2.2. Phõn tớch thực trạng việc lập kế hoạch sản xuất tại Cụng ty
2.2.4.5. Triển khai kế hoạch sản xuất
Khi kế hoạch được phờ duyệt, bản kế hoạch này được gửi cho tất cả cỏc đơn vị cú liờn quan, đặc biệt là đơn vị sản xu t. Phũng k ho ch lỳc này sẽ căấ ế ạ n c vào cỏc ứ
đơ đặn t hàng, hàng tồn kho hi n cú, kh n ng ỏp ng cỏc y u tố u vào cho sảệ ả ă đ ứ ế đầ n xu t ấ
để phõn giao nhiệm vụ cho cỏc xớ nghiệp, theo thứ ự t sản xu t s n ph m nào trước s n ấ ả ẩ ả
phẩm nào sau, ngày nào phải hoàn thành, hay cần hoàn thành trước bao nhiờu.
Cỏc phương ỏn thụng thường sẽ là s n ph m nào c n giao hàng tr c thỡ triển ả ẩ ầ ướ
khai s n xuả ất trước, sản phẩm nào lượng tồn kho ớt cũng được u tiờn sản xuất, sản ư
phẩm nào cú chu kỳ sản xu t dài s làm trước, và cuốấ ẽ i cựng là s n ph m nào đủ i u ả ẩ đ ề
kiện sản xuất thỡ tổ ch c sứ ản xuất. T ú cỏc xớ nghi p ch ừ đ ệ ủđộng tri n khai k ho ch ể ế ạ
xuống cỏc cấp tổ sản xuất.
Bảng 2.17: Quỏ trỡnh triển khai KHSX tại Xớ nghiờp Hỏa cụ thỏng 12/2012
Đơn vị tớnh: Nghỡn cỏi TT Sản phẩm Kế hoạch Tuần 1 Tu n 2 ầ Tu n 3 ầ Tu n 4 ầ 1 Kớp đốt nhụm 700 200 200 200 100 2 Kớp đ ệi n nhụm 2.500 500 700 700 600 3 Kớp vi sai đ ệi n 220 nộn Tổng lắp Bảo quản NT 4 Kớp vi sai AT 1.500 nộn 500 500 500 5 Ống nổ 264 nộn Chọn Bảo quản NT
(Nguồn bỏo cỏo kế hoạch sản xuất tại Cụng ty)
Như vậy, Cụng ty c ng ó tri n khai đầy đủ kếũ đ ể ho ch đến phõn xưởng sản xuất. ạ
Tuy nhiờn cụng việ đ ềc i u độ khụng ch ỉđơn thu n là theo dừi sản xuất, mà đ ểầ i m cốt yếu là phải đụn đốc tất cả cỏc yếu tố liờn quan từ vậ ưt t , lao động, n hũm h p b o đế ộ ả
quản và cả những hồ sơ liờn quan đến l ch l ch và hướng dẫn sử dụị ị ng c a s n ph m. ủ ả ẩ
Trong quỏ trỡnh đ ềi u độ sản xu t c n ph i cú những quyếấ ầ ả t định ỳng đắn, k p thời để đ ị
cú thể sửa đổi ho c chuy n hướng k ho ch. Th c tế tại Cụng ty TNHH MTV Húa chất ặ ể ế ạ ự
21 là cho phộp thay đổi hoặc lựi k ho ch s n xu t s n ph m vào th i iểm khỏc nếu: ế ạ ả ấ ả ẩ ờ đ
+ Cỏc vướng mắc chưa thể kh c ph c được ngay. ắ ụ
+ Chưa đến thời hạn giao hàng cho khỏch hàng + Hàng tồn kho cũn cú thể đ ỏp ng được ứ
Những ỏch tắc phỏt sinh đụi khi khụng lường trước được, vỡ là một Cụng ty húa
chất chuyờn sản xuất thuốc nổ, phụ kiện nổ, chỉ cần m t thao tỏc sai là xảy ra hậu quả ộ
khụng lường. Ngoài ra sản phẩm do Cụng ty sản xuất ra chỉ cho phộp là chớnh phẩm,
đạt chất lượng t t, khụng được phộp cú s n ph m kộm chấố ả ẩ t lượng. Do ú, n u v t t đ ế ậ ư
hoặc mỏy múc thiết bị khụng đủ tiờu chuẩ đn ỏp ứng cho sản xuất thỡ khụng được phộp
triển khai sản xuất.
