3.2.1. Cơ sở của giải pháp:
Xây dựng, hoàn thiện quy trình phân tích cơng việc sẽ giúp cơng ty có sự phân cơng cơng việc hợp lý, cơng bằng, tránh trường hợp phân công công việc dựa trên đánh giá chủ quan của lãnh đạo phòng ban, đơn vị gây ra tâm lý bất mãn trong nhân viên. Quá trình phân tích cơng việc cụ thể, rõ ràng sẽ tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong cơng ty, nâng cao năng suất.
Phân tích cơng việc cũng là một cơng cụ rất hữu hiệu giúp công ty trong thực hiện mục tiêu thay đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức lao động quản lý theo hướng tinh giản, thu gọn. Ngồi ra, phân tích cơng việc cịn hỗ trợ cho cơng tác tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng xác định các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
3.2.2. Nội dung của giải pháp:
Hiện tại cơng ty có thực hiện và đánh giá cơng tác phân tích cơng việc nhưng chưa thực sự chú trọng. Cơng tác phân tích cơng việc tương đối phức tạp, địi hỏi trình độ chun mơn, kỹ thuật cao. Để hoạt động phân tích cơng việc được thực hiện có hiệu quả OPPO nên tiến hành:
Xác định trình tự tiến hành phân tích cơng việc: Trình tự tiến hành phân tích cơng việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, OPPO phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích cơng việc có trình tự thực hiện cụ thể.
Xây dựng một tổ phân tích cơng việc: tổ phân tích có thể là những người có trình độ đại học và có kinh nghiệm lâu năm, có phẩm chất đạo đức tốt và am hiểu về cơng việc, có uy tín và có khả năng thực hiện tốt các công việc được giao. Tổ phân tích cơng việc phải thực hiện cụ thể:
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
Tiến hành thu thập thơng tin, giải thích cho người cung cấp thơng tin hiểu rõ mục đích của việc thu thập thơng tin, hướng dẫn họ cách thức cung cấp thơng tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ thơng tin.
Soạn thảo hoặc nắm chắc các nguyên tắc soạn thảo để hướng dẫn các Phịng/ban trong q trình thực hiện viết bảng phân tích cơng việc.
Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích cơng việc với cơng việc thực tế.
Xây dựng bảng phân tích cơng việc (bảng mô tả công việc + bảng tiêu chuẩn cơng việc). Việc xây dựng bảng phân tích cơng việc sẽ góp phần tiêu chuẩn hố dần nhân viên của công ty. Mặt khác, dựa trên bảng mô tả công việc, hội đồng tuyển dụng dễ kiểm định khả năng của ứng viên phù hợp bao nhiêu phần trăm so với công việc. Đối với các ứng viên, thông qua bảng mơ tả cơng việc sẽ có được khái niệm và đánh giá công việc phù hợp với khả năng, sở trường và các điều kiện bản thân không phù hợp. Việc xây dựng bảng phân tích cơng việc nên được thực hiện như sau:
Xây dựng các bảng phân tích cơng việc theo loại/ nhóm cơng việc. Ví dụ: mơ tả cơng việc chung của kỹ sư thiết kế phịng kỹ thuật, mơ tả cơng việc chung của các văn thư thuộc các đơn vị,… Đó sẽ là những tiêu chuẩn, những hành vi, xử lý thực hiện công việc chung nhất cho loại cơng việc đó và khơng phân biệt ở đơn vị nào trong cơng ty.
Trên cơ sở đó, nếu bộ phận nào có thêm các yêu cầu mới, đặc thù riêng cho đơn vị bộ phận mình thì phát triển thành một bảng chi tiết và cụ thể hơn cho phù hợp. Bảng phân tích cơng việc cụ thể này sẽ được cơng ty xem xét, góp ý và thơng qua trước khi trở thành bảng mô tả công việc sử dụng tại công ty.
Bảng 3. 2: Mẫu bảng phân tích cơng việc (đề xuất)
BẢNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Bộ phận:
Tên công việc: Mã số công việc: I. Mô tả công việc
1. Mục tiêu của cơng việc Nêu các mục đích cần đạt được 2. Mô tả các hoạt động của
công việc
Mơ tả những hoạt động chính của cơng việc cô đọng nhưng rõ ràng, mạch lạc.
