2.3. Thực trạng công tác quản trị NNL tại CTCP Kỹ thuật & Khoa học Vĩnh Khang –
2.3.1. Công tác thiết kế và phân tích cơng việc:
Do đã có tiêu chuẩn và quy định chi tiết để hoạt động, hoạt động của Phòng nhân sự khơng cịn lệ thuộc vào Ban lãnh đạo của OPPO. Việc quy hoạch công việc thường do các cấp lãnh đạo phòng ban của OPPO quyết định; căn cứ thực tế và những phân tích cần thiết trước khi ra quyết định.
Việc phân tích của nhiều ngành, phịng, ban được thực hiện. Chính vì vậy nhân viên nắm vững và nhận thức rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, vị trí cơng việc mà mình đang đảm nhận trong từng bộ phận trực thuộc.
Để cơng tác phân tích cơng việc phù hợp với thưc tế, OPPO đã chia nhân viên thành 2 khối: Văn phịng và khơng phải văn phòng.
Đối với khối văn phịng , OPPO đã xây dựng được bản mơ tả công việc cho các chức danh công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung như:
Tên chức danh (vị trí) cơng việc.
Các nhiệm vụ cơng việc phải thực hiện.
Các yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ đối với người thực hiện.
Tuy nhiên, việc quy định về quy trình làm việc hoặc xử lý tình huống lỗi trong qui trình làm việc chưa được đề cập cụ thể, việc xác định mức độ thiệt hại khi làm sai qui trình hoặc chậm trễ cũng chưa được quan tâm. Việc này dẫn đến ý thức của nhân viên hạn chế.
Đối với khối khơng phải văn phịng, do đã phân tích chuyên sâu nội dung của từng chức danh công việc nên đã thể hiện bản mơ tả cơng việc chi tiết từ đó phân cơng cơng việc rõ ràng, quản lý được công việc của nhân viên, đánh giá được hiệu suất công việc và năng lực của nhân viên.
Hình 2. 2: Bảng mơ tả cơng việc nhân viên kinh doanh của OPPO
(Nguồn: Phịng Nhân sự)
2.3.2. Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực:
OPPO có sự quan tâm đến công tác hoạch định NNL. Công tác hoạch định NNL được xây dựng cho từng giai đoạn và được xem xét, điều chỉnh hằng năm cho phù hợp với tình hình thực tế. Cơng tác hoạch định NNL được OPPO xác định là nhiệm vụ quan trọng của tồn cơng ty và được thực hiện dưới sự lãnh đạo của các cấp lãnh đạo. Công tác hoạch định NNL của OPPO bao gồm các hoạt động cụ thể như sau:
Xác định tổng nhu cầu nhân lực của OPPO. Tổng nhu cầu nhân lực của OPPO được tổng hợp từ nhu cầu nhân lực của các khu vực. Nhu cầu nhân lực của các khu vực được xác định trên cơ sở nhu cầu phát triển (nhu cầu mới), nhu cầu nhân lực thay thế (thuyên chuyển). Phương pháp xác định nhu cầu NNL chủ yếu dựa theo kinh nghiệm và thống kê báo cáo từ các khu vực, cửa hàng.
Nhu cầu NNL của OPPO đã được xác định về số lượng và cơ cấu. Trong đó có cơ cấu theo độ tuổi, giới tính và chun mơn đào tạo.
Việc xác định nhu cầu NNL theo trình độ chuyên môn cũng được quan tâm, nhất là nhu cầu nhân lực có trình độ đại học và sau đại học.
Đưa ra các giải pháp nhằm thực hiện hoạch định NNL trong đó đặc biệt quan tâm tới tuyển dụng, đào tạo và phát triển NNL, thuyên chuyển nội bộ và đề bạt. Trong đó biện pháp chủ yếu là tuyển dụng và đào tạo.
Thực hiện công tác hoạch định cán bộ từ cấp Giám đốc, Phó Giám đốc khu vực, trưởng, phó cửa hàng và tương đương trở lên. Đây là nhiệm vụ OPPO đặc biệt quan tâm. Công tác hoạch định được thực hiện trong giai đoạn 05 năm và có xem xét, điều chỉnh hàng năm dựa trên cơ sở đánh giá nhân viên.
Bảng 2. 9: Hiệu quả thực hiện hoạch định NNL tại OPPO 2017 – 2019
ĐVT: Người Năm 2017 2018 2019 Chỉ tiêu Dự báo 4260 4748 4916 Thực tế 4470 4982 5120 Chênh lệch 4.5% 4.7% 4%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm Phòng nhân sự OPPO 2017 – 2019)
Qua bảng 2.9 ta thấy, mức chênh lệch giữa kế hoạch định NNL và thực tế là từ 200 – 240 người, chiếm từ 4% - 5% tổng số lao động. Như vậy, hoạt động hoạch định NNL của OPPO tương đối có hiệu quả.