Trong đ ềi u độ sản xuất cú 3 đ ềi u quan trọng phải lưu ý: - Tiến độ s n xuất ả
- Chất lượng sản phẩm - Đảm bảo chi phớ
Một phần nguyờn nhõn của giao hàng chậm là thiếu vậ ưt t ph c vụ ụ sản xu t. ấ
Trong năm 2012, để hoàn thành kế hoạch Cụng ty phải chấp nhận mua vật tư khụng
đạt kớch thước theo yờu cầu, do khụng ch động trong cụng tỏc mua sắm vật tư, gõy ủ
lóng phớ trong quỏ trỡnh gia cụng mà khụng tận dụng được.
Bảng 2.18: Thiệt hại do mua sai quy cỏch vật tư đầu vào năm 2012
TT Tờn vật tư Yờu cầu Thực tế Số lượng
(kg) Lệch giỏ (đ) Lóng phớ (đ) 1 Gỗ phớp φ2 φ8 và 10 φ 120 4.000 480.000 2 Nhụm δ3 240*150 250*120 16.300 10.500 171.150.000 3 Thộp cõy C10 - φ8 C15 - φ14 7.780 1.500 11.670.000 4 Sợi Xe 12 Xe 3 12.000 7.000 84.000.000
5 Thuốc phúng Hecxogen TEN 17.000 1.400 23.800.000
Cộng 291.100.000
Nhận xột: 291 triệu là con số bỡnh thường khi so với tổng giỏ trị sản xu t m t ấ ộ
năm, nhưng đú chỉ là một đ ển hỡnh trong hàng trăm nghỡn vật tư cầi n s dụử ng, n u ế
cụng tỏc chuẩn bị khụng tốt thỡ thiệ ạt h i là khụng tớnh h t được. ế
Ngồi những lóng phớ do sai lệch vật tư gõy ra, đụi khi Cụng ty cũn phải chịu
những thi t thũi vềệ giỏ cả trong quỏ trỡnh lập kế hoạch. Hàng năm, Tổng cục cụng nghiệp Quốc phũng tiến hành xõy dựng, thẩm định lại giỏ bỏn cỏc sản ph m c a Cụng ẩ ủ
ty để cú đ ềi u chỉnh phự hợp, và thời hạn ỏp dụng giỏ mới thường là sau ngày 1 thỏng 5 hàng năm. Trong khi đú k ho ch c a n m ú Cụng ty ó xõy dựế ạ ủ ă đ đ ng và tri n khai ngay ể
t ừ đầu năm, thậm chớ sản xuất đún đầu từ năm trước. Vớ dụ:
Bảng 2.19: Thiệt hại vỡ thay đổi giỏ do triển khai KH đún đầu
TT Tờn sản phẩm ĐVT Số lượng Lệch giỏ ( )đ Lóng phớ
1 Bạc chỏy chậm Cỏi 70.000 2.000 140.000.000
2 Đạn tớn hiệu bỏo bóo Viờn 20.000 5.590 111.800.000
3 Hạt lửa con Cỏi 1.500.000 289 433.500.000
4 Dõy dẫn tớn hiệu nổ m 500.000 210 105.000.000
5 Quả khúi màu da cam Quả 1.500 86.000 129.000.000
Tổng cộng ( )đ 919.300.000
(Nguồn bỏo cỏo thực hiện kế hoạch của Cụng ty )
Đối với cụng ty, t ngày 25ữ27 hàng thỏng, nhõn viờn phũng k ho ch ph i rà ừ ế ạ ả
soỏt lại toàn bộ kế ho ch thỏng, những s n phạ ả ẩm nào cú khụng thể hoàn thành theo kế
hoạch thỡ đề nghị đ ề i u chỉnh, chuyển sang thỏng sau nế đủ iu đ ều kiện.
