2.2. Phõn tớch thực trạng việc lập kế hoạch sản xuất tại Cụng ty
2.2.4.2. Thiết lập cỏc nhiệm vụ ụm c tiờu
a) Đối vớ ếi k ho ch n m ạ ă
Trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc loại kế hoạch của Cụng ty, những người lập kế hoạch thường căn cứ vào tỡnh hỡnh thực hiện của năm trước liền kề, dự bỏo mức độ
tăng trưởng, biến động trong tương lai và ý kiến chỉ đạo của cấp trờn để xỏc định mục
tiờu cụ thể.
- Đối với kế hoạch sản xuất sản phẩm thỡ mục tiờu đặt ra là giỏ trị sản xu t và giỏ ấ
trị doanh thu cụ thể là bao nhiờu? Từ đ ú tiếp tục xỏc định đến cỏc khoản phải thu, phải
nộp, lợi nhuận và thu nhập bỡnh quõn trong kỳ kế hoạch. Loại kế hoạch này thường chỉ
lập và thực hiện theo năm hoặc thỏng kế hoạch.
- Đối với cỏc loại kế ho ch tỏc nghi p khỏc nh : k ho ch xõy d ng c bảạ ệ ư ế ạ ự ơ n, k ế
hoạch nghiờn cứu chế thử, kế hoạch mua sắm mỏy múc thiết bị cũng dựa trờn cơ sở đ ú,
đều phải a ra mứ ổđư c t ng u tưđầ , th i h n hoàn thành và cỏc yờu c u c n ph i đạ đượờ ạ ầ ầ ả t c sau thực hiện dự ỏn.
Doanh thu của kỳ ế k hoạch được tớnh như sau: ∑ = = n i i DT 1 DT (DTi = Fi x pi ) (2.2)
Trong đú: - DT: Tổng doanh thu kỳ kế hoạch - DTi: Doanh thu của sản ph m i ẩ
- Fi: Nhu cầu dự bỏo sản phẩm i - pi: Đơn giỏ của sản phẩm i
Theo bảng 2.7 và 2.8 (trang 53 và 54), N m 2012, Cụng ty đặt m c tiờu v giỏ tr ă ụ ề ị
sản xuất doanh thu phải cú mức tăng trưởng ≈ 10% so với thực hiện 2011, tuy nhiờn, giỏ trị cú tăng nh ng hư ầu hết số lượng cỏc mặt hàng đều gi m, th m chớ cú m t hàng ả ậ ặ
cũn giảm 17% so với thực hiện năm trước. Do đú, để cõn b ng và hợp lý kếằ hoạch
Cụng ty phải tớnh đến sự biến động của đơn giỏ từng sản phẩm. Từ năm 2011, th ị
trường giỏ cả vậ ưt t , nguyờn v t li u bi n động m nh, thờm vào ú là m t s lo i vật ậ ệ ế ạ đ ộ ố ạ
tư, kim loại màu khan hiếm; Sự đ ều chỉnh mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà i
nước; Giỏ cỏc yếu tố phụ ợ tr liờn t c biếụ n động nh giỏ i n, nhi t, nước…do ú chắc ư đ ệ ệ đ
chắn rằng Cụng ty c ng ph i i u ch nh đơn giỏ cỏc s n ph m sao cho h p lý v i giỏ ũ ả đ ề ỉ ả ẩ ợ ớ
cả vật tư đầu vào, và như vậy gõy khụng ớt khú khăn trong quỏ trỡnh lập kế hoạch.
