2.3.1.1.2.1.Trường hợp tăng tiền mặt
Sơ đồ 2.5 :Trình tự ghi sổ trong trường hợp tăng tiền mặt
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập là căn cứ để kế toán thanh toán lên bảng kê Nợ TK 111 và ghi sổ chi tiết TK 111. Phiếu thu là căn cứ để Thủ quỹ phản ánh vào Sổ quỹ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê này, Kế toán trưởng sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ là căn cứđể vào Sổ Cái, rồiđược kèm chung với các chứng từ gốc và các phiếu thu có trong bảng kê theo thứ tự của số chứng từ và thời điểm chứng từ phát sinh. Các Sổ Cái là căn cứđể lập Báo cáo Tài chính.
Kế toán tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng.
Chứng từ sử dụng.
- Hợp đồng kinh tế. - Hóa đơn. Phiếu thu .
Sổ quỹ Phiếu Thu Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ GỐC
Báo cáo Tài Chính Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ Bảng kê Nợ 111
Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 2.1: Quy trình luân chuyển kế toán tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng Kế toán thanhtoán Kế toán trưởng Tổng giám đốc Thủ quỹ
Ktra, lập phthu Sổ quỹ Kiểm tra, kí duyệt Thu tiền, ghi sổ Kiểm tra, kí duyệt 1 1 N KT, lên Bkê,GSổ ứng Bảng kê, SCT 111 Ktra ,Ghi sổ CTGS, SC111,131 Hóa đơn
Phiếu thu 2
N Hóa đơn
liên 3
Hóa đơn 3 Phiếu thu 11 Phiếu thu2
Hóa đơn 3 Phiếu thu
Hóa đơn Phiếu thu2
Hóa đơn 3 Phiếu thu
1 Phiếu thu2 Hóa đơn 3
Phiếu thu 1 Phiếu thu2
Phiếuthu1 Phiếu thu 11 Hóa đơn 3
Phiếu thu 2
Hóa đơn 3
2 Bắtđầu
Giải thích quy trình.
(1) Khi nhân viên của phòng quản lí kinh doanh thu được nợ của khách hàng sẽ gặp kế toán thanh toán để đề nghị nộp tiền cho công ty.
(2) Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào bộ hồ sơ chứng từ như Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT liên 3, và các chứng từ khác để lập phiếu thu.
(3) Phiếu thu được lập thành 2 liên và chuyển cả 2 liên cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(4) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ tiến hành làm thủ tục thu tiền. Căn cứ vào phiếu thu, thủ quỹ tiến hành kí và ghi vào Sổ quỹ. Ghi xong thủ quỹ chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán nhận được 2 liên về 1 liên lưu tại đó, 1 liên làm căn cứ để lên bảng kê thu tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111. Ghi xong kế toán thanh toán chuyển chứng từ sang cho kế toán công nợ phải thu để ghi sổ chi tiết TK 131.
(6) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán trưởng tiến hành lập chứng từ ghi sổ và lên sổ Cái TK 111, TK 131.
Định khoản.
Căn cứ vào Phiếu thu 01 ngày 01/02/2007 thu tiền hàng (Thoa). Nợ 111 841.000
Có 131 841.000
Căn cứ vào Phiếu thu 19 ngày 26/02/2007 thu tiền hàng ( Thảo). Nợ 111 180.000.000
Có 131 180.000.000 Kế toán tăng tiền mặt do thu hoàn ứng.
Chứng từ sử dụng.
- Giấy thanh toán tạmứng - Hóa đơn, Phiếu thu
Quy trình luân chuyển.
Lưu đồ 2.2: Quy trình luân chuyển kế toán tăng tiền mặt do thu hoàn ứng Người tạm ứng Kế toán trưởng Tổng giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Giấy TT
tạm ứng
Phiếu thu 2
Phiếu thu 1
Lập giấy TT tạm ứng Giấy TT tạm ứng Sổ quỹ Kiểm tra, kí duyệt Thu tiền, kí, ghi sổ. Ktra, lập
Phiếu thu
Giấy TT tạm ứng Giấy TT tạm ứng Kiểm tra, kí duyệt Giấy TT tạm ứng
Phiếu thu2 Phiếu thu1
Kí duyệt
Giấy TT
tạm ứng
Phiếu thu 2
Phiếu thu 1
1
1
Phiếu thu 1
Phiếu thu 2 Giấy TT tạm ứng N KT, lên Bkê,GSổ ứng Bảng kê, SCT 111 Giấy TT tạm ứng Phiếu thu 2 Ktra ,Ghi sổ CTGS, SC111,141 Giấy TT tạm ứng
Phiếu thu 2 N
2
Kí duyệt
Giấy TT
tạm ứng
Phiếu thu 2
Phiếu thu 1 Bắtđầu
Giải thích quy trình.
