T UẬN CHƢƠNG
3.1.5.1. Đặc điểm và cách xác định kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng phát sinh trong Công ty thường là những chi phí liên quan đến quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển hàng hoá, phí CFS (phí bốc xếp hàng, bảo quản hàng ở cảng), chi phí giao nhận hàng hoá, chi phí vận chuyển lẻ hay như chi phí giao nhận nhập khẩu (phí mở bill)…
Căn cứ vào t ng lô hàng cũng như phát sinh những khoản chi phí cần thiết cho việc bán hàng, nhân viên Phòng Kinh Doanh sẽ tiến hành tập hợp các hoá đơn, chứng t gửi về Phòng Kế toán để hạch toán. Phòng Kế toán sẽ căn cứ vào những chứng t trên và ghi nhận các bút toán phát sinh trong k .
3.1.5.2. Chứng từ sử dụng
Hoá đơn bán hàng Phiếu chi
Biên lai nộp phí
3.1.5.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 6411 ghi nhận chi phí giao nhận nhập khẩu giày
Tài khoản 6412 ghi nhận chi phí CFS (phí bốc hàng, bảo quản hàng ở cảng) giày
Tài khoản 6413, 6414 ghi nhận chi phí vận chuyển Tài khoản 6415 ghi nhận chi phí vận chuyển lẻ
68 Tài khoản 6416 ghi nhận chi phí khác
Tài khoản 6417 ghi nhận chi phí giao nhận nhập khẩu đối với túi xách Tài khoản 6418 ghi nhận chi phí CFS đối với túi xách
3.1.5.4. Sổ sách kế toán sử dụng
Chứng t ghi sổ
Sổ chi tiết tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6416, 6417, 6418 Sổ cái tài khoản 641
3.1.5.5. Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tài khoản 641 tại Công ty
hi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, nhân viên Ph ng inh Doanh sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng chi tiền để thanh toán các khoản chi phí, sau khi đã thanh toán và nhận được hóa đơn về nhân viên kinh doanh sẽ lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo hóa đơn.
Khi nhận được chứng t liên quan đến chi phí bán hàng do Phòng Kinh doanh chuyển sang, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào Excel như số hoá đơn, tên khách hàng, mã số thuế, ngày phát sinh chứng t , số tiền…hạch toán chi tiết vào t ng tài khoản 6411, 6412, 6413…Sau đó kế toán tiến hành lên chứng t ghi sổ, lập phiếu chi và kế toán sẽ tiến hành ghi nhận vào sổ riêng các khoản đã chi.
Đối với những khoản tạm ứng, sau khi nhận được chứng t do Phòng Kinh Doanh chuyển sang, căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng kế toán sẽ tiến hành hoàn nhập quỹ số tiền tạm ứng nếu số tạm ứng lớn hơn số thực tế chi, đồng thời theo dõi vào sổ chi tiết, ngược lại sẽ thanh toán bổ sung. Sau khi tất cả các chứng t , sổ sách đã khớp nhau kế toán tiến hành lập sổ cái tài khoản 641 thông qua Excel, cuối tháng kế toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí bán hàng qua tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Chứng t gốc: Bảng thanh toán tạm ứng, phiếu chi
hóa đơn GTGT
Lập chứng t ghi sổ
Sổ chi tiết tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6416,
6417, 6418
Sổ cái tài khoản 641 Bảng cân đối phát
sinh, Báo cáo tài chính
Nhập vào Excel
Nhập vào Excel
Nhập vào Excel
69
3.1.5.6. Phƣơng pháp hạch toán kế toán chi phí bán hàng trong tháng năm 2012
*Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong tháng 12/2012
+Ghi nhận chi phí bốc hàng và giao nhận hàng ở cảng (6412)
Kế toán sử dụng tài khoản 6412 để hạch toán chi phí bốc hàng và giao nhận hàng ở cảng, và sử dụng tài khoản đối ứng là 141 – tạm ứng chi tiết cho t ng khách hàng.
