T UẬN CHƢƠNG
3.1.6.1. Đặc điểm và cách xác định kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty phát sinh t các khoản thanh toán tiền lương cho nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho văn phòng, chi phí nhân viên quảng cáo – phát triển thương hiệu, phí đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chi phí mua văn ph ng phẩm, tiền điện thoại, tiền tiếp khách…
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà hầu hết các doanh nghiệp nào khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải có, khoản chi phí này khá quan trọng trong mô hình tổ chức và điều hành doanh nghiệp, đôi khi nó cũng đóng góp không nhỏ vào lợi nhuận sau thuế của Công ty. hi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sẽ hạch toán treo trên tài khoản 33154 hoặc 21444 hay thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Vì các khoản tiền chi cho chi phí quản lý doanh nghiệp đều lớn nên không thể chi tiền mặt trực tiếp (nếu chi trực tiếp sẽ không được khấu tr thuế đầu vào).
3.1.6.2. Chứng từ sử dụng
Phiếu chi
Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương Hoá đơn GTGT, u nhiệm chi
Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ… Bảng phân bổ và trích khấu hao TSCĐ
77
3.1.6.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 6421 ghi nhận chi phí quản lý nhân viên (lương và các khoản trích theo lương)
Tài khoản 6423 ghi nhận chi phí hành chính
Tài khoản 6424 ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho văn ph ng Tài khoản 6425 ghi nhận phí ngân hàng
Tài khoản 6426 ghi nhận chi phí quảng cáo và phát thanh truyền hình Tài khoản 6427 ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài
Tài khoản 6428 ghi nhận chi phí bằng tiền khác
3.1.6.4. Sổ sách kế toán sử dụng
Chứng t ghi sổ
Sổ chi tiết các tài khoản 6421, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 Sổ cái tài khoản 642
3.1.6.5. Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 3.9: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tài khoản 642 tại Công ty
Sổ chi tiết tài khoản 6421, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428
Sổ cái tài khoản 642 Bảng cân đối phát
sinh, Báo cáo tài chính Chứng t gốc: Phiếu
chi, u nhiệm chi, hoá đơn GTGT, Bảng lương… Lập chứng t ghi sổ Nhập vào Excel Nhập vào Excel Nhập vào Excel Nhập vào Excel Đối chiếu
78
+ Đối v i tài khoản 6421 – Chi phí quản lý nhân viên
Tài khoản 6421 được kế toán sử dụng để hạch toán lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn ph ng. Căn cứ vào bảng chấm công hằng ngày bằng máy, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số công để lên Bảng lương. ế toán sẽ nhập vào Excel thứ tự lần lượt các nội dung trong Bảng lương như:
-Số thứ tự, họ tên, chức vụ, hệ số lương, lương cơ bản, hệ số chức vụ… -Ngày công, mức lương làm việc, lương ngoài…
-Kế toán cũng sẽ tiến hành trích các khoản bảo hiểm để tr vào lương trước khi trả cho nhân viên, t lệ trích như sau: Bảo hiểm xã hội 17%, Bảo hiểm y tế 3%, Bảo hiểm thất nghiệp là 1 , riêng inh phí công đoàn Công ty không trích theo t lệ 2% như Bộ Tài Chính yêu cầu mà kế toán trích theo t lệ cố định nhân viên văn ph ng là 16.000đ/người, người lao động là 8.000đ/người.
-Tạm ứng k I, thực lãnh, ký nhận
Mỗi nhà máy hay mỗi phân xưởng đều có kế toán lương riêng, hàng tháng kế toán mỗi nhà máy sẽ chuyển bảng lương lên Ph ng kế toán. Kế toán trên văn ph ng dựa vào bảng lương sẽ nhập vào Excel và kiểm tra lại, sau đó lên chứng t ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản 6421, tổng hợp lên sổ cái 642. Cuối năm kế toán sẽ kết chuyển khoản này sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
+ Đối v i tài khoản 6423 – Chi ph đồ ùng văn phòng
Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc chứng t nhận được kế toán căn cứ vào đó để nhập vào Excel lần lượt số thứ tự, mã khách hàng, số tiền…để ghi nhận các khoản chi phí đồ dùng văn ph ng phát sinh trong Công ty và kế toán sử dụng tài khoản 6423 để ghi nhận khoản chi phí trên.