Bảng 2. 10: Biến động NNL theo số lượng tại OPPO 2017 - 2019 Năm Năm
2017 2018 2019 Chỉ tiêu
Số lượng (người) 4470 4982 5120
Tỉ lệ so sánh năm sau so với năm trước về số lượng (%)
11.45% 3%
Biểu đồ 2. 9: Biến động NNL theo số lượng tại OPPO 2017 – 2019 2.3.3. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực : 2.3.3. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực :
2.3.3.1. Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực:
Bảng 2. 11: Tình hình tuyển dụng NNL tại OPPO 2017 -2019
ĐVT: Người Năm 2017 2018 2019 Chỉ tiêu Tổng tuyển dụng 289 512 138 Khối văn phịng 8 10 15
Khối khơng phải văn phòng 281 502 123
(Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm Phòng nhân sự OPPO 2017 -2019)
Số lượng nhân viên tuyển vào cơng ty có sự biến động qua các năm, trong đó năm 2018 có tổng tuyển dụng cao nhất.
Tuy cơng ty phát triển, mở rộng kinh doanh nhưng công ty hầu như chỉ sử dụng nhân viên khối văn phòng cũ. Số lượng nhân viên tăng thêm cũng chỉ đáp ứng nhu cầu phát triển, chứ không phải để bù đắp lượng nhân viên nghỉ việc. Do đó, chúng ta có thể thấy, nhân viên có tính gắn bó cao, và OPPO rất đề cao điều này, đây là một nét văn hoá doanh nghiệp tại OPPO.
Trong những năm qua, bộ phận nhân sự của OPPO đang từng bước hoàn thiện hơn nữa và đã có đóng góp rất lớn vào sự thành công của OPPO như hiện nay. Đặc biệt, bộ phận nhân sự là một cầu nối tin cậy giữa nhân viên và ban Giám đốc, góp phần quan trọng vào sự gắn bó lâu dài của OPPO và nhân viên.
4470 4982 5120 4000 4200 4400 4600 4800 5000 5200 2017 2018 2019
2.3.3.2. Nguồn ứng viên:
Hình thức tuyển dụng nội bộ tại OPPO:
Việc tuyển dụng nội bộ thường thơng qua các hình thức:
Thuyên chuyển nhân viên từ trong nội bộ vào các vị trí mới do sự đề bạt của cấp trên hoặc bản thân nhân viên dựa trên kết quả làm việc và đánh giá của quản lý.
Thăng chức cho nhân viên đủ điều kiện.
Sinh viên thực tập tại công ty đủ điều kiện và có nguyện vọng làm việc chính thức tại cơng ty
Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp:
Các nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp của OPPO:
Từ các sinh viên đang thực tập tại OPPO có nguyện vọng muốn ở lại, hiện nay số lượng sinh viên đang ngày càng tăng rõ rệt, do vậy đây là nguồn lựa chọn ứng viên ít tốn chi phí nhất, nhưng ngược lại hiệu quả tuyển dụng không cao do chỉ mới là sinh viên nên chưa đủ trình độ kiến thức để vào làm việc ngay mà phải tốn chi phí đào tạo và bổ sung thêm nhiều kỹ năng nghiệp vụ cần thiết.
Các website tuyển dụng trên internet: đây là nơi đăng tuyển và tìm kiếm hồ sơ, là nguồn khá hiệu quả về số lượng, đem lại cho nhà tuyển dụng nhiều sự lựa chọn. Công ty thường có 2 lựa chọn khi đăng tin tuyển dụng lên các website này: đăng tin khơng tính phí và đăng tin có tính phí.
Đăng tin khơng tính phí trên những website tuyển dụng như http://www.careelink.vn/, http://www.timviecnhanh.com/,
http://www.jobstreet.com/, những website này thì lượng hồ sơ có chất lượng cao ít, việc kiểm sốt hồ sơ nộp vào đơi khi gặp khó khăn do khơng có thống kê chi tiết lượng hồ sơ nộp vào, hồ sơ của ứng viên được các website này thường chuyển tiếp đến mail tuyển dụng của công ty nên đôi khi hồ sơ của ứng viên hay bị thất lạc. Cơng ty thường đăng tin tuyển dụng miễn phí này cho các vị trí u cầu thấp, thời gian tuyển khơng gấp.
