê ̣m vu ̣ các bô ̣ phâ ̣n 1. Giám đốc:
– Là người đứng đầu công ty, đa ̣i diê ̣n cho công ty chi ̣u trách nhiê ̣m trước pháp luâ ̣t về toàn bô ̣ hoa ̣t đô ̣ng của công ty, giám sát tình hình hoa ̣t đii ̣ng tài chính của công ty.
DỊCH THUẬT LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG DV KẾ TOÁN DV KIỂM TOÁN DV VỀ THUẾ KHÁC KẾ TOÁN HC- VĂN THƯ
BP.KINH DOANH BP.DV TƯ VẤN BP KẾ TOÁN
GIÁM ĐỐC
50
– Điều hành mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng của công ty theo quy đi ̣nh của Nhà nước.
– Trực tiếp giao di ̣ch với khách hàng, ký kết hợp đồng, ký kết báo cáo kiểm toán.
– Chi ̣u trách nhiê ̣m về đi ̣nh hướng đầu tư và dự án đầu tư, quyết đi ̣nh chính sách và các mu ̣c tiêu chiến lược của công ty.
– Quản lý và sử du ̣ng vốn theo mu ̣c tiêu, phương án kinh doanh.
– Quyết đi ̣nh thành lâ ̣p các phòng ban, quy đi ̣nh nhiê ̣m vu ̣ và biên chế của từng bô ̣ phâ ̣n. Quyết đi ̣nh cơ cẩu tổ chức, sắp xếp và bố trí nhân sự trong công ty.
2. Phó giám đốc
– Giúp đỡ mô ̣t số viê ̣c trong công tác điều hành hoa ̣t đô ̣ng của công ty của Giám đốc, thực hiê ̣n và chi ̣u trách nhiê ̣m trước Giám đốc về nhiê ̣m vu ̣ được giao.
– Đánh giá rủi ro hợp đồng kinh tế liên quan đến hoa ̣t đô ̣ng công ty.
– Quản lý, tổng hợp báo cáo đàya đủ tất cả về mo ̣i vấn đề liên quan đến hoa ̣t đô ̣ng của công ty.
– Chi ̣u trách nhiê ̣m về mă ̣t nghiê ̣p vu ̣ của công ty, đánh giá kế hoa ̣ch công viê ̣c do các trưởng bô ̣ phâ ̣n trình lên, xét duyê ̣t công viê ̣c kiểm toán, báo cáo kiểm toán (BCKT), sổ sách kế toán đã thực hiê ̣n trước khi trình lên Giám đốc ký duyê ̣t.
3. Bô ̣ phâ ̣n kinh doanh
– Tìm kiếm, chăm sóc khách hàng.
– Thiết lâ ̣p và phát triển kênh khách hàng, duy trì mối quan hê ̣ với khách hàng cũ, tiềm năng, tiếp câ ̣n, ta ̣o mối quan hê ̣ mới với nhiều khách hàng để mở rô ̣ng quy mô, pha ̣m vi hoa ̣t đô ̣ng của công ty.
– Điều tra, xử lý, tổng hợp thông tin thi ̣ trường khách hàng, đối thủ ca ̣nh tranh để hoa ̣t đi ̣nh đề xuất các chiến lược chính sách, lâ ̣p kế hoa ̣ch kinh doanh và đề ra các giải pháp về các di ̣ch vu ̣ công ty nhằm duy trì và phát triển vi ̣ thế công ty.
– Tìm và liên hê ̣ trực tiếp khách hàng, sắp xếp li ̣ch làm viê ̣c với khách hàng cho các nhóm kiểm toán.
– Lâ ̣p hợp đồng kiểm toán, thư báo giá, thời gian kiểm toán.
– Gửi cho khách hàng những thông tin cần thiết và nhâ ̣n hồi đáp, theo dõi tiến đô ̣ giao báo cáo cho khách hàng, đảm bảo báo cáo được giao đúng thời ha ̣n.
– Di ̣ch các BCKT sáng tiếng nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng.
4. Bô ̣ phâ ̣n di ̣ch vu ̣ – tư vấn
– Di ̣ch vu ̣ kiểm toán: đứng đầu là trưởng nhóm kiểm toán, có nhiê ̣m vu ̣ tìm hiểu khách hàng, lâ ̣p kế hoa ̣ch kiểm toán, phân công công viê ̣c trong nhóm, câ ̣p nhâ ̣t thời gian làm viê ̣c với khách hàng, viết báo cáo kiểm toán, theo dõi, giám sát tiến trình làm viê ̣c của các trợ lý
51
kiểm toán trong nhóm. Bên ca ̣nh trưởng nhóm còn có các trợ lý kiểm toán có nhiê ̣m vu ̣ hỗ trợ trưởng nhóm thực hiê ̣n công tác kiểm toán, thu thâ ̣p bằng chứng, hoàn thành hồ sơ kiểm toán.