T ừ đú ta thấy rằng, cỏch xỏc định chi phớ, doanh thu của Cụng ty hiện nay tuy đó
dự tớnh đến cỏc yếu tố tỏc động nhưng khụng tớnh hết được mức độ biến động. Chỉ dựa theo cỏc yế ố đu t ó xảy ra ch khụng d tớnh đến cỏc yếu tố bấứ ự t ng , khụng cú c sở ờ ơ
khoa học cụ thể mà chủ ế y u dựa trờn cảm tớnh. Bởi vậy kết quả hoạch định cú sai số so
với thực tế sản xu t kinh doanh, gõy khú kh n cho cụng tỏc chu n b cỏc ngu n l c ấ ă ẩ ị ồ ự để đảm bảo cho ho t ng sảạ độ n xu t kinh doanh n nh. ấ ổ đị
b) Đối với kế hoạch thỏng
Thụng thường, người lập k hoế ạch c n c trờn kế hoạch nă đă ứ m ó xõy dựng để lập kế hoạch thỏng. Theo bảng 2.7 trang 53, mục tiờu của năm 2012 phải đạ đượt c tổng giỏ trị sản xu t là 1.116 t , nh vậấ ỷ ư y, trong 6 thỏng đầu n m ph i ph n u ă ả ấ đấ đạt được
558 tỷ, bỡnh quõn 279 tỷ/ quý và 93 tỷ/ thỏng. Căn cứ trờn tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh thực tế từng thỏng mà người l p k ho ch ậ ế ạ đặt ra mục tiờu phấn đấu cụ thể cho
từng thỏng đú. Do vậy, kết quả thực hi n t ng thỏng và t ng c năệ ừ ổ ả m ph thu c nhi u ụ ộ ề
Bảng 2.14: Xõy dựng mục tiờu giỏ trị sản xuất từng thỏng năm 2012 Đơn vị tớnh: tri u đồng ệ Đơn vị tớnh: tri u đồng ệ Q.phũng Kinh tế T ng KHổ Q.phũng Kinh tế T ng THổ I KHnăm 199.000 917.000 1.116.000 191.811 870.920 1.062.731 II KH cỏc thỏng Thỏng 1 10.000 51.000 61.000 13.400 54.000 67.400 Thỏng 2 20.000 91.000 111.000 21.400 91.000 112.400 Thỏng 3 17.000 90.000 107.000 20.700 78.300 99.000 Thỏng 4 10.000 80.000 90.000 11.800 87.000 98.800 Thỏng 5 9.000 72.000 81.000 10.450 72.960 83.410 Thỏng 6 3.000 72.000 75.000 8.590 78.780 87.370 Thỏng 7 14.000 77.000 91.000 15.080 67.600 82.680 Thỏng 8 7.000 64.000 71.000 8.868 63.890 72.758 Thỏng 9 16.000 64.000 80.000 17.820 60.600 78.420 Thỏng 10 25.000 67.000 92.000 26.770 72.350 99.120 Thỏng 11 18.000 64.000 82.000 19.225 68.240 87.465 Thỏng 12 16.000 72.000 88.000 17.708 76.200 93.908 Tổng cộng 165.000 864.000 1.029.000 Kế hoạch Thực hiện TT Chỉ tiờu
(Nguồn: Bỏo cỏo kết quả SXKD phũng kế hoạch)
Từ số liệu tại bảng 2.14, ta xõy dựng được cỏc biểu đồ tại hỡnh 2.4 và 2.5 thể hiện tỡnh hỡnh thực hiện k ho ch c a s n ph m qu c phũng và s n ph m kinh t : ế ạ ủ ả ẩ ố ả ẩ ế
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
Thỏng kế hoạch
Kế hoạch Thực hiện
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
Thỏng k hoế ạch
Kế hoạch Thực hiện
Hỡnh 2.5: Biểu đồ thể hiện tỡnh hỡnh thực hiện KH hàng KT năm 2012
Từ hỡnh 2.4 và 2.5 dễ dàng nhận thấy rằng, đối với sản phẩm quốc phũng hầu hết cỏc thỏng đề đạu t và vượt mức kế hoạch đề ra. Cú được đ ềi u này là do cỏc chỉ tiờu sản xuất Tổng cục Cụng nghiệp quốc phũng giao cho 2 năm 2011 và 2012 đó được Cụng
ty chuẩn bị đầy đủ cỏc i u ki n, cụng vi c cu i cựng cũn lại là đ ềđ ề ệ ệ ố i u độ sản xu t sao ấ
cho hoàn thành xuất sắc mục tiờu đề ra. Đối v i s n ph m kinh t , do b nh hưởng b i ớ ả ẩ ế ị ả ở
cỏc yếu t nhố ư th trị ường, khỏch hàng… nờn hầu hết cỏc thỏng thực hi n khụng nh k ệ ư ế
hoạch đó xõy dựng. Qua đ để Cụng ty cú cỏc nhỡn khỏch quan trong quỏ trỡnh ú đỏnh
giỏ tỡnh hỡnh thực hiện k hoế ạch của mỡnh.