+ Đối v i tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
Hằng tháng căn cứ vào Bảng tổng hợp theo dõi TSCĐ, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận các khoản chi phí khấu hao cho TSCĐ trong Công ty, nhập vào Excel để theo dõi, phân bổ khấu hao ở cuối tháng, đề nghị mua máy mới nếu tình trạng máy hoạt động không tốt hay sử dụng máy mới hiệu quả hơn máy cũ...Cuối tháng kế toán sẽ kết chuyển tài khoản 6424 sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Đối v i tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí
Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí, thuế môn bài, thuế nhà đất…Hằng tháng kế toán sẽ căn cứ vào u nhiệm chi để nhập dữ liệu vào Excel, hạch toán các chi phí liên quan đến thuế, phí, lệ phí trong công ty như phí ngân hàng, phí dịch vụ…Sau đó kế toán lên chứng t ghi sổ, lập sổ chi tiết tài khoản 6425 và lên sổ cái tài khoản 642. Cuối tháng kế toán kết chuyển tài khoản 6425 sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
79
+ Đối v i tài khoản 6426 – Chi phí quảng cáo và phát thanh truyền hình
Thật ra tài khoản 6426 là tài khoản chi phí dự ph ng theo đúng hệ thống tài khoản của Bộ Tài Chính, nhưng Công ty lại sử dụng tài khoản này để hạch toán chi phí quảng cáo và phát thanh truyền hình. Khi nhận được chứng t gửi về, kế toán sẽ kiểm tra chứng t và nhập vào Excel các dữ liệu cần thiết, lên chứng t ghi sổ, lập sổ chi tiết tài khoản 6426 và tổng hợp lên sổ cái tài khoản 642. Cuối tháng kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Đối v i tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài và tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác
Hằng ngày khi nhận được các chứng t liên quan đến 2 loại chi phí này, kế toán cũng tiến hành kiểm tra sau đó nhập vào phần mềm Excel các dữ liệu cần thiết để hạch toán các chi phí phát sinh như điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, hội nghị…, kế toán tiến hành lên chứng t ghi sổ tài khoản 6427 và 6428 đồng thời lên sổ chi tiết 6427, 6428; tổng hợp để lên sổ cái tài khoản 642. Cuối tháng kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
3.1.6.6. Phƣơng pháp hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng năm 0
*Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong tháng 12/2012
+ Ghi nhận chi phí nhân viên quản lý
Kế toán sử dụng tài khoản 6421 và 3342 để hạch toán chi phí lương nhân viên, ngoài ra kế toán sử dụng tài khoản 3383, 3384, 3382, 3389 để hạch toán các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, inh phí công đoàn, Bảo hiểm thất nghiệp.
(1) Ngày 30/12/2012 hạch toán chi phí lương phải trả cho nhân viên quản lý tháng 12/2012, căn cứ Bảng lương khối văn ph ng tháng 12/2012 kế toán hạch toán như sau: (sổ cái tài khoản 642, Bảng lương hối VP)
Nợ 6421 8.846.614.000
Có 3342 8.846.614.000
(2) Ngày 30/12/2012 kế toán tiến hành trích các khoản Bảo hiểm theo quy định của Bộ tài chính, căn cứ bảng lương tháng 12/2012 kế toán hạch toán như sau:
Nợ 6421 710.271.328
Có 3383 560.927.036 Có 3384 100.156.584 Có 3382 16.192.000 Có 3389 32.995.708
80
(3) Ngày 31/12/2012 kế toán yêu cầu NH Agribank thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên sau khi đã tr đi các khoản bảo hiểm bằng hình thức chuyển tiền qua thẻ ATM, căn cứ chứng t thanh toán số 009, kế toán ghi nhận:
Nợ 6421 8.136.342.672
Có 1121 8.136.342.672
+ Ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ và chi ph hành ch nh
Kế toán sử dụng tài khoản 6424 và 6423 để ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ thiết bị văn ph ng và chi phí hành chính, đồng thời kế toán cũng sử dụng tài khoản đối ứng để hạch toán khấu hao TSCĐ (21444), phải trả nhà cung cấp (33154)