(1) Ngày 2/12/2012 Công ty bốc hàng lên Cảng Cát Lái cho lô hàng INV.46.30.31 khi xuất cho Promiless SNC, căn cứ vào tờ khai hải quan số 5511 kế toán lên chứng t ghi sổ số T12-CTGS-148-PC và ghi nhận: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 20.987.600 Nợ 1331 2.098.760
Có 1411PC 23.086.360
(2) Ngày 5/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-148-DP do Công ty bốc hàng lên tàu cho lô hàng INV.1211.TBSDC của DC Shoes, dựa vào tờ khai hải quan số 5513 kế toán ghi nhận như sau: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 12.805.699 Nợ 1331 1.280.570
Có 1411DP 14.086.269
(3) Ngày 8/12/2012 kế toán ghi nhận chi phí vận chuyển hàng ra cảng lô hàng INV.1132.TBSSM của Skercher mẫu, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-148-SM kế toán hạch toán như sau: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 35.000.897 Nợ 1331 3.500.090
Có 1411SK 38.500.987
(4) Ngày 13/12/2012 Công ty phát sinh chi phí bốc hàng của lô hàng INV.87.66.11 cho khách hàng Sant Rubber, kế toán lập chứng t ghi sổ số T12-CTGS- 148-SR đồng thời ghi nhận: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 18.999.896 Nợ 1331 1.899.990
Có 1411SR 20.899.886
(5) Ngày 20/12/2012 Công ty giao hàng tại kho CFS Sagawa cho lô hàng INV.12.TBS.DP01 của DC Shoes, căn cứ tờ khai 5114 kế toán lập chứng t ghi sổ số T12-CTGS-148-DP đồng thời ghi nhận: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
70 Nợ 6412 14.009.876
Nợ 1331 1.400.988
Có 1411DP 15.410.864
(6) Ngày 26/12/2012 kế toán ghi nhận khoản chi phí bốc hàng lên tàu cho Sant Rubber theo INV.88.67.12, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-148-SR kế toán hạch toán: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 20.789.056 Nợ 1331 2.078.906
Có 1411SR 22.867.962
(7) Ngày 31/12/2012 kế toán ghi nhận khoản chi phí bốc hàng lên tàu khi xuất bán lô hàng theo HĐX số 77.HDX .45DC cho DC Shoes, căn cứ chứng t ghi sổ T12-CTGS-148-DC kế toán định khoản như sau: (sổ chi tiết tài khoản 6412)
Nợ 6412 35.186.360 Nợ 1331 3.518.636
Có 1411DC 38.704.996
+ Ghi nhận chi phí giao nhận, chi phí vận chuyển khác
Kế toán sử dụng các tài khoản 6411, 6413, 6414, 6415, 6416, 6417, 6418 để ghi nhận các khoản chi phí bán hàng phát sinh chi tiết cho t ng đối tượng, đồng thời kế toán cũng sử dụng các tài khoản tạm ứng (1414, 1411) hay tài khoản phải trả người bán (33112, 33152) để chi tiết cho t ng khách hàng.
