2.2.3.1 .Xác định nhu cầu đào tạo
3.2. HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO CỦA CỤC
3.2.1.2. Phân công nghiệm vụ
Với quy trình đào tạo được đưa ra ở trên, các cán bộ, đơn vị có trách nhiệm ph trách cụ ụ thể như sau:
71
Bảng 3.1: Đề xuất phân công nhân s ự
Bước Nội dung Nhân sự phụ trách
Bước 1 Xác định nhu cầu đào t ạo Cán bộ phụ trách đào t ạo
Bước 2 Tổng hợp nhu cầu, xây dựng kế
hoạch đào tạo Phòng Tổ chức Cán bộ Đào tạo-
Bước 3 Phê duyệt Cục trưởng / Phó cục trưởng
Bước 4 Tổ chức thực hiện kế hoạch Các đơn vị liên quan
Bước 5 Đánh giá kết quả đào t ạo Phòng Tổ chức Cán bộ Đào tạo-
Bước 6 Cập nhật thông tin vào hồ sơ đào
tạo cán bộ, chuyên viên, nhân viên Cán bộ phụ trách đào t ạo
Bước 7 Thống kê và lưu hồ sơ Chuyên viên thống kê đào tạo
được phân công
Với đề xuất phân công nhân sự nêu trên, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng bước được xác định như sau:
Bước 1 (Xác định nhu cầu đào tạo): do cán bộ phụ trách đào tạo thực hiện. Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên nhu cầu và năng lực thực tế của nguồn nhân lực. Bước này bao gồm các công việc sau:
- Xác định khoảng cách giữa năng lực hiện có và yêu c ầu
- Xác định những khóa đào tạo cần thiết để bổ sung kiến thức kỹ năng
còn thi ếu
- Xác định các yêu cầu về tài liệu đào t ạo
Bước 2 (Tổng hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo): do phòng Tổ chức Cán bộ Đào tạo thực hiện. Đây là bước đưa ra những kế hoạch chi tiết về quy - trình đào tạo. Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, phòng Tổ chức Cán b - ộ Đào tạo sẽ lên kế hoạch thực hiện cũng như đưa ra các công cụ đánh giá kết quả đào tạo và giám sát quy trình đào tạo. Các nhiệm vụ cần thực hiện trong bước này:
- Xác định tồn tại của tổ chức ảnh hưởng đến quy trình đào tạo - Xác định tiêu chắ và phương pháp đào tạo
72 - Lên kế hoạch đào t ạo
- Lựa chọn khóa học, đơn vị đào tạo phù h ợp
Bước 3 (Phê duyệt): do Cục trưởng hoặc Phó cục trưởng phụ trách.
Phê duyệt kế hoạch đào tạo tại Cục Hải quan TP Hà Nội do Cục trưởng hoặc Phó cục trưởng phụ trách xem xét, phê duyệt kế hoạch đào tạo; Phòng Tổ chức Cán b - ộ Đào tạo công bố chắnh thức kế hoạch được phê duyệt để các đơn vị chuẩn bị thực hiện.
Đây là một bước hết sức quan trọng trong quy trình đào tạo nhằm đảm bảo kế hoạch đào tạo đã phù hợp với định hướng phát triển chung của toàn Cục hay chưa. Đào tạo là một mắt xắch quan trọng trong phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức. Chất lượng nguồn nhân lực sẽ phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng và quy trình đào tạo. Một khi kế hoạch đào tạo có sự sai sót, khơng phù hợp với định hướng phát triển chung của Cục, chất lượng nguồn nhân lực khơng đảm bảo thì hiệu quả cơng việc sẽ bị ảnh hưởng, khó có thể hồn thành các mục tiêu, định hướng đề ra. Vì vậy, bước phê duyệt này là rất quan trọng. Lãnh đạo Cục cần xem xét kế hoạch đào tạo và so sánh với các mục tiêu, định hướng của tồn Cục và tìm ra kế hoạch đào tạo hiệu quả nhất, giúp Cục thực hiện được các định hướng, mục tiêu đề ra.
Bước 4 (Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo): do phòng Tổ chức Cán bộ - Đào tạo kết hợp với các đơn vị liên quan thực hiện về việc đề xuất, tổ chức lớp học và chuẩn bị tài liệu học tập. Đây là bước mà trách nhiệm lớn thuộc về đơn vị đào tạo (có thể l ổ chức bà t ên ngoài hoặc nội bộ Cục). Tuy nhiên, để việc đào tạo đạt được chất lượng tốt nhất, Cục và đơn vị đào tạo cần phối hợp đồng bộ để hỗ trợ đào tạo như các biện pháp hỗ trợ trước, trong và sau đào tạo.
Bước 5 (Đánh giá kết quả đào tạo sau mỗi khóa học): do phòng Tổ chức Cán b - ộ Đào tạo thực hiện. Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình đào tạo, đánh giá lại kế hoạch đào tạo đã phù hợp với mục tiêu đào tạo của Cục hay chưa. Việc đánh giá kết quả đào tạo nên được thực hiện dựa trên cơ sở ngắn hạn và dài hạn. Trong ngắn hạn, CBCC cần hiểu và nắm được các kiến thức. Trong dài
73
hạn, CBCC cần ết cách áp dụng những kiến thức n bi ày vào công việc và tăng năng suất công việc.
Bước 6 (Cập nhật thông tin vào hồ sơ đào tạo cán bộ, công chức, nhân viên): do cán bộ phụ trách đào tạo thực hiện. Sau khi tổ chức lớp học xong, cán bộ phụ trách đào tạo tiến hành thống kê danh sách đào tạo (ghi tên các học viên đã được đào tạo theo từng chuyên đề). Như vậy, các khóa học đã thực hiện sẽ được thống k ại trong hồ sơ của CBCC, điều nê l ày nhằm phục vụ công tác đào tạo chuyên sâu sau này, tránh việc đào tạo tràn lan, lặp lại khơng hiệu quả. Kết thúc khóa học cán bộ phụ trách đào tạo tiến hành lưu trữ hồ sơ liên quan đến lớp học.
Bước 7 (Thống kê và lưu hồ sơ) do chuyên viên được phân công thực hiện. Việc thống kê hồ sơ này giúp cho q trình đào tạo có tắnh kế thừa, ễ d d àng trong việc truy cứu, nghiên cứu về các khóa đào tạo trước đấy. Từ đó, giúp cho việc đánh giá khóa học được dễ dàng hơn, nhận thức được các bài học từ khóa đào tạo trước từ đó rút ra kinh nghiệm nâng cao chất lượng của các khóa đào tạo sau cũng như ạo ra quy tr t ình đào tạo phù hợp hơn, hiệu quả hơn.