3. Mối quan hệ của công việc: - Trong công ty
- Ngồi cơng ty
Quan hệ với những ai, phòng ban nào,… Quan hệ với khách hàng, đơn vị bạn,… 4. Nêu các chức năng, trách
nhiệm
Được phép làm những gì
Chịu báo cáo cho ai, chịu sự điều khiển từ ai,…
5. Quyền hạn Có nhân viên dưới quyền?
Được phép sử dụng những tài liệu, giấy tờ, thiết bị gì trong cơng ty.
6. Tiêu chuẩn đánh giá công việc
Đánh giá theo hình thức, nội dung nào, thang đo,…
II. Tiêu chuẩn yêu cầu cho công việc 1. - Trình độ khoa học
- Trình độ chun mơn - Các chuyên môn phụ trợ
Trung cấp/Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ,… Kỹ sư, cử nhân kinh tế, tài chính,… Vi tính, ngoại ngữ, chính trị, luật,… 2. Năng lực theo yêu cầu
công việc:
- Quản lý, tổ chức, điều hành
- Giao tiếp, giải quyết, xử lý
Đối với vị trí phụ trách
Đối với vị trí tiếp xúc khách hàng,… 3. Các khả năng khác Sáng tạo, nhạy bén, hình thức,…
III. Điều kiện làm việc - Tinh thần - Sức khoẻ - Giờ giấc - Phương tiện Căng thẳng, tập trung,… Thị lực tốt, sức chịu đựng cao,… Ngồi giờ, làm ca,…
Phải có xe máy Trưởng bộ phận/phịng:
Người lập bảng phân tích: Người phê duyệt:
3.2.3. Kết quả dự kiến đạt được từ giải pháp:
Xây dựng, ban hành quy trình phân tích cơng việc, bảng phân tích cơng việc cụ thể đối với từng vị trí việc làm, thơng báo rộng rãi đến nhân viên.
Chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đối với từng vị trí việc làm được xác định cụ thể, rõ ràng, không chồng chéo, đồng thời có quy chế phối hợp linh hoạt.
3.3. Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực: 3.3.1. Cơ sở của giải pháp:
Hoạch định NNL là một tiến trình xét duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về NNL để đảm bảo rằng công ty sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu.
3.3.2. Nội dung của giải pháp:
Trong những năm gần đây, với sự phát triển ổn định của nền kinh tế, ngành smartphone cũng có những bước tiến đáng kể như: Thị trường tiêu thụ được mở rộng, quy mô cũng tăng lên, cùng với là sự gia tăng của lực lượng lao động. Chính vì vậy, Cơng ty cần thực hiện những biện pháp sau:
Lập kế hoạch NNL: Ban lãnh đạo công ty phải cùng với bộ phận nhân sự thực hiện việc lập kế hoạch NNL. Việc đó cần theo một quy trình rõ ràng với ban đầu là việc phân tích mơi trường xác định mục tiêu chiến lược của cơng ty. Trên cơ sở đó, cơng ty phải xác định được mục tiêu chiến lược NNL. Mục tiêu này nhằm trả lời câu hỏi: Công ty sẽ huy động NNL như thế nào để đạt mục tiêu chiến lược của mình. Tiếp theo, bộ phận nhân sự phải phân tích được hiện trạng NNL về số lượng, chất lượng, cơ cấu tuổi, giới tính, để có thể hồn thành cơng việc…
Công tác dự báo cầu nhân lực: Dựa vào phân tích hiện trạng và dự định các công việc, các dự án cần triển khai thực hiện trong năm tiếp theo để có thể đưa ra dự kiến cầu nhân lực.
Công tác dự báo cung: Đối với công việc dự báo cung NNL phải dự đoán được cung từ bên trong và cung từ bên ngồi đó chính là những người sẽ chuyển đi trong năm, số người nghỉ chế độ, số người nghỉ hưu ở các khu vực để từ đó có kế hoạch trình lên cơng ty trước khi quyết định bổ sung chỉ tiêu biên chế.
Điều tiết cung cầu nhân lực: Khi cần tinh giảm NNL có hình thức như cho nghỉ việc đối với những nhân viên có trình độ thấp kém, nghỉ khơng lương…hoặc có kế hoạch thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngồi.
Tuy nhiên, để công tác hoạch định NNL được thực hiện tốt thì việc lập kế hoạch NNL phải được thực hiện một cách nghiêm túc ở tất cả các khu vực của công ty và phải có được hệ thống thơng tin thông suốt trong nội bộ công ty; các khu vực phải có báo cáo về tình hình NNL của khu vực thường xuyên cho bộ phận nhân sự chung toàn cơng ty. Có như vậy kế hoạch hoạch định NNL mới thực sự đem lại hiệu quả
Kiểm tra rà xét lại toàn bộ hệ thống nhân sự để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh doanh.