(1) Ngày 2/12/2012 phát sinh khoản phí cước tàu vận chuyển ở cảng Cát Lái cho lô hàng INV.46.30.31 xuất cho Promiles SNC, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS- 125-PC, chưa thanh toán cho người bán số tiền trên hoá đơn là 2.567.952đ, thuế GTGT 10% kế toán ghi nhận: (sổ chi tiết tài khoản 6413)
Nợ 6413 2.567.952 Nợ 1331 256.795
Có 33152PC 2.824.747
(2) Ngày 5/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-125-DP, kế toán ghi nhận khoản tiền phải trả phí cước tàu khi vận chuyển lô hàng INV.1211.TBSDC của DC Shoes, với tổng số tiền đã bao gồm thuế GTGT là 1.078.790đ; đồng thời hạch toán:
Nợ 6413 978.900 Nợ 1331 97.890
71
(3) Ngày 9/12/2012 kế toán ghi nhận khoản phí vận chuyển tàu tại Tân Cảng (HCM) theo hợp đồng xuất khẩu số 098.HDXK.112IV xuất cho Sammy, căn cứ vào chứng t ghi sổ số T12-CTGS-125-SA và định khoản:
Nợ 6413 1.899.987 Nợ 1331 189.999
Có 33152SA 2.089.986
(4) Ngày 15/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-125-PS, kế toán ghi nhận khoản chi phí trả tiền cước tàu khi xuất hàng cho Philip Simon theo INV.09.TBSPS với số tiền trên hoá đơn là 1.987.655đ, thuế GTGT 10 như sau:
Nợ 6413 1.987.655 Nợ 1331 198.766
Có 33152PS 2.186.421
(5) Ngày 19/12/2012 căn cứ vào chứng t ghi sổ số T12-CTGS-30, dựa vào Bảng thanh toán tạm ứng ngày 18/12/2012 và hoá đơn GTGT số 564 kế toán tiến hành ghi nhận chi phí DHL của VMSC với số tiền là 41.950.864đ, thuế GTGT 10 như sau:
(sổ cái tháng 641)
Nợ 64113 41.950.864 Nợ 1331 4.195.086
Có 1414 46.145.950
(6) Ngày 19/12/2012 Công ty ký hợp đồng Bảo hiểm hàng hoá vận chuyển nhập khẩu với Công ty Bảo Việt Bình Dương, hợp đồng số BDU.D06.HĐB.12.HD15 với tổng số tiền là 112.725.000đ, kế toán tiến hành ghi nhận như sau:
Nợ 6414 112.725.000
Có 33152 112.725.000
(7) Ngày 20/12/2012 tạm ứng chi trả tiền chi phí giao nhận nhập khẩu túi xách, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-78 kế toán hạch toán như sau: (sổ cái tháng 12/2012)
Nợ 6417 96.385.000 Nợ 1331 9.638.500
Có 1411 106.023.500
+ Cùng ngày 20/12/2012 kế toán ghi nhận khoản chi phí bốc xếp, giao nhận hàng ở cảng đối với túi xách, kế toán lập cùng chứng t ghi sổ số T12-CTGS-78 và hạch toán như sau:
72 Nợ 6418 103.599.998
Nợ 1331 10.359.999
Có 1411 113.959.997
(8) Ngày 24/12/2012 Công ty phát sinh chi phí cước tàu tại cảng Cát Lái cho lô hàng INV.011.77.TBS.90 khi bán cho khách hàng Skerchers, căn cứ chứng t ghi sổ T12-CTGS-125-SK với tổng số tiền cần phải thanh toán là 855.407đ, kế toán tiến hành ghi nhận:
Nợ 6413 777.643 Nợ 1311 77.764
Có 33152SK 855.407
(9) Ngày 25/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ T12-CTGS127, kế toán ghi nhận khoản chi phí giao nhận hàng hoá tại cảng phát sinh trong tháng 12/2012, với tổng số tiền là 542.021.269đ đồng thời hạch toán: (sổ cái tài khoản 641)
Nợ 6411 542.021.269
Có 1411 542.021.269
(10) Ngày 27/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-167 kế toán tiến hành hạch toán chi phí vận chuyển cont phát sinh trong tháng 10+11+12/2012 với số tiền là 1.304.210.000đ, chưa thanh toán cho người bán, thuế GTGT 10%, kế toán định khoản như sau: (sổ cái tài khoản 6414)
Nợ 6414 1.304.210.000 Nợ 1331 130.421.000
Có 33152 1.434.631.000
(11) Ngày 27/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-28-CO-06 kế toán tiến hành ghi nhận khoản chi phí vận chuyển hàng cho Công ty Coach VN với số tiền 341.876đ, thuế GTGT 10% và hạch toán như sau:
Nợ 6413 341.876 Nợ 1331 34.188
Có 33152CO 376.064
(12) Đến ngày 28/12/2012 căn cứ vào biên lai thanh toán cước phí vận chuyển hàng nhập tháng 11/2012, Công ty yêu cầu Ngân hàng Agribank lập u nhiệm chi thanh toán cho Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Bưu điện TP.HCM với số tiền là 276.314.835đ, kế toán phản ánh: (Phụ lục 8)
73 Nợ 33152 276.314.835
Có 1121 276.314.835
(13) Ngày 28/12/2012 Ngân hàng Agribank th a lệnh của Công ty viết u nhiệm chi thanh toán phí bảo hiểm hợp đồng ngày 19/12/2012
Nợ 33152 112.725.000
Có 1121 112.725.000
(14) Ngày 30/12/2012 kế toán ghi nhận khoản chi phí vận chuyển lẻ phát sinh trong tháng 12/2012, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-22 kế toán hạch toán như sau:
Nợ 6415 346.510.000 Nợ 1331 34.651.000
Có 1411 381.161.000
Ngày 31/12/2012 kế toán kết chuyển các khoản chi phí vận chuyển, chi phí CFS, chi phí giao nhận…sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh: (CT-
KC, sổ cái tài khoản 641)
Nợ 911 3.648.137.317 Có 6411 661.400.030 Có 6412 689.937.718 Có 6413 355.703.881 Có 6414 1.304.210.000 Có 6415 346.510.000 Có 6416 90.390.690 Có 6417 96.385.000 Có 6418 103.599.998
Kế toán tổng hợp chứng t ghi sổ, lên sổ chi tiết và tổng hợp lên sổ cái tài khoản 641
74
Sơ đồ 3.8: Sơ đồ hạch toán kế toán chi phí bán hàngtháng 12/2012 tại Công ty
141, 331 911 6412 689.937.718 689.937.718 6415 346.510.000 346.510.000 6416 90.390.690 90.390.690 6418 103.599.998 103.599.998 6413 355.703.881 355.703.881 6417 96.385.000 96.385.000 6411 661.400.030 661.400.030 6414 1.304.210.000 1.304.210.000
75
Nhận xét:
Bảng 3.4: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng tháng 12/2012 tại Công ty
Khoản mục Số tiền %
1/ Chi phí giao nhận (6411) 661.400.030 18,13 2/ Chi phí bốc hàng và giao nhận
hàng tại cảng (6412) 689.937.718 18,91
3/ Chi phí vận chuyển (6413) 355.703.881 9,75 4/ Chi phí vận chuyển cont (6414) 1.304.210.000 35,75 5/ Chi phí vận chuyển lẻ (6415) 346.510.000 9,50 6/ Chi phí vận chuyển khác (6416) 90.390.690 2,48 7/ Chi phí giao nhận túi xách (6417) 96.385.000 2,64 8/ Chi phí bốc hàng và giao nhận
hàng tại cảng đối với túi xách (6418) 103.599.998 2,84
TỔNG CỘNG 3.648.137.317 100
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ tổng hợp chi phí bán hàng tháng 12/2012 tại Công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán) 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6417 6418 661400030.0 689937718.0 355703881.0 1304210000.0 346510000.0 90390690.0 96385000.0 103599998.0 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6417 6418
76
Nhìn vào biểu đồ 3.4 có thể thấy điều rõ ràng chi phí vận chuyển cont tháng 10+11+12/2012 cao nhất với 1.304.210.000đ tương ứng với 35,75% so với tổng chi phí bán hàng trong tháng, cần phải giảm chi phí này xuống mức thấp hơn. T trọng của chi phí giao nhận và chi phí bốc hàng, giao nhận hàng tại cảng lần lượt là 18,13% và 18,91%, thấp hơn có chi phí vận chuyển là 9,75 tương ứng với số tiền là 355.703.881đ. Trong tháng Công ty c n phát sinh thêm chi phí vận chuyển lẻ là 346.510.000đ tương ứng với 9,5%, ngoài ra chi phí bán hàng trong Công ty còn có thêm khoản chi phí giao nhận túi xách, chi phí bốc hàng và giao nhận hàng tại cảng đối với túi xách lần lượt chiếm 2,64%, 2,84% so với tổng chi phí bán hàng trong tháng.Mặt khác chi phí bán hàng tháng 12/2012 so với tháng 11/2012 tăng 1.642.547.218đ, nguyên nhân do tháng 12/2012 Công ty có nhiều đơn hàng, nên phí vận chuyển cũng sẽ tăng cao, Công ty phát sinh khá nhiều các khoản chi phí vận chuyển, điều này chưa thật sự tốt. Doanh thu tăng cao nhưng chi phí cũng tăng cao không kém, điều này làm cho lợi nhuận có thể giảm xuống. Ban lãnh đạo trong Công ty cần phải có những chiến lược cụ thể, nhất định nhằm giảm thiểu chi phí không cần thiết xuống.