– Di ̣ch vu ̣ kế toán: đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiê ̣m vu ̣ tìm hiểu, giao dihcj với khách hàng, lâ ̣p kế hoa ̣ch, phân chia công viê ̣c cho kế toán viên, duyê ̣t sổ sách và báo cáo công viê ̣c, lâ ̣p báo cáo quyết toán thuế, báo cáo tài chính, đảm bảo số liê ̣u hợp lý, trung thực trước khi trình len Giám đốc. Dưới kế toán trưởng là các kế toán viên, thực hiê ̣n các phần hành kế toán được giao.
– Di ̣ch vu ̣ tư vấn thuế: chi ̣u trách nhiê ̣m tư vấn, tìm ra các biê ̣n pháp tối ưu để giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng trong các lĩnh vực thuế, tài chính, quản lý… bên ca ̣nh đó, nhân viên thuế cũng tham gia các hoa ̣t đô ̣ng sổ sách như lâ ̣p quyết toán thuế, soát xét tờ khai thuế và khai thuế cho khách hàng có nhu cầu.
5. Bô ̣ phâ ̣n kế toán
– Kế toán: đảm nhiê ̣m công viê ̣c ghi nhâ ̣t ký thu, chi hàng ngày, lâ ̣p báoc áo và quyết toán thuế cho hàng năm công ty. Thực hiê ̣n những công viê ̣c về chuyên môn tài chính kế toán mà công ty áp du ̣ng.
– Hành chính – văn thư: quản lý vốn, tài sản, quỹ tiền mă ̣t. Nhâ ̣n và phân phối, chuyển thư cho các phòng ban. Thực hiê ̣n các công tác hâ ̣u cần nhằm đảm bảo các công vie ̣c ta ̣i công ty.
3.2. Tổ chức công tác kiểm toán ta ̣i Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn Rồng Viê ̣t. Viê ̣t.
3.2.1. Cơ cấu tổ chức và quản lý của bô ̣ phâ ̣n kiểm toán ta ̣i VDAC.
Sơ đồ 3.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý của bô ̣ phâ ̣n kiểm toán ta ̣i VDAC.
TRỢ LÝ KTV TRỢ LÝ KTV TRỢ LÝ KTV TRỢ LÝ KTV TRỢ LÝ KTV TRỢ LÝ KTV TRƯỞNG NHÓM KIỂM TOÁN 1 TRƯỞNG NHÓM KIỂM TOÁN 2 TRƯỞNG NHÓM KIỂM TOÁN 3 TRƯỞNG PHÒNG KIỂM TOÁN
52
3.2.2. Vai trò và chức năng của các phòng ban trong bô ̣ phâ ̣n kiểm toán ta ̣i VDAC.
– Trưởng phòng kiểm toán: Tìm kiếm và liên hê ̣ trực tiếp với khách hàng, sắp xếp li ̣ch làm viê ̣c với khách hàng, phân công khách hàng cho các nhóm kiểm toán. Theo dõi tiến trình làm viê ̣c của các nhóm, thống nhất quy trình làm viê ̣c. Nhâ ̣n hợp đồng kiểm toán, thống nhất thời gian giao báo cáo với khách hàng.
– Trưởng nhóm kiểm toán: Tìm hiểu khách hàng và trực tiếp lâ ̣p kế hoa ̣ch, phân công cho
các trợ lý kiểm toán thực hiê ̣n quá trình thu thâ ̣p bằng chứng kiểm toán, xác đi ̣nh những thủ tu ̣c kiểm toán cần thiết, đồng thời trực tiếp giám sát, theo dõi các công viê ̣c của các trợ lý kiểm toán, rà soát la ̣i bằng chứng kiểm toán. Trực tiếp làm viê ̣c, trao đổi, thảo luâ ̣n với khách hàng những vấn đề bất câ ̣p trong quá trình làm viê ̣c và trực tiếp lâ ̣p BCKT. Đảm bảo thời gian hoàn thành báo cáo đúng tiến đô ̣, đúng yêu cầu.
– Trơ ̣ lý kiểm toán: hoàn thành công viê ̣c được giao từ trưởng nhóm, thu thâ ̣p bằng chứng
khi được phân công, hoàn thành hồ sơ kiểm toán, giấy tờ làm viê ̣c, thực hiê ̣n các nô ̣i dung chi tiết của chương trình kiểm toán cùng trưởng nhóm. Sau đó chuyển cho trưởng nhóm rà soát la ̣i và chỉnh sửa nếu cần thiết.