Từ mục tiờu về giỏ trị cần phải đạ đượt c đú, Cụng ty s cõn i năẽ đố ng l c, cỏc n ự đơ
hàng và lượng tồn kho để phõn bổ sản xu t s n lượng t ng m t hàng sao cho hi u qu ấ ả ừ ặ ệ ả
và tiết kiệm nh t. Trong gi i h n lu n v n này, tỏc gi lu n v n ch n s n ph m thu c ấ ớ ạ ậ ă ả ậ ă ọ ả ẩ ố
nổ AD-1 làm sản phẩm đ ển hỡnh để phõn tớch, nhằm thấy được cỏch thức lập và triển i
khai kế hoạch sản xuất của Cụng ty.
Theo bảng 2.14, nh n th y r ng k ho ch thỏng 1 và thỏng 2 khụng theo m c ậ ấ ằ ế ạ ứ
bỡnh quõn dự tớnh, là vỡ trong 2 thỏng này ngày nghỉ lễ ế, t t nhi u nờn k ho ch phải ề ế ạ
giảm xuống để cõn đối với thời gian sản xu t; t ng giỏ tr sảấ ổ ị n xu t thỏng (1+2) = 172 ấ
tỷ, thiếu 14 tỷ so với bỡnh quõn kế hoạch, do đú số hụt này phải bự vào kế hoạch thỏng 3 là 93 + 14 = 107 tỷ. Nếu mụi trường sản xuất kinh doanh khụng cú sự biến động, quỏ trỡnh triển khai s n xu t khụng cú vướng m c hay cỏc h p đồng đặt hàng khụng cú s ả ấ ắ ợ ự
thay đổi thỡ cỏc thỏng sản xuất đều như nhau. Nhưng trờn thực tế mụi trường ngành, đ ềi u ki n s n xu t, con người, khỏch hàng luụn ti m n s khụng n định nờn k ho ch ệ ả ấ ề ẩ ự ổ ế ạ
trong nước và khu vực trong năm 2012 nờn thực hiện kế hoạch khụng đạt được như
mong muốn.
2.2.4.3. Bước soạn thảo và l p kậ ế hoạch
Một thực tế tại Cụng ty hi n nay là, khi ho ch ệ ạ định k ho ch cỏc nhà lónh đạo ế ạ
luụn phải quan tõm làm sao để hơn 3.000 cụng nhõn cú vi c làm đều, cỏc dõy chuy n ệ ề
sản xuất khụng bị lóng phớ, khụng bị chồng chộo, trỏnh lóng phớ vụ hỡnh, hạn chế tối đa lóng phớ hữu hỡnh. Do ú, cỏc cõn đối s n xu t trong tương lai ưđ ả ấ u tiờn th a món trờn ỏ
từng bộ phận và từng nơi làm việc.
Vỡ thế, sau khi xõy dựng được kế hoạch tổng hợp năm, những người lập kế hoạch
phải lập kế hoạch và tiế độ cho từng thỏng, phải phõn bổ sao cho mọi nguồn lực đều n
được sử dụng h p lý. Nh ng i u này ph thu c r t nhi u vào nhu c u khỏch hàng, ợ ư đ ề ụ ộ ấ ề ầ
tiến độ hợp đồng và thậm chớ là thời tiết. Vớ dụ: cỏc sản ph m thu c n và ph ki n n ẩ ố ổ ụ ệ ổ
dựng cho khai thỏc, phỏ đỏ làm đường hoặc xõy dựng cỏc cụng trỡnh thỡ thường giảm nhu cầu vào quý III, vỡ thời đ ểi m này trong năm là mựa mưa bóo, ớt triển khai cỏc cụng trỡnh xõy dựng nờn khi lập kế hoạch vào thờ đ ểi i m này, người lập phải lưu ý giảm lượng sản xuất do dự bỏo lượng tiờu thụ giảm. Đối với sản phẩm phỏo hoa, trong quỏ trỡnh sản xuất cần phải phơi sấy nhi u thỡ r t k thờ ếề ấ ỵ i ti t m a m c a thỏng 3 và thỏng ư ẩ ủ
7 trong năm. Do đú, để đảm bảo tớnh khả thi của kế hoạch người lập kế hoạch tớnh toỏn mức sản xuất cho từng phõn xưởng, vừa phải tớnh đến năng lực sản xuất, vừa bỏm sỏt kế hoạch năm và đảm bảo lượng tồn kho hợp lý.
