2.2.3.1 .Xác định nhu cầu đào tạo
3.3. MỘT SỐ YÊU CẦU KHI TRIỂN KHAI THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
3.3.1 Các yêu cầu chung
Thứ nhất, việc QLCL cần mang tắnh thực tiễn. Nếu cục Hải quan TP Hà Nội chỉ hăng hái và kiên trì trong xây dựng Ộhệ thống văn bảnỢ, mà việc thực HTQLCL bị lơ là thì có thể rút ngắn được thời gian đi đến chứng nhận, cho phép đăng ký chứng nhận trong thời gian từ vài tháng đến một năm. Tuy nhiên, HTQLCL trở thành các văn bản được lưu giữ trong ngăn kéo và khóa lại; cách làm việc tốt nhất được trình bày trong các qui trình, văn bản lại trở thành bắ quyết được bảo mật đối với CBCC. Do đó, cần áp dụng triệt để HTQLCL trong các quy trình làm việc. Khi đ đưa ra quy trã ình thực hiện cơng việc theo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, cần thực hiện đúng các bước mà quy trình ã đ đưa ra, tránh việc chỉ đưa ra quy trình mà khơng thực hiện hoặc thực hiện lơ là, thiếu trách nhiệm.
Thứ hai, ngu n kinh phắ chi cho công tác ISO khá lồ ớn (chi cho công tác tư vấn, công tác đào tạo, công tác đánh giá cấp chứng nhận, đánh giá lạiẦ). Phải có sự quyết tâm và nỗ lực cao từ phắa lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức khi thực hiện để tránh lãng phắ.
83
Thứ ba, việc đánh giá chất lượng đào tạo cần được chú trọng. Mặc dù đánh giá chất lượng nội bộ được thực hiện phần nào đáp ứng yêu cầu chứng nhận, nhưng cũng phải nhận thức đúng tầm quan trọng của việc đánh giá để đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu của ISO 9000. Việc đo lường cảm nhận của nhân viên về chất lượng đào tạo sẽ cung cấp thông tin phản hồi về khả năng hoạt động của hệ thống QLCL đào tạo. Đánh giá sau đào tạo ở đây khơng chỉ là đánh giá chất lượng khóa đào tạo mà cao hơn đó là việc đánh giá hiệu quả làm việc của học viên sau khóa đào tạo đã phù hợp với yêu cầu thực tế, đáp ứng Ộsự thỏa mãn của khách hàngỢ hay chưa.
Thứ tư, cần tổ chức nguồn nhân lực phù hợp cho ban chỉ đạo công tác ISO. Ban đầu, ban chỉ đạo công tác ISO thường là các cán bộ kiêm chức, vừa phải ực th hiện nhiệm vụ chuyên môn vừa kiêm nhiệm thêm các công việc của HTQLCL, thời gian tập trung chỉ đạo, kiểm tra giám sát chưa liên tục nên hiệu quả cịn hạn chế. Vì vậy, sau một thời gian hoạt động, cục nên thành lập tổ chức chuyên trách về triển khai mơ hình QLCL, đảm bảo HTQLCL được chỉ đạo và thực hiện tốt
Thứ năm, nâng cao nhận thức của toàn đơn vị trong việc thực hiện áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000. Điều này đồng nghĩa với việc các CBCC tại từng bộ phận cần hiểu rõ mục tiêu chung của đơn vị, ừ đó hiểu rt õ trách nhiệm, cơng việc, quy trình mình cần thực hiện. Như vậy, CBCC ý thức được yêu cầu công việc và những kiến thức cần bổ sung, từ đó biết mình cần g ừ q trì t ình đào tạo để đảm bảo sẽ thực hiện tốt công việc được giao, giúp khâu xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện tốt hơn. Việc xác định đúng đắn nội dung đào tạo phù hợp
với nhu cầu CBCC sẽ giúp CBCC tập trung hơn trong các khóa đào tạo, nâng cao
chất lượng đào t ạo.
Thứ sáu, áp dụng HTQLCL cần có sự linh hoạt, phù hợp với thực tế. Mục tiêu cuối cùng của QLCL đào tạo là phục vụ nhu cầu của khách hàng. Cụ thể hơn, với quy trình đào tạo, sản phẩm đầu ra là các học viên, là CBCC cần có các kiến thức, kỹ năng phù hợp để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Với sự linh hoạt trong việc áp dụng HTQLCL để các mục tiêu chất lượng phù hợp với điều kiện tổ chức sẽ giúp quy trình đào tạo được xây dựng phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng,
84
nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Thứ bảy, ứng dụng CNTT đi đôi với việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008. Đối với quy trình đào tạo, việc quản lý hồ sơ cán bộ và thống kê sau đào tạo là hết sức quan trọng. Đây là tiền đề để duy trì nâng cao chất lượng đào tạo. Như vậy, việc áp dụng CNTT trong quy trình lưu trữ hồ sơ giúp quy trình đào tạo thực hiện hiệu quả hơn.