(1) Sau khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng kẹp chung với các chứng từ như giấy thanh toán tam ứng, giấy đi đường, vé tàu xe và hoá đơn… trình Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt. Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn chi tạm ứng thì người tạm ứng nộp lại quỹ.
(2) Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng được chấp thuận tiến hành lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên.
(3) Chuyển cả 2 liên đó cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(4) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ để làm thủ tục thu tiền, kí và ghi vào sổ quỹ. Ghi xong Thủ quỹ chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán nhận 2 liên phiếu thu, 1 liên lưu 1 liên làm căn cứ để lên bảng kê thu tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111.
(6) Kế toán thanh toán ghi xong chuyển chứng từ sang cho kế toán công nợ phải thu để ghi sổ chi tiết TK 141.
(7) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán trưởng tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái TK 111, TK 141.
Định khoản.
Căn cứ vào Phiếu thu 05 ngày 03/02/2007 thu tạm ứng Khắc Huy. Nợ 111 1.800.000
Có 141 1.800.000
Căn cứ vào Phiếu thu 11 ngày 09/02/2007 thu tạm ứng của BP.BVTV Nợ 111 3.800.000
Có 141 3.800.000
Kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.
Chứng từ sử dụng.
- Phiếu thu - Séc.
Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 2.3: Quy trình luân chuyển kế toán tăng tiền mặt do rút TGNH về quỹ. Kế toán ngân hàng Tổng giám đốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
Cho tiền vào két.GS
Viết Séc
SÉC
Lập
Phiếu thu Phiếu thu1
Phiếu thu2
1 Ktra, Ghi sổ CTGS, SC111, 112 Phiếu thu 2 N Kí duyệt
Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phần cuống
SÉC
Kí duyệt
Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Lên bkê ghi sổ. 1 N
Phiếu thu 1
Phiếu thu 2 Ngân hàng
SÉC Kí duyệt
Sổ quỹ
Giải thích quy trình.
(1) Khi phát sinh các khoản chi phí cần thiết để trang trải cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong trường hợp tại quỹ không còn tiền sau khi được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc thì Thủ quỹ (kiêm kế toán ngân hàng) tiến hành viết Séc, ghi đầy đủ các nội dung trên tấm Séc sau đó trình Tổng giám đốc kí duyệt. Khi đã có đầy đủ chữ kí, Thủ quỹ sẽ là người mang tấm Séc đến ngân hàng để làm thủ tục rút tiền về.
(2) Căn cứ vào phần cuống của tờ Séc, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên.
(3) Chuyển 2 liên đó cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(4) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ. Căn cứ vào số tiền mang về thì Thủ quỹ nhập tiền vào két và ghi vào Sổ quỹ. Thủ quỹ kí và ghi xong sẽ chuyển lại 2 liên phiếu thu cho kế toán thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán nhận được 2 liên về 1 liên lưu, 1 liên làm căn cứ lên bảng kê thu tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111. Sau đó kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ sang cho Kế toán trưởng.
(6) Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê và chứng từ có liên quan Kế toán trưởng tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và từ đó lên Sổ Cái TK 111.
Định khoản.
Căn cứ vào Phiếu thu 03 ngày 02/02/2007: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ 111 200.000.000
Có 1121.1 200.000.000
Căn cứ vào Phiếu thu 08 ngày 07/02/2007: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt .
Nợ 111 400.000.000
2.3.1.1.2.2.Trường hợp giảm tiền mặt
Sơ đồ 2.6 : Trình tự ghi sổ trong trường hợp giảm tiền mặt
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi. Phiếu chi được lập là căn cứ để kế toán thanh toán lên bảng kê Có TK 111 và ghi sổ chi tiết TK 111. Phiếu chi là căn cứ để Thủ quỹ phản ánh vào Sổ quỹ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê này, Kế toán trưởng sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ là căn cứđể vào Sổ Cái, rồiđược kèm chung với các chứng từ gốc và các phiếu thu có trong bảng kê theo thứ tự của số chứng từ và thời điểm chứng từ phát sinh. Các Sổ Cái là căn cứđể lập Báo cáo Tài chính.
Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng.
Chứng từ sử dụng.
- Giấy đề nghị tạm ứng. - Phiếu chi
Sổ quỹ Phiếu Chi Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ GỐC
Báo cáo Tài Chính Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Bảng kê Có 111
Quy trình luân chuyển.
Lưu đồ 2.4:Quy trình luân chuyển kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng.
