T UẬN CHƢƠNG
4.3.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác quản lý và kiểm soát hàng tồn kho
+ Cơ sở đưa ra giải pháp
Với quy mô Công ty lớn như hiện nay, việc đảm bảo nguồn nguyên liệu phục vụ cho sản xuất cũng như quản lý chặt chẽ nguồn hàng sẵn có là việc không dễ dàng, tránh thất thoát và biển thủ hàng hoá luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với nhà quản trị. Hàng tồn kho ở Công ty thường bao gồm các khoản mục nguyên vật liệu, nguyên liệu – vật liệu phụ và thành phẩm.
Ngoài ra hàng tồn kho trong Công ty khá nhiều, Công ty tốn khá nhiều tiền cho chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm t nơi sản xuất đến kho bãi. Công tác quản lý và theo dõi hàng tồn kho vẫn chưa hợp lý, Công ty sử dụng nhiều nhân lực và thời gian để theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Cụ thể ở lô hàng giày Công ty nhập nhiều nguyên vật liệu để sản xuất nhưng qua đợt đặt hàng khác, khách hàng lại không đặt mẫu giày giống lô hàng trước khiến nguyên vật liệu ở lô hàng trước bị th a, nếu không có biện pháp xử lý thích hợp, khối lượng nguyên vật liệu sẽ bị tồn đọng gây ảnh hưởng đến công tác quản lý. Thêm vào đó những mặt hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm nhiều mặt hàng khác nhau với đặc điểm về tính chất và đều kiện bảo quản khác nhau, nếu không có cách thức xử lý đối với t ng mặt hàng thì sẽ gây tổn thất rất lớn cho Công ty.
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán nên cũng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, hơn nữa hàng tồn kho thường chiếm t trọng lớn so với tổng giá trị tài sản lưu động bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. Cần chú ý đến chất lượng, tình trạng hàng tồn kho cũng như việc hàng tồn kho được bảo quản cất giữ nhiều nơi khác nhau, nhiều đối tượng quản lý, gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng tồn kho, ngoài ra sự vận động của hàng tồn kho còn ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên Báo cáo tài chính. Chính những nguyên nhân trên đây đặt ra mục tiêu cấp thiết cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ cho sản xuất cũng như tiêu thụ, ngăn chặn hiện tượng mất mát, hao hụt, lãng phí trong kinh doanh.
+ Phương hư ng thực hiện giải pháp
Phương pháp thực hiện việc kiểm soát hàng tồn kho có rất nhiều cách em xin đề nghị một số cách cụ thể như sau:
Quản lý kiểm soát kho một cách chặt chẽ bằng cách tổ chức sắp xếp kho, phân chia t ng khu vực quản lý như hu A, B, C…có thể hiểu là Khu A là lô hàng giày, Khu B là lô hàng túi xách, hu C là nơi để nguyên vật liệu như da, đế…Nghĩa là trong khu A có các lô hàng A1, A2, A3…tương tự đối với khu B và khu C. hi sắp xếp và phân chia kho như vậy thủ kho sẽ dễ dàng quản lý cũng như xác định được vị trí cho t ng mặt hàng, lô hàng. Đối với loại hàng nào hay nguyên vật liệu nào được sử dụng
123
nhiều nhất, ta sẽ sắp xếp chỗ thuận tiện cho việc luân chuyển dễ dàng hơn. Việc này giúp cho công tác quản trị kho dễ dàng nhận biết, kiểm soát và quản trị kho.
Cần phải phân chia kho và đặt vị trí kho cho phù hợp với dây chuyền sản xuất của t ng nhà máy như kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, kho linh kiện, kho dụng cụ... Đối với nguyên vật liệu nên đặt vị trí kho gần nơi sản xuất, v a thuận tiện vận chuyển v a tiết kiệm được chi phí thuê kho bãi cũng như chi phí vận chuyển. Đối với thành phẩm nên đặt vị trí kho ở nơi thoáng, có diện tích rộng, công tác an ninh được đảm bảo và nếu thuê kho gần nhà máy thì sẽ giảm thiểu được nhiều chi phí liên quan. Thêm vào đó cần phải có biện pháp bảo quản như phun thuốc, sử dụng công nghệ nhiệt đối với t ng lô hàng cụ thể tránh trường hợp ẩm mốc, hư hại do các tác nhân bên ngoài.
