2.2. Thực trạng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên gián tiếp tại Tổng
2.2.1. Bảng mô tả công việc
Trong một doanh nghiệp, việc phân tích cơng việc để xây dựng đƣợc Bảng mơ tả công việc là rất quan trọng, bởi vì đây là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc.
Hiện tại, Bảo Long chƣa có Bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí, phịng ban trong cơng ty mà chỉ có văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng ban gián tiếp tại Trụ sở chính (Phụ lục số 02). Văn bản này quy định vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban; cơ cấu tổ chức; nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức danh trong phịng ban đó; mối quan hệ của phịng ban với các đơn vị khác trong hệ thống Bảo Long.Văn bản này chƣa kết nối đƣợc mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức với chức năng, nhiệm vụ của mỗi phịng ban vì vậy các nhân viên chƣa nhận thức đƣợc cơng việc mình làm tại mỗi phịng ban góp phần nhƣ thế nào đến sự thành công của công ty. Xét về nội dung, văn bản này vẫn chƣa có các tiêu chí cần đạt đƣợc khi thực hiện cơng việc, điều kiện về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cho từng công việc, chƣa thể hiện rõ vai trò của từng chức danh, phòng ban với mục tiêu chiến lƣợc của Bảo Long.
Ngoài ra, văn bản này chỉ nêu nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức danh trong phịng ban mà khơng xét đến việc nhiều công việc khác nhau trong mỗi chức danh. Thực tế tại Bảo Long, nhân viên thuộc cùng một chức danh trong phịng ban lại đƣợc phân cơng các công việc khác nhau, vì vậy địi hỏi chức năng, nhiệm vụ, kĩ năng cũng nhƣ các
tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng việc và tiêu chí năng lực của nhân viên cũng phải khác nhau. Chẳng hạn, chức danh Trƣởng bộ phận của Ban Tài chính Kế hoạch có 4 chức danh công việc bao gồm: Trƣởng bộ phận Quản lý tài chính, Trƣởng bộ phận Xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch hành động, Trƣởng bộ phận Kế toán quản trị và Trƣởng bộ phận Quản lý thanh khoản. Hiện tại, Văn bản này quy định nhiệm vụ và quyền hạn của 4 chức danh công việc này là nhƣ nhau.
Căn cứ vào kết quả khảo sát 85 nhân viên tại Bảng 2.2 có thể thấy hơn 70% số nhân
viên khơng biết đƣợc cơng việc đang làm góp phần nhƣ thế nào đến sự thành cơng của công ty thông qua văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Ngồi ra tổng cộng có khoảng 50,6% số nhân viên đƣợc khảo sát biết rõ quy định về nhiệm vụ quyền hạn của cơng việc của mình đang phụ trách nhƣng 60% trong tổng số 85 nhân viên này lại không biết rõ kết quả cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc thông qua Văn bản hiện tại.
Vì vậy, thực trạng tại Bảo Long khơng có bảng mơ tả cơng việc cho từng chức danh cơng việc trong mỗi phịng ban sẽ làm cho nhân viên không hiểu rõ nội dung, yêu cầu của cơng việc.Từ đó, nhân viên cũng khơng hiểu đƣợc các kết quả cần đạt đƣợc khi thực hiện cơng việc.
Bảng 2.2: Tóm tắt kết quả khảo sát về Bảng mô tả công việc
Nội dung khảo sát
Kết quả Trung bình 1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%) 1. Cơng ty Anh/ Chị có Bảng mơ tả
cơng việc hoặc văn bản khác có nội dung tƣơng đồng với Bảng mô tả công việc (gọi tắt là Văn bản).
4,35 1,2% 0,0% 2,4% 55,3% 41,2%
2.Thơng qua Văn bản đó, Anh/Chị
biết đƣợc công việc của mình/phịng ban của Anh/Chị góp phần nhƣ thế nào đến sự thành công của công ty.
2,05 45,9% 24,7% 10,6% 16,5% 2,4%
3. Thơng qua Văn bản đó, Anh/ Chị
biết rõ quy định về nội dung, yêu cầu cơng việc mình đang phụ trách.
2,78 25,9% 24,7% 1,2% 42,4% 5,9%
4. Thơng qua Văn bản đó, Anh/ Chị
biết rõ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn cơng việc mình đang phụ trách.
2,98 27,1% 14,1% 4,7% 42,4% 11,8%
5. Thơng qua Văn bản đó, Anh/ Chị
biết rõ kết quả cần phải đạt đƣợc khi thực hiện công việc.
1,82 58,8% 17,6% 7,1% 15,3% 1,2%
(Nguồn: Kết quả khảo sát, Phụ lục 06)