1.3. Lý luận về công tác khai thác trong bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro
1.3.2. Quy trình khai thác bảo hiểm HH&RRĐB
Mục đích của khâu khai thác bảo hiểm là tìm kiếm khách hàng tiềm năng và thuyết phục họ ký kết hợp đồng bảo hiểm. Quy trình khai thác bảo hiểm thường được thực hiện qua các bước sau:
Hình 1.1: Quy trình khai thác BH HH&RRĐB
Thu thập thông tin Đàm phán và gửi bản chào phí tới khách hàng Chấp nhận đơn bảo hiểm Cấp đơn bảo hiểm Thu phí và quản lý hợp đồng Phân tích thơng tin và đánh giá rủi ro Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng
Bước1: Thu thập thông tin
Đây là bước đầu tiên nên có vai trị làm tiền đề cho các bước tiếp theo. Ở bước này kết quả thu được là các thông tin về khách hàng và nhu cầu bảo hiểm của khách hàng như thơng tin về tên cơng trình, tài sản hoặc khách hàng, đặc điểm khách hàng là doanh nghiệp Việt Nam hay 100% nước ngoài…ngành nghề kinh doanh của khách hàng…Độ tin cậy của những thông tin này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các bước tiếp theo của khâu khai thác. Do đó, cán bộ khai thác cần phải chú ý thực hiện tốt và chính xác ngay từ bước đầu tiên này nhằm tư vấn chính xác cho khách hàng mua bảo hiểm. Sau khi thu thập thơng tin chính xác, đầy đủ về khách hàng, cán bộ khai thác tiến hành tiếp cận họ, có thể bằng nhiều hình thức khác nhau như gặp trực tiếp, gọi điện thoại, gửi thư…và trong khâu tiếp cận khách hàng, cán bộ khai thác cần chuẩn bị kỹ càng những tài liệu giới thiệu và tư vấn đúng cho khách hàng.
Bước 2 : Phân tích thơng tin và đánh giá rủi ro
Qua các thông tin thu được, cán bộ khai thác tiến hành phân tích các thơng tin và đánh giá về khả năng xảy ra rủi ro đối với đối tượng bảo hiểm. Ở bước này, cán bộ khai thác hướng dẫn khách hàng điền thông tin vào bản câu hỏi đánh giá rủi ro và nêu rõ kết luận của cán bộ đánh giá rủi ro. Trong những trường hợp đặc biệt (yêu cầu kỹ thuật chuyên môn cao, khả năng rủi ro lớn, giá trị bảo hiểm lớn) vượt quá khả năng của cán bộ khai thác của cơng ty thì có thể u cầu trợ giúp của các cơ quan chức năng chuyên môn giám định.
Bước 3: Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng
Từ những thông tin của khách hàng, báo cáo đánh giá rủi ro, cán bộ khai thác sẽ đưa ra một tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp cho đối tượng bảo hiểm đó. Tiếp theo, CBKT phải kiểm tra tính phù hợp giữa nội dung nêu trong bảng câu hỏi điều tra rủi ro và giấy yêu cầu bảo hiểm để tư
sung hay sửa đổi. Sau quá trình xem xét này, nếu những nội dung khách hàng đã kê khai là chính xác, phù hợp thì CBKT sẽ chấp nhận chào phí, cịn nếu xem xét có dấu hiệu gì bất thường thì CBKT có thể từ chối bảo hiểm. Bên cạnh đó, trong trường hợp cần thiết, đối với các đối tượng bảo hiểm phức tạp thì CBKT cần đề xuất với lãnh đạo phòng, lãnh đạo cơng ty để có phương án tốt nhất.
Bước 4: Đàm phán và gửi bản chào phí tới khách hàng
Dựa trên cơ sở kết quả phân tích thơng tin khách hàng, kết quả đánh giá rủi ro, tình hình cạnh tranh, thì khai thác viên thực hiện chào dịch vụ bảo hiểm, lập bản chào phí cụ thể và rõ ràng gửi cho khách hàng.
Khi bản chào phí đã gửi cho khách hàng, vì nhiều lý do như DNBH khác đưa ra bản chào phí với mức phí thấp hơn… thì khách hàng có thể sẽ khơng đồng ý giao kết hợp đồng ngay. Do vậy, khai thác viên nhất thiết phải tiến hành đàm phán. Việc đàm phán có thể thực hiện trước, cùng lúc hoặc sau khi chào bảo hiểm cho khách hàng. Tuy nhiên CBKT cần phải cẩn trọng và linh hoạt trong việc đàm phán và chào phí tới khách hàng để họ thấy được mức phí mà mình đưa ra là phù hợp. Q trình đàm phán này có thể lặp đi lặp lại nhiều lần cho đến khi khách hàng xem xét chấp nhận hoặc từ chối.
Bước 5 : Chấp nhận bảo hiểm
Khi khách hàng đã chấp thuận về phương án đã đàm phán, khai thác viên nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản. CBKT kiểm tra lại các nội dung trên Giấy yêu cầu bảo hiểm. Nếu cịn sai sót hoặc chưa phù hợp, CBKT đề nghị khách hàng sửa và hoàn chỉnh lại. Khi tất cả các khâu đã hồn chỉnh thì DNBH sẽ chấp nhận bảo hiểm cho khách hàng và tiến hành các thủ tục để cấp đơn.
CBKT tiến hành soạn thảo, phát hợp đồng bảo hiểm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phát hành hợp đồng. Nội dung hợp đồng phải tuân thủ theo nội dung bản chào phí và các thỏa thuận đã đàm phán.
Bộ hợp đồng bảo hiểm đầy đủ gồm các chứng từ sau:
- Giấy yêu cầu bảo hiểm (có chữ ký, đóng dấu của khách hàng) - Bảng danh mục tài sản (có chữ ký, đóng dấu của khách hàng) - Hợp đồng bảo hiểm và/hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm - Thơng báo thu phí.
Bước 7: Thu phí và quản lý hợp đồng
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình khai thác bảo hiểm, có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí bảo hiểm. Tuy nhiên việc thu phí cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng cũng như mức độ khéo léo của CBKT khi giao kết HĐBH và trong q trình thu phí. DNBH và khách hàng có thể thỏa thuận các hình thức thanh tốn phí bảo hiểm như thanh tốn phí bảo hiểm một kỳ hoặc thanh tốn phí bảo hiểm nhiều kỳ, thanh toán ngay khi ký kết HĐBH hoặc thỏa thuận thời hạn nộp phí. Phương thức và thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm phải được quy định rõ trong bản chào phí bảo hiểm và/hoặc HĐBH. Trong trường hợp khách hàng còn thiếu các chi tiết hoặc cần sửa đổi các số liệu trong đơn thì lúc này cán bộ bảo hiểm yêu cầu khách hàng cung cấp các số liệu còn thiếu để lập giấy sửa đổi bổ sung.