3.1.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
3.1.6.1. Đặc điểm và cách xác định kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty phát sinh t các khoản thanh toán tiền lương cho nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho văn phòng, chi phí nhân viên quảng cáo – phát triển thương hiệu, phí đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chi phí mua văn ph ng phẩm, tiền điện thoại, tiền tiếp khách…
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà hầu hết các doanh nghiệp nào khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải có, khoản chi phí này khá quan trọng trong mô hình tổ chức và điều hành doanh nghiệp, đôi khi nó cũng đóng góp không nhỏ vào lợi nhuận sau thuế của Công ty. hi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sẽ hạch toán treo trên tài khoản 33154 hoặc 21444 hay thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Vì các khoản tiền chi cho chi phí quản lý doanh nghiệp đều lớn nên không thể chi tiền mặt trực tiếp (nếu chi trực tiếp sẽ không được khấu tr thuế đầu vào).
3.1.6.2. Chứng từ sử dụng
Phiếu chi
Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương Hoá đơn GTGT, u nhiệm chi
Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ… Bảng phân bổ và trích khấu hao TSCĐ
77
3.1.6.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 6421 ghi nhận chi phí quản lý nhân viên (lương và các khoản trích theo lương)
Tài khoản 6423 ghi nhận chi phí hành chính
Tài khoản 6424 ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho văn ph ng Tài khoản 6425 ghi nhận phí ngân hàng
Tài khoản 6426 ghi nhận chi phí quảng cáo và phát thanh truyền hình Tài khoản 6427 ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài
Tài khoản 6428 ghi nhận chi phí bằng tiền khác
3.1.6.4. Sổ sách kế toán sử dụng
Chứng t ghi sổ
Sổ chi tiết các tài khoản 6421, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 Sổ cái tài khoản 642
3.1.6.5. Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 3.9: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tài khoản 642 tại Công ty
Sổ chi tiết tài khoản 6421, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428
Sổ cái tài khoản 642 Bảng cân đối phát
sinh, Báo cáo tài chính Chứng t gốc: Phiếu
chi, u nhiệm chi, hoá đơn GTGT, Bảng lương… Lập chứng t ghi sổ Nhập vào Excel Nhập vào Excel Nhập vào Excel Nhập vào Excel Đối chiếu
78
+ Đối v i tài khoản 6421 – Chi phí quản lý nhân viên
Tài khoản 6421 được kế toán sử dụng để hạch toán lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn ph ng. Căn cứ vào bảng chấm công hằng ngày bằng máy, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số công để lên Bảng lương. ế toán sẽ nhập vào Excel thứ tự lần lượt các nội dung trong Bảng lương như:
-Số thứ tự, họ tên, chức vụ, hệ số lương, lương cơ bản, hệ số chức vụ… -Ngày công, mức lương làm việc, lương ngoài…