Mỗi lô hàng nên lập thẻ kho theo mẫu số S12-DN của Bộ Tài Chính và lô hàng được niêm phong, trên giấy niêm phong có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, đóng mộc đỏ trên chứng t cũng như biên bản có liên quan, cần phân chia trách nhiệm quản lý rõ ràng cho t ng khu vực, kế toán nên quản lý chắc vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Hằng tháng, thủ kho sẽ tiến hành lập báo cáo tổng hợp tồn kho cho tháng đó, xác định những nguyên vật liệu hay lô hàng nào tồn quá lâu, lúc này ban quản trị của Công ty sẽ căn cứ vào đó để có biện pháp xử lý cụ thể cho t ng mặt hàng. Ví dụ đối với chỉ, da c n th a ở lô hàng trước có thể để lại kho k sau sản xuất tiếp, c n đối với một số loại nguyên vật liệu hay thành phẩm không sử dụng nữa Công ty có thể bán ra thị trường.
Hằng ngày căn cứ vào các chứng t phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...thủ kho sẽ sử dụng thẻ kho để theo dõi việc nhập, xuất, nguyên vật liệu, thành phẩm theo số lượng. Cuối ngày thủ kho cập nhật số lượng của t ng loại nguyên, vật liệu thành phẩm tồn trên thẻ kho, thủ kho sẽ sắp xếp chứng t , lập phiếu giao nhận chứng t và chuyển toàn bộ chứng t đã vào thẻ kho cho nhân viên phòng kế toán, đồng thời yêu cầu nhân viên phòng kế toán kiểm tra và ký xác nhận vào thẻ kho.
Lập kế hoạch định k kiểm kê kho theo tuần, tháng, quý hoặc năm dựa trên Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. Ngoài ra thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra bất thường, kiểm tra chéo do các phòng ban tổ chức nhằm đối chiếu, so sánh kết quả. Công ty cũng nên thuê kho bãi gần nơi sản xuất, tiết kiệm chi phí vận chuyển, sau khi kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu số lượng kiểm kê với số lượng trên Bảng kê hàng tồn kho cuối k nhằm đảm bảo số lượng hàng tồn kho trên sổ sách đúng với thực tế.
124 Mẫu thẻ kho:
Dựa vào mẫu số S12-DN về Thẻ kho: kế toán sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin về tên Đơn vị, địa chỉ Công ty, ngày lập thẻ, tờ số bao nhiêu cũng như tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, đơn vị tính và mã số của t ng loại hàng hoá sẽ được nhập vào kho. Cột (A) và cột (B) hướng dẫn ghi số thứ tự của t ng mặt hàng và ghi rõ ngày tháng hiện tại khi nhập hay xuất kho. Cột (C) và (D) sẽ cho biết số hiệu chứng t nhập hay xuất kho (ở đây có thể hiểu là phiếu nhập kho hay xuất kho). Cột (E) và (F) lần lượt mô tả diễn giải t ng loại mặt hàng hay nghiệp vụ phát sinh cụ thể và ngày nhập, xuất lô hàng đó. Cột (1) cho biết số lượng nhập trong k , cột (2) cho biết số lượng xuất trong k , cột (3) ghi nhận số lượng tồn kho cuối k tính theo công thức:
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Mẫu số S -DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ HO (SỔ HO) Ngày lập thẻ: ……..
Tờ số………
- Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư:………
- Đơn vị tính: ……… - Mã số: ……… Số TT Ngày, tháng Số hiệu chứng t Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối k x x - Sổ này có…….trang, đánh t trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ:…… gày tháng năm Ngƣời ghi sổ ý, họ tên ế toán trƣởng ý, họ tên Giám đốc ý, họ tên, đ ng ấu
125
Cột (G) yêu cầu kế toán phải ký xác nhận, nếu thẻ kho có t hai trang trở lên phải ghi rõ ở mục “Sổ này có…trang, đánh số t trang 01 đến số trang…”, ngày mở sổ là ngày nào. Người ghi sổ ký xác nhận, chuyển chứng t lên cho kế toán trưởng xem xét và ký, sau đó Giám đốc ký duyệt.
Mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá:
Định k hàng tháng, hàng quý hay hàng năm kế toán sẽ sử dụng Mẫu số 05 – VT để ghi nhận Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; kế toán sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin về tên Đơn vị, bộ phận nào được kiểm kê, thời gian kiểm kê. Lập ra ban kiểm kê gồm Trưởng ban kiểm kê (có thể là Giám đốc, Trưởng phòng tài chính, Trưởng phòng kinh doanh hay Kế toán trưởng), và hai u viên kèm theo (một là Phó phòng kế toán hay Phó phòng Kinh Doanh, và một là thư ký). Sau khi kiểm kê xong Ban Kiểm kê sẽ lập bảng kiểm kê nhằm đánh giá số lượng kiểm kê có đúng với số lượng trong sổ sách hay không cụ thể:
Số lượng tồn
126
Cột (A), (B), (C), (D) cho biết số thứ tự; tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư; mã số, đơn vị tính. Cột (1) cho biết đơn giá của mặt hàng được kiểm kê, Cột (2) cho biết số đơn vị tính. Cột (1) cho biết đơn giá của mặt hàng được kiểm kê, Cột (2) cho biết số lượng theo sổ kế toán, cột (3) ghi nhận thành tiền được tính theo công thức:
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Cột (4) ghi nhận số lượng theo kiểm kê, cột (5) ghi nhận thành tiền theo kiểm kê bằng cách lấy đơn giá ở cột (1) nhân cho số lượng ở cột (4). Cột (6), (7), (8), (9) thể hiện số lượng và số tiền chênh lệch th a hay thiếu sau khi kiểm kê:
- Nếu số lượng theo kiểm kê > số lượng theo sổ kế toán -> Th a vật tư, hàng hoá, lúc này sẽ ghi nhận vào phần chênh lệch th a, số lượng ở cột (6) bằng số lượng ở cột (4) – số lượng ở cột (2) và thành tiền ở cột (7) bằng thành tiền ở cột (5) – thành tiền ở cột (3).
- Nếu số lượng theo kiểm kê < số lượng theo sổ sách kế toán ->Thiếu vật tư, hàng hoá, lúc này sẽ ghi nhận vào phần thiếu, số lượng ở cột (8) bằng số lượng ở cột (2) – số lượng ở cột (4); thành tiền ở cột (9) bằng thành tiền ở cột (3) – thành tiền ở cột (5).
Phần cuối cùng đánh giá phẩm chất của mặt hàng ở cột số (10), (11), (12), tu t ng mức tiêu chuẩn đưa ra Ban kiểm kê sẽ đánh giá phẩm chất vật tư, thành phẩm còn tốt 100%, kém phẩm chất hay mất phẩm chất. Sau đó Trưởng Ban kiểm kê, thủ kho và kế toán trưởng ký xác nhận rồi trình lên cho Giám đốc ký, trường hợp thất thoát phải kịp thời tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra cách xử lý thích hợp.
Khi kiểm kê cũng cần chú ý đến các mặt hàng có thể bị giảm giá trị như thành phẩm bị hư hỏng, bị lỗi, hàng kém phẩm chất…, tránh nhầm lẫn trong việc xuất hàng cũng như đảm bảo uy tín của Công ty.
Xây dựng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho bằng mã vạch đang là một hướng đi mà rất nhiều Công ty hướng tới, sử dụng mã vạch trong hệ thống để nhận biết t ng mặt hàng, đánh dấu t ng lô hàng…Đây có thể xem là thiết bị kiểm kho hiệu quả bao gồm một phần cứng và phần mềm, công cụ tự động dựa trên quá trình theo dõi hàng tồn kho. Một máy quét được sử dụng để đọc mã vạch, dán mã vạch vào lô hàng, các thông tin mã hoá bằng mã vạch sẽ được theo dõi bởi một hệ thống máy tính trung tâm, Công ty nên hướng tới sử dụng những thiết bị hiện đại như trên. Bằng hệ thống wifi phủ sóng kín, dữ liệu được thu thập t phân xưởng truyền trực tiếp vào hệ thống xử lý trung tâm, giúp xử lý dữ liệu được nhanh chóng cập nhật đồng bộ cho toàn hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Yêu cầu của hệ thống gồm hệ thống wifi, thiết bị kiểm kho (chức năng đọc mã vạch), phần mềm dùng quyét và truyền dữ liệu theo thời gian thực, phần mềm nằm trên server dùng để thu thập dữ liệu.
127
+ Dự kiến hiệu quả đạt được
Việc xây dựng một hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ mang lại các lợi ích cho nhà quản trị và công tác kế toán trong Công ty như sau:
Không mất nhiều thời gian và công sức để theo dõi mà vẫn đảm bảo mang lại kết quả mong muốn, theo dõi chặt chẽ trên thẻ kho tránh trường hợp thủ kho nhầm lẫn trong vấn đề xuất và giao nhận hàng.
Thuê kho bãi gần nơi sản xuất v a tiết kiệm chi phí vận chuyển, v a đảm bảo cung cấp hàng kịp thời cho sản xuất ngay khi cần.
Đối chiếu sổ sách khớp nhau, hạn chế gian lận cũng như sai sót, tránh thất thoát cho Công ty, trường hợp có sự chênh lệch giữa sổ sách kế toán với Biên bản kiểm kê định k phải tiến hành điều tra nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát, đồng thời đưa ra phương hướng và cách thức xử lý phù hợp.
Xây dựng hệ thống kiểm soát bằng mã vạch mang lại hiệu quả như không mất quá nhiều thời gian chuẩn bị cho công tác kiểm kê kho, xác định thành phẩm và nguyên vật liệu hiện đang hiện hữutại kho, theo dõi địa chỉ giao nhận hàng thông qua hệ thống máy tính, giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp, giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ.
Việc dán mã vạch vào lô hàng giúp cho công tác kiểm kê kho được thực hiện nhanh chóng, truy tìm nguồn gốc thông qua mã vạch.
4.3.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác quản lý và n ng cao oanh thu, tăng lợi nhuận
+ Cơ sở đưa ra giải pháp
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn doanh thu cao và lợi nhuận tăng nhưng điều này không dễ dàng, nhất là trong thời buổi khủng hoảng kinh tế như hiện nay, có quá nhiều doanh nghiệp phải lâm vào tình trạng phá sản…Muốn lợi nhuận sau thuế tăng, Công ty nên có những chính sách nhằm tăng doanh thu thuần và hạn chế các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.
+ Phương hư ng thực hiện giải pháp
Một số giải pháp nhằm nâng cao doanh thu cho Công ty:
Lập bảng phân tích doanh thu theo t ng tháng nhằm xem xét các trường hợp tăng giảm bất thường, tính t lệ lãi gộp (lợi nhuận/doanh thu) của t ng tháng cũng như t ng năm để tìm ra các khoản bất thường đồng thời đưa ra nguyên nhân và phương pháp xử lý thích hợp. T lệ lãi gộp phản ánh mức lợi nhuận mà Công ty có được nhiều hay ít, phụ thuộc vào chiến lược phát triển thị trường, khả năng tiết kiệm chi phí và sức cạnh tranh của Công ty. Nếu trong tháng có sự biến động thì nhà quản trị cần so sánh với chỉ tiêu của các tháng trước đó, t đó đánh giá và nhận định t suất này tăng hay giảm.
128
Nếu tăng là do nguyên nhân nào tăng, tăng như vậy có tốt hay không, c n giảm là do nguyên nhân nào gây nên, tại sao lại có những khoản biến động như vậy. Lúc này Bộ phận quản lý cần xem xét lại tình hình thị trường trong thời gian gần đây, các chính sách của Công ty đã hợp lý chưa…Một số cách thức xử lý như nếu doanh thu tăng liên tục như vậy thì nên đẩy mạnh sản xuất thêm nhiều d ng sản phẩm, tăng cường chính sách xúc tiến hàng hoá… Ngược lại nếu doanh thu giảm cần xem xét lại chất lượng lô hàng, tại sao khách hàng lại trả lại, hoặc tìm ra nguyên nhân tại sao trong tháng đơn đặt hàng không nhiều….
Thứ nhất: Xây dựng và lựa chọn kết cấu sản phẩm hợp lý
Công ty nên thay đổi kết cấu sản phẩm hợp lý cụ thể là cải tiến, thiết kế ra những sản phẩm mới, đa dạng về mẫu mã như giày mũ bằng da kết hợp với đế cao su cách nhiệt, giày vải kết hợp với lông thú….tiến đến những mẫu mã gọn nh , nhiều chức năng như giày massage chân, không gây đổ mồ hôi chân, thoáng khí, đế giày êm…
Xây dựng kết cấu mặt hàng hợp với thị trường tiêu thụ ở nước ngoài, luôn cập nhật đồng thời tạo ra nhiều mẫu mã mới giới thiệu cho khách hàng, định hướng vào dòng sản phẩm giày trong nước, có quyết định thu h p hay mở rộng quy mô sản xuất t ng loại mặt hàng một cách chính xác và kịp thời.
Thứ hai: Xây dựng ch nh sách định giá linh hoạt