T UẬN CHƢƠNG
4.3.5. Giải pháp 5: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí
+ Cơ sở đưa ra giải pháp
Chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của Công ty bên cạnh doanh thu, không phải lúc nào doanh thu cao thì lợi nhuận cũng cao, mà vấn đề c n liên quan đến chi phí. Những khoản chi phí mà hầu hết bất cứ doanh nghiệp nào sản xuất cũng phải có đó là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí hoạt động tài chính…
+ Phương hư ng thực hiện giải pháp
Tập hợp các nguyên nhân gây ra biến động chi phí, xác định nguyên nhân nào là chủ yếu, Công ty nên đưa ra các dự báo về chi phí trong tháng, quý, năm để t đó có biện pháp cắt giảm chi phí cụ thể hơn, t đó có thể chuẩn bị trước nguồn tiền nhằm đảm bảo tránh trường hợp thiếu hụt.
Hàng tháng, nhà quản trị sẽ tiến hành đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán, nhằm xác định các chênh lệch, lập báo cáo gửi nhà quản trị cấp cao, tìm ra nguyên nhân tại sao lại có mức chênh lệch và giải thích, đồng thời đưa ra các kế hoạch cắt giảm chi phí, điều chỉnh chi phí chỉ ở trong một hạn mức nhất định.
-Về giá vốn hàng bán: Nền kinh tế đang khó khăn, các khoản chi phí đều tăng cao, Công ty nên thương lượng với nhà cung cấp về số lượng hàng mua, những chính sách hưởng ưu đãi, chính sách chiết khấu, hay mua hàng trả chậm…để giảm thiểu một cách tốt nhất các khoản chi phí không cần thiết.
-Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Công ty nên chú ý đến 2 khoản chi phí này, vì đây là khoản chi phí hầu như bắt buộc phải có, công ty cũng cần chú ý đến các loại chi phí có thể xảy ra biến động như khoản hoa hồng, quảng cáo, chi phí tiếp khách. Biện pháp cắt giảm tối ưu cần phải nhận diện, phân loại những khoản chi nào thật sự không cần thiết, đưa ra so sánh nếu cắt giảm thì có lợi như thế nào, nếu không cắt giảm thì thiệt hại ra sao…Có thể tiết kiệm đồ dùng văn ph ng phẩm cho nhân viên như sử dụng giấy in hai mặt khi in những chứng t lưu hành nội bộ, cắt giảm bớt chi phí điện, máy lạnh theo t ng phòng (nếu cần)…cần xây dựng rõ ràng định mức cho t ng khoản chi phí.
-Về chi phí hoạt động tài chính: Khoản chi phí này chủ yếu liên quan đến lãi vay ngắn hạn, dài hạn hoặc liên quan đến mức chênh lệch t giá. Công ty nên yêu cầu ngân hàng cho hưởng những khoản ưu đãi trong vấn đề vay vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh, cam kết đảm bảo trả nợ gốc và lãi đúng hạn, sử dụng hoá đơn mua hàng và bán hàng đi vay ngân hàng. Thẩm định, xác nhận với ngân hàng là lô hàng có khả năng thanh toán, đối với những khoản chênh lệch t giá Công ty nên lập dự phòng cho khoản này, xây dựng một hệ thống và cách thức cụ thể để tránh được những rủi ro t giá.
134
Lập bảng dự toán về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo t ng tháng, quý, năm nhằm ước tính số tiền chi phí phát sinh trong k nhằm tránh sử dụng lãng phí đồng thời cân đối được các khoản chi trong k , hạn chế chi phí ở mức thấp nhất.
Bảng 4.1: BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ BH VÀ CHI PHÍ QLDN
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1.Số lượng sản phẩm tiêu thụ 2.Định mức biến phí BH + QLDN 3.Tổng biến phí BH + QLDN dự kiến 4.Dự phòng nợ phải thu khó đ i (nếu có) 5.Định phí BH + QLDN
- Tiền lương
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí quảng cáo - Bảo hiểm
-Thuê tài sản
- Trích trước chi phí sữa chữa lớn (nếu có)
6.Tổng định phí BH + QLDN dự kiến 7.Tổng chi phí BH + QLDN dự kiến
8.Chi phí ngoài sản xuất không bằng tiền 9.Chi phí ngoài sản xuất bằng tiền
Ngoài ra Công ty cũng có thể nghĩ đến việc đa dạng hoá sản phẩm như sản xuất thêm các sản phẩm, mở rộng thêm những dây chuyền sản xuất tương tự, cụ thể như Công ty chỉ làm theo đơn đặt hàng giày, túi xách, bây giờ có thể sản xuất thêm dép sandal, giày búp bê…phù hợp với thị hiếu của t ng thị trường. Mục đích chủ yếu là tận dụng nguồn nguyên liệu và trang thiết bị hiện có để tạo ra các sản phẩm đa dạng hơn và tiết kiệm chi phí.
Khi nhập nguyên vật liệu t nước ngoài về để tiết kiệm chi phí Công ty có thể tham gia hoặc liên kết cùng những Công ty khác tạo ra các nhóm mua hàng cùng mua nguyên vật liệu giống nhau.
135
+ Dự kiến hiệu quả đạt được
Giảm thiểu được những chi phí không đáng có, tiết kiệm chi phí chung cho doanh nghiệp, chi phí giảm đồng nghĩa với việc lợi nhuận tăng, tránh lãng phí cho Công ty, nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
Việc tạo nhóm mua hàng giúp Công ty tiết kiệm chi phí mua hàng, v a được chiết khấu nhận được khoản chiết khấu thương mại, lựa chọn được nhiều mẫu mã chất lượng tốt.