T UẬN CHƢƠNG
4.3.2. Giải pháp 2: Tin học hoá công tác kế toán trên máy tính
+ Cơ sở đưa ra giải pháp
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng tin học hoá vào trong công tác kế toán, với quy mô rộng lớn của Công ty như hiện nay việc không sử dụng phần mềm kế toán, khiến các kế toán viên cũng như kế toán trưởng thường quá tải công việc vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hay cuối năm.
115
+ Phương hư ng thực hiện giải pháp
Công ty có thể sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012, phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, hay sử dụng phần mềm kế toán EXACT…Việc sử dụng phần mềm kế toán tốn một khoản chi phí không lớn, ngoài ra giảm thiểu được khối lượng công việc nên là giải pháp ưu tiên cho ph ng kế toán, kế toán có thể dùng thử bản quyền của phần mềm MISA SME.NET 2012, chắc chắn sẽ thấy rõ ưu điểm khi áp dụng vào kế toán, không phải vất vả như khi sử dụng Excel. Dưới đây sinh viên xin giới thiệu phần mềm MISA SME.NET 2012 mà Công ty có thể sử dụng thử.
Lý do Công ty nên sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012:
Phần mềm MISA SME.NET 2012 cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất như Thông tư 28/2011/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, các thông tư mới nhất về thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp. Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, thông tư 244/2009/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp. Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và 48/2006/QĐ-BTC về Chế độ kế toán cho tất cả doanh nghiệp và Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và v a, thông tư 138/2011/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và v a.
Quản lý hiệu quả m hình đ hi nhánh nhiều chi nhánh, Công ty con cùng nhập liệu, hạch toán trên một tệp dữ liệu đặt trên Internet hoặc mạng WAN dùng riêng mà vẫn đảm bảo tính độc lập, công tác an ninh, an toàn và tốc độ. Tổng Công ty có thể kiểm soát số liệu, báo cáo của các chi nhánh bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào, tự động lập Báo cáo tài chính hợp nhất của các chi nhánh và Công ty con, rất thích hợp với quy mô của Công ty hiện nay.
Tính giá thành theo nhiều phương pháp: hỗ trợ tính giá thành cho đơn hàng, hợp đồng, sản xuất liên tục theo nhiều phương pháp giản đơn, hệ số, t lệ…Hỗ trợ phân bổ chi phí sản xuất theo nhiều tiêu thức khác nhau như Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp…
Phân tích tài chính: tự động tính toán và hiển thị các chỉ số tài chính như khả năng thanh toán, khả năng sinh lời…giúp nhà quản trị nắm được tình hình tài chính thực tế của Công ty, ra quyết định kịp thời thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp báo cáo quản trị nhằm kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Quản lý cổ đ ng inh hoạt, lập dự toán ngân sách, quản lý thu chi hiệu quả như phần mềm sẽ cảnh báo khi chi quá dự toán ngân sách, điều chuyển luồng tiền một cách hiệu quả, quản lý hoạt động thanh toán bằng thẻ tín dụng, kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch, hỗ trợ nộp hồ sơ khai thuế qua mạng.
116
Giá cả c a phần mềm MISA SME.NET 2012 hợp lý khoảng 10 triệu đồng một phiên bản, dịch vụ chăm sóc khách hàng của MISA SME.NET 2012 lại rất tốt hơn nữa đã có khoảng 30.000 doanh nghiệp đã sử dụng nên Công ty có thể yên tâm về phần mềm này.
*Cách thức sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012
Cài đặt phần mềm: Bư c 1: Công ty có thể mua phiên bản của phần mềm MISA SME.NET 2012 hoặc downloads về dùng thử. Sau đó nhấn nút cài đặt MISA SME.NET, xuất hiện hộp thoại yêu cầu cài đặt
Microsoft.NET.Framework 3.5 SP1, đây là thành phần cần thiết để chạy được MISA SME.NET 2012, nhấn nút Install để cài đặt
Microsoft.NET.Framework 3.5 SP1.
Bư c 2: Xuất hiện hộp thoại thông báo về việc cài đặt, nhấn tiếp nút “Next”
Bư c 3: Xuất hiện Giấy phép sử dụng phần mềm, đọc kỹ đối với yêu cầu người
117
Bư c 4: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu sử dụng thông tin, nhập tên người sử dụng
vào User Name và tên Công ty vào phần Company Name, sau đó nhấn nút Next
Bư c 5: Xuất hiện màn hình cho phép kiểu cài đặt như:
Client and Server: máy tính đóng vai tr v a là máy chủ, v a là máy trạm khi sử dụng MISA SME.NET 2012.
Client only: máy tính của người sử dụng sẽ đóng vai tr là máy trạm khi sử dụng MISA SME.NET 2012, tu chọn này cho phép người sử dụng truy cập và làm việc với dữ liệu nằm trên máy tính khác.
Server only: Máy tính của người sử dụng sẽ đóng vai tr là máy chủ khi sử dụng MISA SME.NET 2012, dữ liệu được tạo và lưu trữ trên máy tính người sử dụng, các máy tính khác có thể truy cập và làm việc trên máy tính với dữ liệu này.
Chọn kiểu cài đặt phù hợp với yêu cầu sử dụng, sau đó nhấn nút Next.
Bư c 6: Lựa chọn loại cài đặt, có hai loại đó là Complete – cài đặt tất cả tính
năng cần thiết tu theo hình thức cài đặt đã chọn hoặc Custom – cho phép người sử dụng cài đặt phần mềm muốn cài.