Bảng 2.20: Mẫu đ ều chỉnh kế hoạch thỏng của Cụng ty i
TT MẶT HÀNG ĐVT KH giao KH đ ềi u
chỉnh Nguyờn nhõn
1 Hạt lửa 105 SK Cỏi 8.372 0 T/khai d.cụ mới chậm
2 Bộ ử l a KB-4 " 5.024 0 Mắc c.lượng vật tư
3 Kớp vi sai phi đ ệi n " 170.000 250.000
4 Thuốc nổ AD-1 Kg 800.000 900.000
Nhu cầu khỏch hàng
5 Phỏo hoa xuất khẩu Quả 33.128 27.746 Khỏch hàng thay đổi số lượng HĐ
(Nguồn bỏo cỏo thực hiện kế hoạch của Cụng ty )
2.2.5. Phõn tớch cỏc yế ố ảu t nh hưởng đến cụng tỏc l p k ho ch ậ ế ạ
2.2.5.1. Cỏc yếu tố bờn trong
Quan đ ểi m, năng lực của người trực tiếp lập kế hoạch cú ảnh hưởng rất lớn n đế
tớnh khả thi của kế ho ch. Yờu c u ạ ầ đặt ra là cỏc cỏn b kếộ ho ch ph i th c s cú ạ ả ự ự
chuyờn mụn, nhạy bộn, cú tầm nhỡn, dự đ oỏn được tương lai, nắm chắc tỡnh hỡnh cũng như khả năng của doanh nghiệp.
b) Đặc đ ểi m ngành nghề và hệ thống thụng tin
Đặc điểm kinh doanh ngành nghề thể hiện rất rừ trong Cụng ty Húa chất 21, với
những sản phẩm đặc biệt. Vớ dụ vớ ải s n ph m thu c n và m t s ph ki n n , nh ó ẩ ố ổ ộ ố ụ ệ ổ ư đ
núi cứ đến thỏng 3 thỏng 7 hàng năm là mựa mưa dầm, giú bóo thỡ lượng hàng tiờu thụ của sản phẩm này giảm hẳn. Đối với sản phẩm phỏo hoa nội địa thỡ nhu c u ch xu t ầ ỉ ấ
hiện khi đến ngày lễ, tết hoặc cú một sự kiện nào ú. Trờn thực tếđ nh ng ngày ú là ữ đ
Tết dương lịch và tết õm lịch, ngày 30/4 và 1/5 hàng năm, ngày 2/9, ngày 10/10 và những năm gần đõy ngày Festival Quảng Ninh, những ngày kỷ niệm thành lập cỏc tỉnh thành cũng được Chớnh Phủ cho phộp bắn phỏo hoa. Tuy nhiờn, ngoại trừ Tết õm l ch ị
ra cũn lại những ngày khỏc s lượng tiờu thụ rất ớt, khụng đỏng kể, chỉ sử dụố ng s vẫn ố đang cũn trong kho và s n xu t r t c m ch ng. Theo th ng kờ t i Cụng ty, phỏo hoa ả ấ ấ ầ ừ ố ạ
nội địa thường chỉ triển khai sản xuất bắt đầu từ thỏng 8 hàng năm đến thỏng 1 năm sau. Thời gian cũn lại trong năm, phõn xưởng phỏo hoa lại tổ chức sản xuất phỏo hoa
xuất khẩu, thường thỡ cỏc hợ đồng xuất khẩu rơi vào cỏc thỏng 3,7, 8, 10 và thỏng 12 p
hàng năm. Mộ đ ềt i u rất bất lợi trong quỏ trỡnh sản xuất phỏo hoa là độ ẩm càng cao càng gõy khú khăn cho sản xuất, đặc biệt là chặng phơi sấy và làm giấy bỡa, mà thời
đ ểi m cỏc thỏng 3 và 12 nước ta độở ẩm tương đối lớn, để hạn ch i u này nh ng ế đ ề ữ