Đăng tin có tính phí sẽ được thực hiện trên website http://kiemviec.com/, với mỗi tin đăng lên tốn 50$. Nhưng bù lại, trên website này có chức năng kiểm soát hồ sơ rất tốt , giúp bộ phận nhân sự kiểm soát lượng hồ sơ nộp vào (cập nhật liên tục 24/24), hồ sơ được nộp vào ngày nào,… Cách bố trí rất khoa học, hợp lý, dễ sử dụng, điều này khiến cho việc tuyển dụng sẽ dễ dàng khi lọc ra những mail đạt yêu cầu để hẹn phỏng
vấn. Bên cạnh đó website cịn chức năng gợi ý những hồ sơ phù hợp với những yêu cầu cho vị trí của cơng ty. Khi đăng 1 tin trên website này thì nó sẽ hiện thơng tin tuyển dụng trên mạng lưới các website việc làm khác của tập đoàn CareerBuilder (http://vieclam.tuoitre.vn/,
http://yume.vn/http://hrvietnam.com/...) . Lượng hồ sơ từ website này khá đa dạng, có chất lượng cao khiến cho bộ phận tuyển dụng có nhiều lựa chọn hơn. Do đó, cơng ty chỉ thực hiện đăng tuyển trên website này đối với các vị trí có u cầu cao và cần gấp trong thời gian ngắn.
Website tuyển dụng của OPPO: Với việc tự tạo 1 website tuyển dụng riêng cho mình, OPPO đã khẳng định sự lớn mạnh, cũng như sự ổn định trong công tác tuyển dụng. Cách thiết kế 1 website tuyển dụng rất thơng minh của OPPO có thể sàn lọc được nhiều vị trí để ứng viên cũng dễ dàng tìm được cơng việc phù hợp với vị trí của mình cũng như bộ phận tuyển dụng nhận được những hồ sơ chất lượng.
Trang facebook tuyển dụng của OPPO: Với số lượng người dùng Facebook đang ngày càng tăng lên thì việc tận dụng Facebook là một kênh tuyển dụng là một quyết định đúng trong xã hội hiện nay. Trang OPPO tuyển dụng với dấu tick xanh chứng minh độ tin cậy, nâng cao uy tín và thương hiệu của OPPO. Trang OPPO tuyển dụng với 40.149 người thích trang và 40.587 người theo dõi trang. Lượng hồ sơ từ kênh facebook cũng rất đa dạng. Mỗi bài viết tuyển dụng đều có đường link mô tả công việc dẫn đến website tuyển dụng của OPPO. Tạo tính liên kết và đồng nhất thông tin giữa các kênh tuyển dụng.
OPPO Center và Mail tuyển dụng: đây là nơi nhận trực tiếp các hồ sơ tuyển dụng từ những ứng viên và các website việc làm gửi về. Các ứng viên khi đọc được thông tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng của OPPO hoặc nộp trực tiếp vào mail tuyển dụng của công ty.
Kết quả tuyển dụng NNL của OPPO Việt Nam phân theo nguồn ứng viên trong ba năm 2017 – 2019:
Bảng 2. 12: Kết quả tuyển dụng NNL của OPPO Việt Nam phân theo nguồn ứng viên trong ba năm 2017 – 2019
ĐVT: Người Năm 2017 2018 2019 Chỉ tiêu Số lượng Tỉ trọng Số lượng Tỉ trọng Số lượng Tỉ trọng Tổng tuyển dụng 289 100 512 100 138 100 Bên trong 12 4.15% 9 1.76% 15 10.87% Bên ngoài 277 95.85% 503 98.24% 123 89.13%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm Phòng Nhân sự OPPO 2017 – 2019)
Biểu đồ 2. 10: Kết quả tuyển dụng NNL của OPPO Việt Nam phân theo nguồn tuyển dụng trong ba năm 2017 - 2019
Qua bảng 2.10, ta thấy số lao động được tuyển từ nguồn nội bộ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số lao động được tuyển. Năm 2017, trong số 289 người được tuyển, chỉ có 12 người từ nội bộ, chiếm 4.15%. Năm 2018, trong số 512 người được tuyển, có 9 người từ nội bộ, chiếm 1.76%. Năm 2019, trong số 138 người được tuyển, có 15 người
12 9 15 277 503 123 0 100 200 300 400 500 600 2017 2018 2019
Kết quả tuyển dụng NNL của OPPO Việt Nam phân theo nguồn tuyển dụng trong ba năm 2017- 2019
từ nội bộ, chiếm 10.87%. Số người được tuyển từ nguồn nội bộ chiếm tỉ trọng khá thấp trong tổng số lao động tuyển dụng của công ty.
Mỗi nguồn tuyển dụng đều có điểm mạnh và điểm yếu nhất định của nó, khơng có nguồn nào là tốt tồn diện và nguồn nào là khơng hiệu quả, việc lựa chọn nguồn nào tuỳ thuộc vào việc công ty đang muốn tuyển dụng vị trí chức danh nào, vào thời điểm nào, từ đó chọn nguồn thích hợp.