53
CHƯƠNG 4 - THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY VDAC
4.1. Quy trình kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền tại công ty VDAC
Quy trình kiểm toán chung ta ̣i công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn Rồng Viê ̣t gồm có ba giai đoa ̣n chính là chuẩn bi ̣ kiểm toán, thực hiê ̣n kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
4.1.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Công viê ̣c chuẩn bi ̣ kiểm toán có ảnh hưởng quan tro ̣ng đến sự hữu hiê ̣u và tính hiê ̣u quả của mô ̣t cuô ̣c kiểm toán, giúp giảm rủi ro kiểm toán xuống ở mức chấp nhâ ̣n được, đồng thời tối ưu hoá chi phí kiểm tra, đảm bảo ha ̣n chế sai sót, tiết kiê ̣m thời gian và đảm bảo cuô ̣c kiểm toán có hiê ̣u quả. Quá trình chuẩn bi ̣ kiểm toán bao gồm hai bước:
Tiền kế hoa ̣ch: là quá trình KTV thực hiê ̣n các thủ tu ̣c ban đầu của mô ̣t cuô ̣c kiểm toán, tiếp câ ̣n khách hàng để thu thâ ̣p những thông tin cần thiết giúp cho KTV hiểu về các nhu cầu khách hàng, đánh giá khả năng phu ̣c vu ̣ khách hàng. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức hoa ̣t đô ̣ng, quy mô doanh nghiê ̣p, các yêu cầu và loa ̣i hình di ̣ch vu ̣ của doanh nghiê ̣p, từ đó tiếp câ ̣n và xây dựng, ký hợp đồng với li ̣ch trình làm viê ̣c cũng như mức phí phù hợp.
Lâ ̣p kế hoa ̣ch kiểm toán bao gồm viê ̣c thu thâ ̣p thông tin về đă ̣c điểm hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh, tìm hiểu về hê ̣ thống KSNB, xác lâ ̣p mức tro ̣ng yếu, đánh giá rủi ro có sai sót tro ̣ng yếu trên BCTC để lâ ̣p chiến lược và kế hoa ̣ch kiểm toán. Kế hoa ̣ch kiểm toán hoa ̣ch đi ̣nh các thủ tu ̣c đánh giá rủi ro cũng như các thủ tu ̣c kiểm toán tiếp theo để đối phó với mức rủi ro đã được đánh giá. Bô ̣ phâ ̣n kiểm toán tiến hành lâ ̣p kế hoa ̣ch tổng thể đi ̣nh hướng cho cuô ̣c kiểm toán, lâ ̣p kế hoa ̣ch chi tiết, bố trí nhân sự các cấp phù hợp với hợp đồng đã ký kết. Sau đó sẽ gửi đến khách hàng các văn bản đề nghi ̣ cung cấp số liê ̣u, tài liê ̣u phu ̣c vu ̣ cho cuô ̣c kiểm toán và các văn bản thông báo về kế hoa ̣ch, li ̣ch trình, nhân sự chính thức, dự kiến về thời gian phát hành báo cáo.
54
4.1.1.1. Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Khi nhận được yêu cầu kiểm tốn từ khách hàng, KTV của cơng ty sẽ là người phụ trách đánh giá rủi ro có thể xảy ra trước khi tiến hành ký một hợp đồng kiểm tốn. Cơng ty cũng xem xét nguồn lực của mình xem xét khả năng về nguồn lực của mình kết hợp với thơng tin đã có của khách hàng để thiết kế chương trình kiểm tốn phù hợp. Tùy thuộc vào khách cũ hay khách hàng mới mà cơng ty thực hiện việc chuẩn bị kiểm tốn khác nhau.