Để đảm bảo đ ề đi u ú, cụng ty xõy d ng kếự ho ch thỏng cú ỏp dụạ ng cụng th c (1.5) ứ
Pi = Di + (Ici - Idi)
Trong đú: Pi: Mức sản xuất trong thỏng Di: Dự kiến nhu cầu trong thỏng Ici, Idi: Tồn kho cuối và đầu thỏng
Ngoài ra, nếu trong thỏng thực hiện cú phỏt sinh thỡ Cụng ty sử dụng l nh s n ệ ả
xuất để bổ sung, ho c thay đổi k ho ch thỏng ó ban hành. Nh ng thay đổi này ch ặ ế ạ đ ữ ủ
yếu là bổ sung về số lượng sản ph m s n xu t và th i h n hoàn thành. Bờn c nh ú, ẩ ả ấ ờ ạ ạ đ
Cụng ty thường triển khai s n xu t bỏn thành ph m d phũng g i đầu cho th i k nhu ả ấ ẩ ự ố ờ ỳ
cầu cao đ ểm. i
Qua bảng 2.11 trang 65 ta th y r ng, cụng tỏc l p k ho ch thỏng cũng cú sai số ấ ằ ậ ế ạ
so với kế hoạch năm, thực tế thực hiện cũng cú sai số so với kế hoạch. Cú sự sai số này là do, cụng tỏc lập kế hoạch chủ ế y u dựa vào dự bỏo, cũn thực hiện lại căn cứ vào
kế hoạch cho phộp sai số ≤ 10%, tuy nhiờn th c t cho th y thỏng 1 th c hi n th p h n ự ế ấ ự ệ ấ ơ ≈ 28% và thỏng 12 thực hi n l i cao hơệ ạ n 13%. Cú s sai s l n nh v y vỡ, trong thỏng ự ố ớ ư ậ
1 tiờu thụ thấp h n dơ ự bỏo, mặc dự lượng tồn kho thấp song cuối thỏng 1 là thờ đ ểi i m chuẩn bị nghỉ Tết nguyờn ỏn nờn Cụng ty h n ch lượng tồđ ạ ế n kho quỏ l n. Chớnh vỡ ớ
thế kế hoạch thỏng 2 phải tăng lờn để bự vào lượng tồn kho bị ụ h t từ thỏng 1.
Qua hỡnh 2.6; hỡnh 2.7 và hỡnh 2.8: biểu diễn sai số giữa lập kế hoạch và thực
hiện kế hoạch trong năm 2012, khoảng sai lệch cho phộp là ±10%, ta nhỡn thấy rừ rằng cú thỏng độ sai lệch lớn. Cũng như đ ó phõn tớch ở trờn, giữa lập k ho ch và thựế ạ c hi n ệ
Cụng ty vẫn khụng thể lường tr c được nhữướ ng thay đổi c a khỏch hàng hay s bi n ủ ự ế
động bất thường của th trường, m c dự hầu như năị ặ m nào c ng x y ra, song Cụng ty ũ ả
lại chưa thực sự cú biện phỏp cụ thể để xỏc định những biến động đú rơi vào thỏng nào
trong năm. 0 20 40 60 80 100 120 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Thỏng T ỷ l ệ % TH/KH Giới hạn dưới Giới hạn trờn
Hỡnh 2.6: Đường biểu diễn sai số giữa TH và KH từng thỏng của SP AD-1 năm 2012
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 0 20 40 60 80 100 120 140 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cỏc SP (2011) theo bảng 2.7 T ỷ l ệ%
Hỡnh 2.7: Đường biểu diễn sai số giữa TH và KH của 13 SPKT chớnh năm 2011 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 0 20 40 60 80 100 120 140 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cỏc SP (2012) theo bảng 2.7 T ỷ l ệ % TH/KH Giới hạn dưới - 90 Giới hạn trờn -110