Xác định năng lực sản xuất hàng năm, từng tháng, quý để công tác cân đối chuẩn bị nhân sự phù hợp cho từng thời điểm.
Xác định lựa chọn và huấn luyện những nhân viên làm công tác hoạch định NNL một cách công khai nghiêm túc và lựa chọn thời điểm, chu kỳ đánh giá năng lực nhân viên một cách khách quan.
Xác định NNL hiện tại, phân loại, sắp xếp nếu bộ phận nào chưa vững nghiệp vụ, thiếu kỹ năng chuyên môn phải đào tạo lại và tổ chức kiểm tra định kỳ.
3.3.3. Kết quả dự kiến đạt được từ giải pháp:
Giúp công ty đảm bảo về số lượng nhân sự của công ty và chất lượng nhân sự cho các vị trí của cơng ty, đồng thời giúp cho chiến lược phát triển và mục tiêu của công ty có sự liên kết chặt chẽ hơn.
3.4. Hồn thiện công tác tuyển dụng nhân sự: 3.4.1. Cơ sở giải pháp:
Tuyển dụng nhân sự đóng một vai trị rất quan trọng đối với cơng ty, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty. Những năm qua, công tác tuyển dụng của OPPO chưa thật sự có hiệu quả, NNL được tuyển vào chất lượng vẫn chưa cao, không đáp ứng được nhu cầu cơng việc của cơng ty. Vì vậy hồn thiện và nâng cao cơng tác tuyển dụng là những gì cơng ty đang cần để giúp cho đội ngũ nhân viên ngày càng hoàn thiện hơn.
3.4.2. Nội dung giải pháp:
Nhu cầu tuyển dụng:
Dựa trên mục tiêu kinh doanh mà công ty đề ra, để đạt được mức doanh thu mong muốn, tăng năng suất lao động, đẩy mạnh hoạt động bán hàng. Từ đấy đề ra mục tiêu công tác tuyển dụng NNL cho phù hợp, giữ mức chi phí tuyển dụng NNL ở mức thấp nhất có thể.
Bảng 3. 3: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng NNL và dự kiến chi phí tuyển dụng NNL cho OPPO năm 2020
Năm Đơn vị tính 2018 2019 Dự kiến 2020 Dự kiến tăng
Tổng nhân viên Người 4982 5120 5327 4%
Tổng nhu cầu cần tuyển dụng Người 512 138 207 50% Chi phí tuyển dụng/ nhân viên được tuyển dụng Triệu đồng 10.36 10.56 10.77 2% Tổng chi phí tuyển dụng Triệu đồng 5,304 1,457 2,229 53%
Do mục tiêu kinh doanh của OPPO trong năm 2020 là đẩy mạnh công tác bán hàng, giữ mối quan hệ với khách hàng trung thành và tạo thêm nhiều mối quan hệ với khách hàng mới, nên lực lượng lao động trực tiếp - khối khơng phải văn phịng - lực lượng nhân viên bán hàng được tuyển dụng nhiều hơn.