Người tạm ứng Kế toán trưởng Tổng giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ
GiấyĐN
tạm ứng
Phiếu Chi 2
Phiếu Chi 1
Lập giấy ĐN tạm ứng GiấyĐN tạm ứng Sổ quỹ Kí duyệt Chi tiền, kí, ghi sổ. Ktra, lập
Phiếu Chi Giấy ĐN tạm ứng GiấyĐN tạm ứng Kí duyệt Giấy ĐN tạm ứng
Phiếu chi2
Giấy TT tạm ứng Phiếu thu 2 Phiếu chi 1 Kí duyệt Giấy ĐN tạm ứng Phiếu chi1 Phiếu chi 2 1 1
Phiếu Chi 1
Phiếu Chi 2 GiấyĐN tạm ứng N KT, lên Bkê,GSổ ứng Bảng kê, GiấyĐN tạm ứng Ktra ,Ghi sổ CTGS, SC111,141 GiấyĐN tạm ứng
Phiếu chi 2 N 2 Kí duyệt Giấy ĐN tạm ứng Phiếu chi1 Phiếu chi 2 Bắtđầu
Giải thích quy trình.
(1) Khi có nhu cầu tạm ứng tiền, CBCNV sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ nội dung tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng sau đó trình Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(2) Căn cứ vào chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên.
(3) Chuyển cả 2 liên đó cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(4) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ tiến hành làm thủ tục chi tiền và kí và ghi vào Sổ quỹ. Thủ quỹ ghi xong chuyển cả 2 liên về cho kế toán thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán nhận 2 liên về, 1lưu 1 liên làm căn cứ để lên bảng kê chi tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111.
(6) Kế toán thanh toán ghi xong chuyển chứng từ cho kế toán công nợ phải thu để theo dõi sổ chi tiết TK 141.
(7) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán trưởng tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và lên Sổ Cái TK 111, TK 141.
Định khoản
Căn cứ vào Phiếu chi 33 ngày 27/2/2007:Tạm ứng tiền kiểm nghiệm mẫu Nợ 141 810.000
Có 111 810.000
Căn cứ vào Phiếu chi 51 ngày 27/2/2007: Tạm ứng mua linh kiện sửa xe (Quý) Nợ 141 4.000.000
Có 111 4.000.000
Căn cứ vào Phiếu chi 70 ngày 28/2/2007: Tạm ứng mua máy xay cho tổ thuốc Nợ 141 6.100.000
Có 111 6.100.000. Kế toán giảm tiền mặt do chi lương.
Chứng từ sử dụng.
- Bảng lương và phụ cấp tháng; - Phiếu chi.
Quy trình luân chuyển.
Lưu đồ 2.5: Quy trình luân chuyển kế toán giảm tiền mặt do chi lương. Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Tổng giám đốc Thủ quỹ
N Ktra, lập phchi Sổ quỹ Kiểm tra, kí duyệt Ktra, Chi lương Kiểm tra, kí duyệt 1 1 KT, lên Bkê,GSổ ứng Bảng kê, SCT 111 Ktra ,Ghi sổ SCT334, CTGS, SC111,334 Bảnglương
Phiếu chi2
N Bảng lương
và phụ cấp
Bảnglương Phiếu chi1
Phiếu chi2
Bảnglương Phiếuchi1
Hóa đơn Phiếu chi2
Bảnglương Phiếu chi1
Phiếu chi2 Bảnglương Phiếu chi1
Phiếu chi2
Phiếuchi1 Phiếu chi2
Bảng lương
Phiếu chi 2
Bảnglương 2
Giải thích quy trình.
(1) Căn cứ vào bảng lương và phụ cấp hàng tháng đã được duyệt kế toán thanh toán sau khi kiểm tra xem có hợp lí hay không tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên.
(2) Chuyển cả 2 liên phiếu chi sang cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt.
(3) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ làm thủ tục chi lương. Mỗi cán bộ công nhân viên khi lĩnh lương phải kí vào ô kí nhận. Thủ quỹ chi lương và ghi vào sổ quỹ xong thì chuyển toàn bộ chứng từ lại cho kế toán thanh toán.
(4) Kế toán thanh toán nhận 2 liên của phiếu chi về 1 liên lưu 1 liên làm căn cứ để lên bảng kê chi tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111.
(5) Kế toán thanh toán ghi xong sẽ chuyển chứng từ cho Kế toán trưởng (kiêm kế toán công nợ phải trả) ghi sổ chi tiết TK 334, TK 338.
(6) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan Kế toán trưởng lập chứng từ ghi sổ và lên sổ Cái TK 111, TK 334, TK 338.