(1) Ngày 8/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03-111 kế toán ghi nhận khoản chi phí mua văn ph ng phẩm cho Phòng Kế toán, chưa thanh toán tiền cho người bán với số tiền là 11.987.655đ, thuế GTGT 10 như sau: (sổ chi tiết tài khoản
6423)
Nợ 6423 11.987.655 Nợ 1331 1.198.766
Có 33154 13.186.421
(2) Ngày 8/12/2012 kế toán căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03-113 và ghi nhận khoản chi phí phát sinh mua đồ dùng văn ph ng phẩm cho Phòng Tài chính với số tiền là 15.754.111đ, chưa trả tiền người bán, thuế GTGT 10 như sau: (sổ chi tiết
tài khoản 6423)
Nợ 6423 15.754.111 Nợ 1331 1.575.411
Có 33154 17.329.522
(3) Ngày 28/12/2012 căn cứ hoá đơn GTGT số 0002227 kế toán ghi nhận khoản tiền mua văn ph ng phẩm của Công ty TNHH văn ph ng phẩm Hưng Thịnh với số tiền 11.190.000đ, thuế GTGT 10 , đồng thời lên chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03- 114 như sau:(Phụ lục 10)
Nợ 6423 11.190.000 Nợ 1331 1.190.000
Có 1121 12.309.000
(4) Ngày 8/12/2012 phát sinh chi phí văn ph ng với số tiền 16.754.324đ, kế toán hạch toán: sổ cái T1 1 – tài hoản – T12-CTGS-03)
81 Nợ 6424 16.754.324
Có 33154 16.754.324
(5) Ngày 9/12/2012 kế toán lập phiếu chi quyển số 19/12, số 14/09 chi tiền chi phí văn ph ng phát sinh ngày 8/12/2012, kế toán hạch toán: Phụ lục 11)
Nợ 33154 16.754.324
Có 1111 16.754.324
(6) Ngày 31/12/2012 kế toán trích khấu hao TSCĐ thiết bị văn ph ng, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-89 kế toán ghi nhận như sau:
Nợ 64242 54.101.771
Có 21444 54.101.771
+ Ngày 31/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-122, kế toán ghi nhận khoản trích khấu hao TSCĐ thiết bị văn ph ng – Khu vực A như sau: (sổ cái tài khoản 642)
Nợ 64242 256.409.435
Có 21444 256.409.435
+ Ngày 31/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-123, kế toán trích khấu hao TSCĐ phục vụ phân xưởng vật kiến trúc với số tiền là 202.184.958đ và trích khấu hao TSCD phương tiện vận tải truyền dẫn số tiền là 101.127.389đ đồng thời ghi nhận như sau: (sổ cái tài khoản 642)
- Nợ 64241 202.184.958
Có 21411 202.184.958 - Nợ 64243 101.127.389
Có 21413 101.127.389
+ Ghi nhận phí ngân hàng, phí quảng cáo và phát thanh truyền hình, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác
Kế toán sử dụng tài khoản 6425, 6426, 6427, 6428 để ghi nhận lần lượt chi phí ngân hàng, chi phí quảng cáo và phát thanh truyền hình, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác. Kế toán cũng sử dụng các tài khoản đối ứng như tiền gửi ngân hàng (1121, 1122), tạm ứng (1413), phải thu khách hàng (1311), phải trả người bán (33151, 33111, 33141, 33155).
(1) Ngày 4/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-165, kế toán ghi nhận khoản phí thanh toán cho Ngân hàng VCB với số tiền là 22.045.495đ, thuế GTGT 10 như sau: (sổ cái tài khoản 642)
82 Nợ 6425 22.045.495
Nợ 1331 2.204.550
Có 1122 24.250.045
(2) Ngày 5/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03-101 kế toán ghi nhận các khoản phải trả cho nhà cung cấp chi phí về thông tin đợt I với số tổng số tiền cần thanh toán là 30.416.078đ, đã bao gồm thuế GTGT 10 đồng thời hạch toán như sau:
Nợ 6427 27.650.980 Nợ 1331 2.765.098
Có 33154 30.416.078
(3) Ngày 9/12/2012 kế toán ghi nhận khoản phí dịch vụ thanh toán bằng tiền tạm ứng với số tiền là 56.567.908đ, thuế GTGT 10 căn cứ chứng t ghi sổ số T12- CTGS-113 kế toán hạch toán như sau:
Nợ 6425 56.567.908 Nợ 1331 5.656.791
Có 1413 62.224.699
(4) Ngày 14/12/2012 căn cứ hoá đơn GTGT số 0036684 kế toán ghi nhận khoản tiền mua xăng tại Trạm xăng dầu Linh Xuân Quận Thủ Đức thanh toán qua tiền gửi ngân hàng với tổng số tiền là 4.630.000đ, đã bao gồm thuế GTGT 10 , đồng thời hạch toán như sau: (Phụ lục 12)
Nợ 6427 4.209.091 Nợ 1331 420.909
Có 1121 4.630.000
(5) Ngày 20/12/2012 Công ty phát sinh khoản chi phí thông tin đợt II với số tiền 25.098.700đ, chưa trả tiền cho người bán, thuế GTGT là 10%, kế toán lập chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03-104 và hạch toán như sau:
Nợ 6427 25.098.700 Nợ 1331 2.509.870
Có 33154 27.608.570
(6) Ngày 24/12/2012 Công ty tiến hành chi khoản tiền thuê chuyên gia về đào tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, kế toán lên chứng t ghi sổ số T12-CTGS- 89-116 đồng thời hạch toán như sau: (sổ chi tiết tháng tài khoản 6427)
83 Nợ 6427 238.762.013
Có 33151 238.762.013
(7) Ngày 28/12/2012 căn cứ hoá đơn GTGT của VNPT Bình Dương số 0296007 kế toán ghi nhận cước phí dịch vụ tháng 12/2012 số tiền là 200.494đ, thuế GTGT 10 , thanh toán qua ngân hàng như sau:(Phụ lục 13)
Nợ 6425 200.494 Nợ 1331 20.049
Có 1121 220.543
(8) Ngày 1/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-03-142 kế toán ghi nhận khoản chi phí giao dịch đối với khách hàng DC Shoes và Skerchers, tổng số tiền phải thanh toán là 42.998.974đ đã bao gồm thuế GTGT 10 đồng thời hạch toán:
Nợ 6428 39.089.976 Nợ 1331 3.908.998
Có 33154 42.998.974
(9) Ngày 15/12/2012 căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-98-118 kế toán hạch toán khoản thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng chi phí khác với tổng số tiền 21.736.817đ đã bao gồm thuế GTGT 10 , đồng thời kế toán ghi nhận như sau:
Nợ 6428 19.760.743 Nợ 1331 1.976.074
Có 1121 21.736.817
(10) Ngày 16/12/2012 nhận được thông báo của Điện lực Thuận Anvề việc thanh toán tiền điện lần 1 k 3-12/2012, với số tiền phải thanh toán là 55.435.545đ, thuế GTGT 10 , kế toán hạch toán như sau: Phụ lục 14)
Nợ 6427 55.435.545 Nợ 1331 5.543.555
Có 33154 60.979.100
(11) Ngày 20/12/2012 Công ty nhận được giấy báo thu tiền điện tháng 12/2012 k 2 Nhà máy I của Điện lực Dĩ An phải nộp với số tiền là 100.757.300đ, công ty chưa thanh toán:
Nợ 6428 91.579.300 Nợ 1331 9.159.730
84
(12) Ngày 29/12/2012 Ngân hàng Agribank viết u nhiệm chi theo lệnh của Công ty thanh toán tiền điện k 2 tháng 12/2012 của Nhà máy I vào ngày 20/12/2012 kế toán hạch toán như sau:
Nợ 33141 100.757.300
Có 1121 100.757.300
(13) Ngày 29/12/2012 kế toán ghi nhận khoản thanh toán phí quảng cáo và phát thanh truyền hình cho Đài truyền hình Bình Dương bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 46.363.636đ, thuế GTGT 10 , căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-112 kế toán hạch toán:
Nợ 6426 46.363.636 Nợ 1331 4.636.364
Có 1121 51.000.000
(14) Ngày 29/12/2012 Công ty thanh toán các khoản chi phí cho Công ty Pacific, căn cứ chứng t ghi sổ số T12-CTGS-98-156 kế toán ghi nhận số tiền là 175.897.985đ, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi nhận như sau:
Nợ 6428 175.897.985 Nợ 1331 17.589.799
Có 1121 193.487.784
Ngày 31/12/2012 kế toán kết chuyển chi phí quản lý nhân viên, chi phí khấu hao cho bộ phận quản lý, phí hành chính, phí ngân hàng, phí QC - PTTH, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác như sau: (CT-KC và sổ cái tài khoản 642)
Nợ 9111 13.390.137.101 Có 6421 9.556.885.328 Có 6423 504.188.607 Có 6424 613.823.553 Có 6425 127.901.042 Có 6426 46.363.636 Có 6427 794.173.531 Có 6428 1.746.801.404
85
Sơ đồ 3.10: Sơ đồ hạch toán kế toán chi phí QLDN tháng 12/2012 tại Công ty
112, 131, 141, 214, 331, 334, 338 911 6426 46.363.636 46.363.636 6425 127.901.042 127.901.042 6423 504.188.607 504.188.607 6421 9.556.885.328 9.556.885.328 6424 613.823.553 613.823.553 6427 794.173.531 794.173.531 6428 1.746.801.404 1.746.801.404
86
Nhận xét:
Bảng 3.5: Bảng tổng hợp chi phí QLDN tháng 12/2012 tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán)
*Chú thích: TSCĐ – Tài sản cố định
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ tổng hợp chi phí QLDN tháng 12/2012 tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán)
Trong tháng 12/2012 chi phí quản lý của doanh nghiệp là 13.390.137.101đ, tăng