Hỡnh 2.8: Đường biểu diễn sai số giữa TH và KH của 13 SPKT năm 2012
Từ số ệ ạ li u t i hỡnh 2.7 cho th y: K t qu d bỏo cú sai lệch nhiều so với nhu cầu ấ ế ả ự
thực tế đối với một số sản ph m. Tuy nhiờn, n u em so sỏnh v i n m 2011 (qua hỡnh ẩ ế đ ớ ă
2.8) lại thấy rằng sai số này khụng lặp lại, khụng hệ thống, khụng riờng biệt đối với một sản phẩm nào, mà luụn thay đổi nờn rất khú lường trước. Như vậy, cú th k t lu n ể ế ậ
cụng tỏc lập kế ho ch c a Cụng ty ó cú tớnh toỏn đầy đủ cỏc y u t tỏc động trong quỏ ạ ủ đ ế ố
triển khai, kết hợp v i kinh nghi m kinh doanh nhi u n m trong ngành nờn c ng ó ớ ệ ề ă ũ đ
hạn chế được rất nhiều sự ảnh hưởng của biến động, nhưng khụng thể xúa bỏ được rào
cản sai lệch khi thực hiện.
2.2.4.4. Giai đ ạo n xõy dựng cỏc phương ỏn kế hoạch tổng hợp
Trong quỏ trỡnh lập k hoế ạch Cụng ty Húa chất 21 luụn xỏc định, ph i tỡm cỏch ả
thỏa món nhu cầu của khỏch hàng trong từng i u kiện cụ thể ủđ ề c a thị trường, khụng để khỏch hàng phải chờ đợi do thiếu hàng hoặc chậm hàng, với mụ đc ớch em l i hi u đ ạ ệ
quả kinh tế cao bằng cỏch đ ềi u chỉnh cụng suất khi cú biến động về nhu cầu.
Lợi thế của Cụng ty là l c lượng lao ự động l n m nh ớ ạ được ào tạđ o y đầ đủ, h ệ
thống mỏy múc thiết bị và dõy chuyền cụng nghệ hiện đại, nờn cú đủ khả năng để ỏp đ ứng vào nh ng th i i m nhu c u lờn cao. Do ú Cụng ty khụng s n xu t tớch l y t ng ữ ờ đ ể ầ đ ả ấ ũ ừ
thỏng, đ ềi u phải quan tõm khi lập kế hoạch là duy trỡ lượng tồn kho vừa đủ đảm bảo
ty sẽ tổ ch c cho cụng nhõn làm thờm gi . Trờn th c t ó cú th i i m cụng nhõn ứ ờ ự ế đ ờ đ ể
chớnh thức làm thờm giờ khụng đủ, khi đú Cụng ty phải sử dụng đến nh ng lao động ữ
hợp đồng thời vụ. Tuy nhiờn, đ ềi u này c ng khụng gõy ảnh hưởng hay khú khăn nhiều ũ
mà hoàn toàn nằm trong khả ă n ng cú thể ủ c a Cụng ty.
Cụng việc cũn lại của cỏc đơn vị liờn quan là soạn th o h th ng cỏc k ho ch ả ệ ố ế ạ
chức năng. Để triển khai sản xuất được bỡnh thường yếu tố cần chu n b đầu tiờn là v t ẩ ị ậ
tư, nguyờn vật liệu đầu vào. Căn cứ vào sản lượng sản xuất, định mức tiờu hao nguyờn vật liệu để Phũng vật tư xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu cần dựng trong thỏng.
Nhu cầu vật tư = (sả ượng SX) x (định mức vật tư) n l
Căn cứ vào số liệu k ho ch theo bảng 2.11, phũng vật tư lấế ạ y s li u v tồn kho ố ệ ề
vật tư để lờn kế hoạch mua vậ ưt t cần dựng cho s n xu t trong thỏng, nhu c u v t t ả ấ ầ ậ ư