người lập kế hoạch phải lưa ý cho sản xuất cỏc bỏn thành phẩm trước hoặc giải phúng tối đa mặt bằng để phục vụ cho phơi sấy phỏo trong những ngày mưa rột. Ngoài ra, từ thỏng 8 đến cuối năm thường xảy ra hiện tượng chồng chộo giữa sản xu t n i địa và ấ ộ
xuất khẩu, do đú, người lập kế hoạch phải cõn đối sao cho m bả đđả o ỳng tiến độ giao hàng xuất khẩu mà khụng bị chậm k ho ch n i địa hàng n m. ế ạ ộ ă
Khi lập kế hoạch sản xuất hệ thống thụng tin cũng ảnh hưởng rất nhiều, vỡ thụng tin sẽ giỳp bộ phận lónh đạo của doanh nghiệp cú được cỏc quyết định ỳng đ đắn, kịp
thời. Thụng tin về sản ph m, t n kho, nhu c u khỏch hàng, ngay c nh ng thụng tin ẩ ồ ầ ả ữ
chớnh tr , xó hị ội cú ảnh hưởng đến nhu cầu tiờu th sảụ n ph m c ng c n ph i quan tõm. ẩ ũ ầ ả
Đồng thời trong quỏ trỡnh th c hi n k ho ch thỡ chỳng ta cũng c n phự ệ ế ạ ầ ải dựa vào cỏc
thụng tin phản hồi để cú những iềđ u ch nh phự h p. ỉ ợ
Đối vớ ải s n xu t phỏo hoa, hàng n m Cụng ty luụn ph i li t kờ cỏc ngày lễ lớn, ấ ă ả ệ
10 hay khụng. Vỡ những ngày lễ ỷ k niệm như ngày sinh nhật Bỏc, ngày giải phúng đất
nước, giải phúng thủ đụ nếu là năm chẵn thỡ được tổ chức rầm rộ và hoành trỏng hơn
những năm lẻ. Theo suy đoỏn, nếu vậy thỡ sẽ bắn phỏo hoa v i số lượng nhiềớ u h n ơ
năm trước, những người l p k ho ch s căậ ế ạ ẽ n c vào nh ng thụng tin nh vậy để dự ứ ữ ư đoỏn lượng tiờu th và s n xu t. ụ ả ấ
c) Sự ạ h n ch c a cỏc ngu n l c ế ủ ồ ự
Những nguồn lực quan trọng hàng đầu để một doanh nghi p cú th tồệ ể n t i và ạ
phỏt triển là: Nguồn nhõn lực, nguồn vốn, và cơ ở s vật ch t, k thuật. Đú là những yếu ấ ỹ
t ố đầu tiờn cần phải xem xột khi lập bất cứ mộ ết k ho ch nào và bất cứ một doanh ạ ở
nghiệp nào núi chung. Riờng với Cụng ty TNHH MTV Húa chất 21:
- Về nguồn nhõn lực: Tớnh đến nay t ng s lao động c a Cụng ty là trờn 3.000 ổ ố ủ
người, tuy nhiờn trỡnh độ đại học và trờn đại học chiếm chưa đến 10%, cao đẳng và
trung cấp chiếm ≈ 6%, cũn lại ≈ 85% là trỡnh độ tương đương học ngh . Tuy nhiờn, ề
thành phầ ản nh h ng nhiưở ều đến cụng tỏc lập k hoế ạch lại là trỡnh độ cỏn bộ quản lý và trỡnh độ của người lập k hoế ạch, thuộc 16% trờn tổng số. Một phần nữa cú ảnh
hưởng là trỡnh độ tay nghề ủ c a cụng nhõn lao động. Về vấn đề này, hàng n m Cụng ty ă
vẫn tổ chức đào tạo và đào tạo lại tay nghề cho cụng nhõn nờn ớt gõy khú khăn trong cụng tỏc lập và thực hiện kế hoạch.