118
Bư c 7: Màn hình hiển thị thư mục cài đặt MISA SME.NET 2012 trên máy tính,
nhấn nút Change nếu muốn thay đổi thư mục cài đặt, sau đó nhấn Next
Bư c 8: Màn hình hiển thị lại các thông tin mà người sử dụng đã thiết lập, nhấn
119
Bư c 9: Tiến trình cài đặt xuất hiện màn hình, sau đó màn hình sẽ xuất hiện như
hình dưới, click chọn Chạy MISA SME.NET 2012, sau đó nhấn nút Finish để kết thúc việc cài đặt.
Cách sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012:
Bư c 1: Vào Start -> Programs -> MISA SME.NET 2012 -> MISA SME.NET
2012 hoặc nhấp đúp vào màn hình MISA SME.NET 2012 trên màn hình Desktop.
Bư c 2: Hiện lên bảng đăng nhập ->
Sau đó chọn nút Hu bỏ -> Click chọn vào nút Tạo dữ liệu kế toán mới
Bư c 3: Trên màn hình sẽ xuất hiện lên giao diện Tạo mới dữ liệu kế toán, cho biết quá trình tạo dữ liệu kế toán trên phần mềm MISA SME.NET 2012 -> Nhấn nút Tiếp theo để tiếp tục thực hiện lệnh
Bư c 4: Chọn máy chủ để lưu trữ dữ
liệu, click vào ô tu chọn nếu chọn tên máy chủ là tên khác -> Nhấn nút Tiếp theo
Bư c 5: Chọn loại dữ liệu kế toán, click
chọn tạo mới t đầu đối với trường hợp mới cài đặt phần mềm, chọn tạo mới dữ liệu t năm trước đối với trường hợp đã có dữ liệu trước -> Nhấn nút Tiếp theo.
120
Bư c 6: Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán trong đó đặt tên cho dữ liệu kế toán, nơi
lưu dữ liệu kế toán, nhấp nào nút ba chấm ở bên cạnh để chọn nguồn lưu -> Nhấp nút tiếp theo
Bư c 7: hai báo đầy đủ thông tin về
doanh nghiệp như tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại…-> Nhấn nút Tiếp theo
Bư c 8: Nhập đầy đủ họ và tên của người
ký các giấy tờ có liên quan như Giám đốc, kế
toán trưởng, thủ quỹ, người lập báo cáo… -> Nhấn nút Tiếp theo.
Bư c 9: Nhập vào giao diện thiết lập năm kế toán đầy đủ thông tin như năm tài
chính, ngày hạch toán -> Nhấn nút Tiếp theo
Bư c 10: Chọn đồng tiền hạch toán, ở đây đồng tiền hạch toán là VND -> Nhấn
nút Tiếp theo
Bư c 11: Chọn chế độ kế toán quyết định 15/2006/QĐ-BTC đối với các doanh
nghiệp lớn và quyết định 48/2006/QĐ-BTC đối với các doanh nghiệp nhỏ và v a. Sau đó chọn lĩnh vực Công ty hoạt động như thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây lấp -> Nhấn nút Tiếp theo.
Bư c 12: Tu chọn lập hoá đơn, hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho -> Nhấn nút Tiếp theo.
Bư c 13: Chọn một trong bốn phương pháp tính giá xuất kho như bình quân cuối
k , bình quân tức thời, đích danh, nhập trước xuất trước ->Nhấn nút Tiếp theo.
Bư c 14: Kiểm tra dữ liệu đúng hay sai rồi nhấn nút thực hiện tạo dữ liệu
Bư c 15: Chọn nút Đồng ý trên ô đăng nhập, giao diện màn hình MISA
121
Bư c 16: Tiến hành nhập vào phần danh mục nằm bên góc trái màn hình về tài
khoản ngân hàng, danh mục khách hàng, nhân viên….Nhập vào phần nghiệp vụ số dư ban đầu, chọn Hệ thống -> Tu chọn -> Điều chỉnh các thông tin và dữ liệu cho thích hợp.
Bư c 17: Tiến hành nhập dữ liệu vào t ng phân hệ bên dưới góc trái màn hình
MISA SME.NET 2012, lưu ý đến ngày tháng hạch toán, tên khách hàng, mã khách hàng, số tiền…Số tiền khi nhập vào phải khớp với số tiền trên t ng hoá đơn. Cuối tháng tiến hành hạch toán giá xuất kho, tính khấu hao TSCĐ, hạch toán lương và chi trả lương…Sau đó vào phân hệ Tổng hợp -> Kế chuyển lãi lỗ -> Lúc này phần mềm sẽ tự động cập nhật lãi lỗ, lên đầy đủ các loại báo cáo phát sinh trong k .
+ Dự kiến hiệu quả đạt được
Sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 nói riêng và các phần mềm kế toán khác nói chung mang lại những ưu điểm như sau:
Khối lượng công việc của kế toán được giảm bớt, hạn chế được quá trình sai sót khi nhập liệu, phần mềm tự động cập nhật các Thông tư, quyết định mới nhất của Bộ Tài Chính
Không mất quá nhiều thời gian cho việc tính toán, cuối tháng phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo cần thiết cũng như tự động cập nhật các sổ sách liên quan, kế toán chỉ việc kiểm tra và in sổ.
Giúp nhà quản trị quản lý hiệu quả, nắm bắt chính xác tình hình tài chính của Công ty một cách nhanh chóng, không mất nhiều thời gian, đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hoạch định chiến lược cụ thể và lâu dài.
122