Đối với khách hàng cũ thì việc đánh giá mức rủi ro hợp đồng diễn ra ít thủ tục và ít phức tạp hơn là khách hàng mới. Khách hàng cũ thì KTV sẽ sử dụng hồ sơ thông tin của khách hàng từ những niên độ kiểm toán trước, xem xét lại và chấp nhận những thơng tin mới (nếu có thay đổi) và sẽ đánh giá lại mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với niên độ kế toán hiện hành, khách hàng cũ thì việc thực hiện được đánh giá bằng giấy tờ “chấp nhận khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”. Cịn đối với khách hàng mới thì khách hàng khi cần kiểm toán sẽ liên hệ với công ty hoặc gửi thư thông báo đến cho công ty đề nghị thực hiện kiểm toán niên độ tiếp theo của công ty họ. Khi nhận được lời đề nghị này thì ban lãnh đạo của cơng ty sẽ tiến hành xem xét một số vấn đề như: gửi thư đến KTV tiền nhiệm để biết lý do khơng tiếp tục làm kiểm tốn, có đầy đủ nhân sự có trình độ chun mơn, kinh nghiệm và các nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm tốn…..Cơng ty sẽ tiến hành phân cơng nhiệm vụ nhóm kiểm tốn có kinh nghiệm và cao cấp tìm hiểu các lý do kiểm toán của khách hàng như việc xác định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ, điều này liên quan đến số lượng bằng chứng cần thu thập. Sau đó, KTV sẽ bắt đầu thu thập thông tin, tài liệu, phỏng vấn khách hàng và trả lời các câu hỏi theo mẫu đánh giá bằng giấy tờ “xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng”. Thu thập những thông tin cần thiết như về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin cơ sở pháp lý có liên quan, qua đó KTV có thể nắm bắt được khái qt tình hình cơng ty khách hàng. Các thông tin được thu thập như sau:
- Giấy phép thành lập và điều lệ công ty: Việc nghiên cứu tài liệu này giúp KTV hiểu được quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanh, cũng như cơ cấu tổ chức, hoạt động của khách hàng.
55
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng: Mỗi ngành nghề kinh doanh lại có một đặc điểm riêng và ảnh hưởng trực tiếp đến các BCTC vì vậy KTV cần phải nắm rõ để tránh mắc phải những rủi ro đáng tiếc.
- Tham quan nhà xưởng: Việc tham quan nhà xưởng, quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng sẽ giúp cho KTV có thể chứng kiến rõ về quy trình kinh doanh của khách hàng và đồng thời cũng cung cấp cho KTV một cái nhìn tổng thể về cơng việc kinh doanh của khách hàng.
Sau khi tìm hiểu, KTV sẽ thơng báo tình hình cơng ty khách hàng cho BGĐ của công ty và thông qua ý kiến của BGĐ: khơng nhận lời kiểm tốn khi tính độc lập khơng được đảm bảo, hoặc xét thấy không đủ năng lực phục vụ khách hàng… ngược lại, nhận lời kiểm tốn khi chắc rằng sẽ khơng vi phạm pháp luật và đạo đức nghề nghiệp, khi đó cơng ty sẽ thơng báo phí kiểm tốn cho bên khách hàng.
Nếu khách hàng chấp nhận mức phí mà cơng ty VDAC đưa ra thì 2 bên sẽ tiến hành ký hợp đồng kiểm toán.
4.1.1.2. Lập Hợp đồng kiểm toán
Dựa vào kết quả tìm hiểu chung của khách hàng, BGĐ sẽ đề nghị mức phí kiểm tốn, gửi thư báo giá đến cho khách hàng. Nếu khách hàng chưa đồng ý, hai bên cùng thương lượng giá phí kiểm tốn và chất lượng dịch vụ mang lại nhằm đi đến thoả thuận chung tạo cơ sở cho việc ký hợp đồng kiểm toán. Sau khi chấp nhận khách hàng thì cơng ty sẽ thực hiện các phần tiếp theo là tiến hành ký kết Hợp đồng kiểm toán đã được thiết kế sẵn và đi đến thống nhất các điều khoản về: Nội dung dịch vụ; luật định và chuẩn mực; trách nhiệm của hai bên; báo cáo kiểm tốn; thời hạn thực hiện; các điều khoản về phí kiểm tốn và xử lý khi tranh chấp hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng kiểm tốn, cơng ty kiểm tốn tiến hành phân cơng nhân sự cho cuộc kiểm tốn.
4.1.1.3. Phân cơng nhân sự cho c ̣c kiểm toán
56
kiểm toán của công ty khách hàng, trưởng nhóm kiểm toán sẽ là người có kinh nghiê ̣m trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiê ̣p để có thể điều phối được công viê ̣c của các trợ lý KTV trong nhóm. Nhóm kiểm toán làm viê ̣c với khách hàng thường bao gồm: 01 trưởng nhóm kiểm toán, 02 trợ lý kiểm toán, 02 rà soát bô ̣ phâ ̣n kiểm toán lần 2 và 01 thư ký trong quá trình kiểm toán. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề của khách hàng mà cơng ty sẽ có sự phân cơng nhân sự ít hơn hay nhiều hơn. Trong quá trình làm viê ̣c, các thành viên sẽ vâ ̣n du ̣ng kiến thức cũng như kỹ năng của mình, trao đổi, ho ̣c hỏi kinh nghiê ̣m cùng nhau để hoàn thành cuô ̣c kiểm toán. Bên ca ̣nh đó, trưởng nhóm luôn theo dõi, giám sát quá trình làm viê ̣c của các thành viên trong nhóm để đảm bảo cuô ̣c kiểm toán tiến hành hiê ̣u quả và