- Về nguồn vốn: Là doanh nghiệp quõn đội 100% vốn Nhà nước, Cụng ty cũng
gặp khụng ớt khú khăn về nguồn vốn, bởi vốn Nhà nước rấ ạn chế lạt h i ph i gi i trỡnh ả ả
và chờ đợi rất lõu. Nờn để triển khai kế hoạch được trụi chảy, nhanh chúng cụng ty phải tự hạch toỏn sao cho v n hồn thành nhi m v chớnh trị qũn đội vừa phỏt triển ẫ ệ ụ
sản xuất kinh doanh ngồi qũn đội. Trong năm cụng ty muốn đầu tư, mở rộng s n ả
xuất, nghiờn cứu phỏt triển sản phẩm mới nhưng v n l i y u do ú phảố ạ ế đ i ch m l i k ậ ạ ế
hoạch. Hoặc theo kế hoạch những sản phẩm muốn đạt chất lượng tốt phải tiến hành gia cụng cỏc chi tiết trờn dõy chuyền hiện đại, ỳng tiờu chuẩn, nhưng vỡ nguồn vốn khụng đ
đảm bảo nờn khụng th đầu t ngay mỏy múc thiế ịể ư t b mới. Nh vậư y, c kếả ho ch s n ạ ả
xuất sản xuất và kế ho ch đưa s n ph m đến tay người sử dụạ ả ẩ ng đều b ch m ti n ị ậ ế độ,
gõy thiệt h i rạ ất nhiều cho Cụng ty. Cũn nếu vốn khụng đủ lớn mạnh để mua và dự trữ
vật tư, nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất thỡ con người và mỏy múc thiết bị cú tốt
đế đần u cũng khụng th l p và th c hi n k ho ch được. ể ậ ự ệ ế ạ
- Về cơ sở vật ch t k thuậấ ỹ t: Khi l p k ho ch mà ch xem xột đến cỏc y u t về ậ ế ạ ỉ ế ố
nhõn lực, nguồn vốn mà khụng xột đến cơ sở vật ch t k thu t thỡ ch a th gọấ ỹ ậ ư ể i là k ế
thiết bị thi u ho c h ng, c sở mặt bằế ặ ỏ ơ ng nhà xưởng khụng đủ thỡ khụng th triển khai ể
sản xuất, đặc biệt với Cụng ty 21, yờu cầu về chất lượng s n ph m và ũi h i v an ả ẩ đ ỏ ề
toàn rất cao. N u khụng tớnh h t cỏc y u t thỡ rấế ế ế ố t cú th sẽ xảể y ra h u qu khụng ậ ả
lường trước được. Do vậy, khi lập kế hoạch những người lập kế hoạch phải xem xột
đầ đủy cỏc yế ốu t m bảo về vậđả t ch t k thu t khụng ch cho s n xu t mà cho c con ấ ỹ ậ ỉ ả ấ ả
người.
Cụng ty TNHH MTV Húa chất 21 sau khi xõy dựng được kế hoạch, thụng qua cỏc cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng thỏng, cỏc kế hoạch này đều được đưa ra để
ban giỏm đốc và lónh đạo cỏc phũng ban cựng xem xột. Cuộc họp đưa ra những vấn đề
tồn tại dẫn đến cú thể hoặc khụng thể thực hiện kế hoạch. Từ đ ú cú những đề xu t đề ấ
khắc phục hiện tượng đú, nhằm đảm bảo tốt hơn cỏc nguồn lực khụng chỉ cho kế hoạch hiện tại mà cho cả tương lai.
d) Hệ thống mục tiờu của cụng ty
Mục tiờu chớnh là nền tảng của việc lập kế hoạch, chớnh vỡ thế người lập kế hoạch cần phải dựa vào hệ thống mục tiờu của Cụng ty để cú cỏc kế ho ch dài hay ng n h n ạ ắ ạ
cho phự hợp nhằm đạt được mục tiờu đó đề ra. Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, ngoài cỏc ràng buộc về số lượng và thời gian giao hàng, nh ng ng i tham gia lậữ ườ p k ho ch c a ế ạ ủ
Cụng ty Húa chất 21 cũn cú những ràng buộc về giỏ trị sản xu t ph i đạt được trong ấ ả
khoảng thời gian nhất định nào đú, nhằm đạt được mục tiờu c a thỏng, quý, nă đủ m ó đề ra. Vớ dụ, trong năm 2012 mục tiờu được đề ra là:
- Quản lý, đ ềi u hành sản xuất đạt giỏ trị ả s n xuất trờn 1.116 tỷ đồng - Hoàn thành nhiệm vụ ả s n xuất hàng quốc phũng trong thỏng 11/2012
- Sản xuất cỏc mặt hàng kinh tế đ ỏp ng đủ số lượng, ứ đỳng ch ng lo i theo nhu ủ ạ
cầu khỏch hàng, khụng để khỏch hàng phải chờ.
Nhận thấy rằng với mục tiờu đề ra như vậy, Cụng ty ó đ đảm b o được cỏc i u ả đ ề
ki n ệ để xõy dựng một mục tiờu hữu ớch, tức là xõy dựng mục tiờu phải thể hiện được:
- Mục tiờu đó đề c p đến k t quậ ế ả hoàn thành như ế nào? th
- Mục tiờu này xỏc định khi nào thỡ kết qu ch đợi được hoàn thành? ả ờ
- Cú thể đ o lường được kết quả chờ đợi hay khụng?