4.1.1 .Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
4.1.1.1 .Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Khi nhận được yêu cầu kiểm tốn từ khách hàng, KTV của cơng ty sẽ là người phụ trách đánh giá rủi ro có thể xảy ra trước khi tiến hành ký một hợp đồng kiểm tốn. Cơng ty cũng xem xét nguồn lực của mình xem xét khả năng về nguồn lực của mình kết hợp với thơng tin đã có của khách hàng để thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp. Tùy thuộc vào khách cũ hay khách hàng mới mà công ty thực hiện việc chuẩn bị kiểm toán khác nhau.
Đối với khách hàng cũ thì việc đánh giá mức rủi ro hợp đồng diễn ra ít thủ tục và ít phức tạp hơn là khách hàng mới. Khách hàng cũ thì KTV sẽ sử dụng hồ sơ thông tin của khách hàng từ những niên độ kiểm toán trước, xem xét lại và chấp nhận những thơng tin mới (nếu có thay đổi) và sẽ đánh giá lại mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với niên độ kế toán hiện hành, khách hàng cũ thì việc thực hiện được đánh giá bằng giấy tờ “chấp nhận khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”. Cịn đối với khách hàng mới thì khách hàng khi cần kiểm tốn sẽ liên hệ với công ty hoặc gửi thư thông báo đến cho cơng ty đề nghị thực hiện kiểm tốn niên độ tiếp theo của công ty họ. Khi nhận được lời đề nghị này thì ban lãnh đạo của công ty sẽ tiến hành xem xét một số vấn đề như: gửi thư đến KTV tiền nhiệm để biết lý do khơng tiếp tục làm kiểm tốn, có đầy đủ nhân sự có trình độ chun mơn, kinh nghiệm và các nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm tốn…..Cơng ty sẽ tiến hành phân cơng nhiệm vụ nhóm kiểm tốn có kinh nghiệm và cao cấp tìm hiểu các lý do kiểm toán của khách hàng như việc xác định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ, điều này liên quan đến số lượng bằng chứng cần thu thập. Sau đó, KTV sẽ bắt đầu thu thập thơng tin, tài liệu, phỏng vấn khách hàng và trả lời các câu hỏi theo mẫu đánh giá bằng giấy tờ “xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng”. Thu thập những thông tin cần thiết như về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin cơ sở pháp lý có liên quan, qua đó KTV có thể nắm bắt được khái qt tình hình cơng ty khách hàng. Các thông tin được thu thập như sau:
- Giấy phép thành lập và điều lệ công ty: Việc nghiên cứu tài liệu này giúp KTV hiểu được quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanh, cũng như cơ cấu tổ chức, hoạt động của khách hàng.
55
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng: Mỗi ngành nghề kinh doanh lại có một đặc điểm riêng và ảnh hưởng trực tiếp đến các BCTC vì vậy KTV cần phải nắm rõ để tránh mắc phải những rủi ro đáng tiếc.
- Tham quan nhà xưởng: Việc tham quan nhà xưởng, quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng sẽ giúp cho KTV có thể chứng kiến rõ về quy trình kinh doanh của khách hàng và đồng thời cũng cung cấp cho KTV một cái nhìn tổng thể về cơng việc kinh doanh của khách hàng.
Sau khi tìm hiểu, KTV sẽ thơng báo tình hình cơng ty khách hàng cho BGĐ của công ty và thông qua ý kiến của BGĐ: không nhận lời kiểm tốn khi tính độc lập khơng được đảm bảo, hoặc xét thấy không đủ năng lực phục vụ khách hàng… ngược lại, nhận lời kiểm tốn khi chắc rằng sẽ khơng vi phạm pháp luật và đạo đức nghề nghiệp, khi đó cơng ty sẽ thơng báo phí kiểm tốn cho bên khách hàng.
Nếu khách hàng chấp nhận mức phí mà cơng ty VDAC đưa ra thì 2 bên sẽ tiến hành ký hợp đồng kiểm toán.