Bảng 3. 4: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng NNL theo chức năng cho OPPO năm 2020
ĐVT: Người
Chỉ tiêu 2018 2019 2020
Tổng tuyển dụng 512 138 207
Khối văn phòng 10 15 12
Khối khơng phải
văn phịng 502 123 195
Kế hoạch tuyển dụng:
Kế hoạch tuyển dụng phải được xây dựng trước trên cơ sở có sự nghiên cứu, dự báo nhu cầu về kế hoạch và tình hình hoạt động kinh doanh của các khu vực hàng tháng, quý, năm. Ưu tiên việc điều động lại nhân sự ngay trong công ty một cách hợp lý trước khi tuyển dụng mới. Nghiêm khắc xem xét và yêu cầu giải trình hợp lý đối với những trường hợp khu vực đề xuất tuyển dụng không nằm trong kế hoạch để tránh tình trạng các khu vực chủ quan, không thực hiện xây dựng nhu cầu về nhân sự nghiêm túc ngay
từ đầu.Lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể trước khi thực hiện giúp OPPO chủ động ứng phó với các tình huống để đảm bảo chất lượng, tiến độ, tiết kiệm chi phí. Bảng kế hoạch tuyển dụng cần đưa ra được các thơng tin như: Thời gian, chi phí và các thơng tin liên quan khác,…
Bảng 3. 5: Đề xuất kế hoạch tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng Stt Vị trí chức danh Số lượng cần tuyển Yêu cầu vị trí Phịng, ban có nhu cầu Thời điểm cần nhân sự … … … … … Tuyển mộ Stt Người phụ trách Nguồn tuyển Cách thức tuyển Chi phí Thời hạn tuyển mộ … … … … … Tuyển chọn Stt Các bước tuyển chọn Người phụ trách, đánh giá Chi phí dự kiến Thời gian tổ chức Thời gian dự kiến thử việc … … … … … Thử việc Stt Vị trí, chức danh Người phụ trách Thời gian thử việc Chi phí dự kiến Các nhiệm vụ trong cơng việc … … … … … Quyết định tuyển dụng (Ký HĐLĐ) Stt Ví trí, chức danh Người phụ trách Thời gian hợp đồng Chi phí dự kiến Các nhiệm vụ trong công việc … … … … …
Tổ chức chương trình OPPO Fresher:
Chương trình OPPO Fresher là chương trình thi tuyển vào OPPO dành cho các bạn sinh viên năm 3,4 hoặc mới tốt nghiệp. Với OPPO Fresher, OPPO sẽ đào tạo các sinh viên nhằm phát huy tối đa các kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn, trở thành những tài năng trẻ, năng động, cầu thị, từng bước trở thành chuyên viên cao cấp của OPPO. Đây là cách OPPO tự tạo cho mình
nguồn ứng viên chất lượng cho các vị trí nghề nghiệp trong tương lai mà OPPO cần.
Quy trình thi tuyển OPPO Fresher:
Vòng 1: Vòng hồ sơ
Vịng 2: Test kiến thức chun mơn
Vòng 3: Vòng phỏng vấn
Tổ chức chương trình OPPO Tour:
Để thu hút được ứng viên tiềm năng, OPPO nên tổ chức các tour tham quan cho các ứng viên tiềm năng được trải nghiệm và tiếp xúc với OPPO thông qua:
Môi trường làm việc tại công ty.
Các cơng việc thực tế của từng vị trí nghề nghiệp.
Tìm hiểu về chế độ, quyền lợi của nhân viên cùng các cơ hội việc làm tại OPPO.
Liên kết với các trường đại học, trung cấp, các trường dạy nghề:
Tiến hành tuyển chọn những ứng viên ngay khi họ còn ngồi trên ghế nhà trường (năm học cuối cùng của mỗi bậc đào tạo) vì đây là nguồn lực quan trọng và rất phong phú. Với nguồn lực này thì các ứng viên cịn giữ thói quen học tập, có khả năng tiếp thu nhanh, có nhiều sáng kiến, sức trẻ, lịng nhiệt huyết cống hiến cho sự phát triển của công ty.
Marketing nhân sự:
Khi thị trường khan hiếm nhân tài, tuyển chọn nhân lực cần đến marketing nếu muốn thu hút và giữ chân người giỏi. Muốn thế, cần quan tâm đến nguyện vọng của ứng viên và thay đổi quan điểm “Nhà tuyển dụng - ứng viên” thành “Nhà tuyển dụng – khách hàng”
Nhân viên thực hiện công tác tuyển dụng phải không ngừng hồn thiện bản thân, tích luỹ thêm nhiều kỹ năng mềm:
Nhân viên tuyển dụng trong OPPO phải có khả năng thấu hiểu bản thân và thấu hiểu người khác. Họ phải làm chủ được bản thân, làm chủ được các công cụ tuyển dụng, không nên lệ thuộc, ỷ lại vào các công cụ này.
Nhân viên tuyển dụng cần biết loại bỏ cảm tính của bản thân trong việc đánh giá ứng viên, tránh hiện tượng chủ quan, đánh giá nhầm làm mất đi ứng viên có năng lực.
Ngoài ra, giao tiếp tốt cũng là một lợi thế giúp nhà tuyển dụng thành công trong công việc. Giao tiếp tốt giúp nhà tuyển dụng xây dựng một hình ảnh
đẹp trong lịng ứng viên. Đồng thời, nó cịn tạo ra sự thân thiện, hồ đồng giữa nhà tuyển dụng với ứng viên, từ đó tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ hết