Định khoản :
Căn cứ vào Phiếu chi số 34 ngày 27/02/2007 : Thanh toán chi lương thêm cho nhân viên nghiệp vụ ( Thảo).
Nợ 334 40.091.000 Có 111 40.091.000
Căn cứ vào Phiếu chi số 76 ngày 28/02/2007 : Chi tiền lương cho cán bộ công nhân viên ( Nga ).
Nợ 334 418.091.500
Có 111 418.091.500 Kế toán giảm tiền mặt do thanh toán tiền hàng.
Chứng từ sử dụng.
- Giấy đề nghị thanh toán. - Hóa đơn.
Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 2.6:Quy trình luân chuyển kế toán giảm tiền mặt do thanh toán tiền hàng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Tổng giám đốc Thủ quỹ
Ktra, lập phiếu chi
Sổ quỹ Kiểm tra, kí duyệt KT,chi tiền, GS Kiểm tra, kí duyệt 1 1 N KT, lên Bkê,GSổ Bảng kê, SCT 111 Ktra ,Ghi sổ SCT331, CTGS, SC111,331 Giấy ĐNTT Hóa đơn 2 N Giấy ĐNTT kèm ch.từ Giấy ĐNTT Hoá đơn 2
Phiếu chi1
Giấy ĐNTT Hóa đơn 2
Phiếu chi1
Giấy ĐNTT Hoá đơn 2
Phiếu chi 1 Giấy ĐNTT
Hóa đơn 2 Phiếu chi1
Phiếuchi1 Phiếu chi2
Giấy ĐNTT
Giấy ĐNTT Hóa đơn 2 2
Hóa đơn 2
Phiếu chi 2
Phiếu chi2 Phiếu chi 2
Phiếu chi2
Hóa đơn 2
Phiếu chi2 Bắt đầu
Giải thích quy trình.
(1) Các cá nhân hay bộ phận sau khi mua hàng về theo phiếu đề xuất đã được duyệt của cấp trên sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán bằng cách lập Giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ có liên quan (Hóa đơn liên 2, Phiếu nhập kho….) đưa cho Kế toán trưởng kiểm tra xem xét và kí duyệt. Sau đó chuyển chứng từ qua cho Tổng giám đốc kí.
(2) Kế tóan thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt và các chứng từ có liên quan tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên trong trường hợp thanh toán cho nhân viên công ty khi họ đã trả tiền cho nhà cung cấp và lập thành 3 liên trong trường hợp thanh tóan trực tiếp cho nhà cung cấp .
(3) Chuyển2 liên phiếu chi sang cho Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kí duyệt (4) Sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền, kí và ghi vào sổ quỹ sau đó thủ quỹ trả 2 liên về cho kế toán thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán nhận 2 liên phiếu chi về 1 liên lưu còn 1 liên làm căn cứ lên bảng kê chi tiền mặt và ghi sổ chi tiết TK 111.
(6) Kế toán ghi xong chuyển chứng từ cho Kế toán trưởng ( kiêm kế toán công nợ phải trả) ghi sổ chi tiết TK 331.
(7) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và các chứng từ có liên quan, Kế toán trưởng lập Chứng từ ghi sổ và lên Sổ Cái TK 111, TK 331
Định khoản
Căn cứ vào Phiếu chi 01 ngày 02/2/2007: Thanh toán tiền nguyên liệu tháng 1/2007 ( Hào).
Nợ TK 331 26.546.600 Có TK 111 26.546.600
Căn cứ vào Phiếu chi 75 ngày 28/2/2007: Thanh toán tiền hàng Long Hiệp. Nợ TK 331 231.598.900
Sơ đồ 2.7 : Tổng hợp Tài khoản 111 Tháng 2/2007 111 SDDK: 359.899.541 133 1121.1 10.598.119 1.800.000.000 141 131 12.410.000 330.095.000 152 136.1 40.195.517 180.000.600 156 141 12.249.293 27.900.000 331 1.382.096.700 334 467.619.516 3383 6.150.000 ……….. 2.337.995.600 2.342.160.954 SDCK: 355.734.187
2.3.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Long Sinh.
2.3.1.2.1 Phân loại, tài khoản sử dụng và nguyên tắc kế toán tiền gửi tại công ty
Phân loại và tài khoản sử dụng
Tiền gửi Ngân hàng của Công ty gồm 2 loại chính sau: - Tiền gửi Việt Nam : TK 1121
- Tiền gửi Ngoại tệ : TK 1122
Nguyên tắc kế toán Tiền gửi Ngân hàng tại Công ty :
Kế toán ngân hàng phải kiểm tra đầyđủ chứng từ gốc trước khi lập Uỷ nhiệm