Việc tuyển dụng ứng viên từ bên ngồi sẽ mang tính chất chun nghiệp, hệ thống hơn, lựa chọn thêm được nhiều ứng viên sáng giá và tài năng hơn vào công ty. Tuy nhiên điều này cũng mang ý nghĩa tốn nhiều chi phí, cơng sức hơn, và có thể có tình trạng ứng viên được tuyển thiếu trung thành với cơng ty.
2.3.3.2. Quy trình tuyển dụng:
Bảng 2. 13: Quy trình tuyển dụng NNL tại OPPO Bộ phận liên quan Bộ phận liên quan
1. Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng
Đề xuất nhu nhu cầu tuyển dụng
2. Ban Giám đốc Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
3. Bộ phận nhân sự Lập kế hoạch tuyển dụng
Thực hiện tuyển dụng 4. Nhân viên phụ trách tuyển dụng Đánh giá
5. Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng
Xét duyệt
6. Nhân viên phụ trách tuyển dụng Đưa vào vị trí mới
(Nguồn: Phịng nhân sự OPPO) Bước 1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng:
Các phịng ban thơng báo nhu cầu tuyển dụng nhân viên vào những vị trí cịn thiếu hoặc vị trí mới mở đến phòng nhân sự.
Ưu điểm: Đưa ra những bổ sung thích hợp cho những vị trí cịn thiếu. Định hình được những tiêu chí ban đầu về vị trí cần tuyển, qua đó giúp bộ phận tuyển dụng có cái nhìn bao qt về kế hoạch tuyển dụng sắp tới.
Nhược điểm: Kế hoạch bổ sung đôi khi chỉ mang tính nhất thời, có thể bộ phận tuyển dụng sẽ không đáp ứng kịp, hoặc đáp ứng kịp nhưng chất lượng nhân sự cho vị trí cần tuyển khơng cao.
Nhân viên tuyển dụng tiến hành tổng hợp các nhu cầu bao gồm:
Số lượng nhân viên cần tuyển
Vị trí cần tuyển
Chi phí để thực hiện tuyển dụng
Ưu điểm: Đưa ra những thông tin chi tiết, cụ thể về nhu cầu tuyển dụng, qua đó giúp bộ phận tuyển dụng có thể đưa ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
Nhược điểm: Nguồn thơng tin phải chính xác, đầy đủ nếu không sẽ ảnh hưởng xấu đến quá trình và kết quả tuyển dụng.
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng:
Quản lý tuyển dụng xem xét nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp với các vị trí cần tuyển:
Đưa ra các yêu cầu đối với ứng viên: trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính, chun mơn, kinh nghiệm.
Xác định nguồn ứng viên: trong hoặc ngồi cơng ty.
Xác định thời gian, địa điểm thực hiện công việc tuyển dụng.
Chọn hình thức tuyển dụng: kiểm tra kiến thức, kỹ năng; phỏng vấn hoặc kết hợp nhiều hình thức.
Ưu điểm: Hệ thống quy trình tuyển dụng, đưa ra kế hoạch chi tiết, qua đó giúp lựa chọn những ứng viên tốt nhất, thích hợp nhất với vị trí cần tuyển. Ước lượng được chi phí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, số lượng nhân sự cần cho việc tuyển dụng.
Nhược điểm: Cần phải có kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu tuyển dụng cũng như tình hình thực tế của thị trường tuyển dụng. Nếu khơng sẽ gây lãng phí về thời gian, tiền bạc cũng như ảnh hưởng đến chất lượng ứng viên đầu vào.
Bước 4: Thực hiện tuyển dụng:
Chuẩn bị: bài kiểm tra, đưa ra tiêu chuẩn tuyển dụng, thành lập hội đồng tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng qua các kênh tuyển dụng.
Tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ đối với nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp; hoặc xem xét hồ sơ, kết quả thực hiện công việc đối với ứng viên bên trong doanh nghiệp.
Đặt hẹn ứng viên để kiểm tra / phỏng vấn. Khi ứng viên đồng ý tham gia, gửi email cho ứng viên để xác nhận và cung cấp thêm thông tin cho ứng viên.
Tiến hành kiểm tra kiến thức, kỹ năng hoặc phỏng vấn sơ bộ để loại những ứng viên không đủ điều kiện.
Xem xét và trả lời kết quả kiểm tra / phỏng vấn đến ứng viên và đặt lịch hẹn phỏng vấn lần 2 đối với những ứng viên vượt qua vịng loại. Ngồi ra, những ứng viên không đạt yêu cầu cũng được thơng báo từ chối thu nhận từ phía cơng ty. Cịn đối với các ứng viên đạt yêu cầu sẽ hẹn đến phỏng vấn lần 3.