Tổ chức trang bị những phương tiện kĩ thuật phục vụ cho việc thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển sẽ tạo ra được một bước đột phá quan trọng trong việc đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau.
Hiện nay việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán đang trở thành xu hướng chung của thời đại và kết quả cho việc ứng dụng này hết sức to lớn.
Với tốc độ phát triển của Khoa học công nghệ như hiện nay, hệ thống máy vi tính trợ giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp được thuận lợi và nhanh chóng. Nhờ hệ thống máy vi tính mà công việc của kế toán đơn giản hơn, nhanh chóng chính xác hơn.
Mặc dù công ty TNHH Long Sinh đã áp dụng tin học excel vào trong công việc kế toán. Tuy nhiên, kế toán vẫn gặp nhiều sai sót và nhầm lẫn trong việc hạch toán của mình. Ngoài ra khối lượng công việc kế toán khá nhiều như hiện nay trong khi nhân sự tại phòng kế toán công ty chỉ có 4 người do vậy những người làm công tác kế toán rất vất vả trong công việc thậm chí phải làm thêm vào những ngày thứ 7 và chủ nhật.
Xuất phát từ thực tế tại công ty để phục vụ cho công tác kế toán không chỉ trước mắt mà còn lâu dài, đồng thời giúp cho nhân viên kế toán giảm bớt sự vất vả trong công việc xử lí các chứng từ gốc. Công ty cần áp dụng một chương trình kế toán máy để tiết kiệm thời gian ghi sổ, khối lượng tài liệu cần bảo quản giảm nhẹ và khi cần thông tin về kế toán nhanh chóng hơn chính xác hơn đáp ứng cho việc quản lí của Ban lãnh đạo.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều chương trình phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp tuy nhiên việc xác định phần mềm nào thực sự thích hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí đầu tư vừa phải không quá đắt mới là quan trọng. Có 2 trường hợp để lựa chọn:
Thứ nhất: Là mua phần mềm kế toán chuyên dụng của tập đoàn phần mềm được bán trên thị trường. Tuy nhiên, để kiếm được phần mềm vừa thích hợp với quy
mô sản xuất và hình thức kế toán tại doanh nghiệp, vừa có chi phí bỏ ra không quá lớn là một vấn đề đòi hỏi Ban Giám đốc công ty phải có sự nghiên cứu kĩ lưỡng.
Thứ hai : Doanh nghiệp có thể đặt hàng các công ty phần mềm hoặc các nhóm lập trình viên viết một chương trình kế toán phù hợp với yêu cầu của Doanh nghiệp đặt ra. Với chi phí đầu tư bỏ ra tuỳ theo quy mô, hình thức kế toán và yêu cầu của doanh nghiệp mà có những mức giá khác nhau.
Khi công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán phải vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán hướng dẫn tại thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính ban hành để lựa chọn phần mềm cho phù hợp với điều kiện áp dụng của công ty mình .
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán khi sử dụng phần mềm không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán phải có khả năng có thể cung cấp sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính của công ty không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật về thông tin và an toàn dữ liệu
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:
Đảm bảo điều kiện kĩ thuật
Đảm bảo điều kiện con người và tổ chức bộ máy kế toán Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán