b, Nội dung hoạt động chi khụng thường xuyờn
1.2.2.4 Cơ chế kiểm tra tài chớnh và thanh quyết toỏn
1, Đối với cỏc trường Đại học sau khi dự toỏn được phờ duyệt, việc đầu tiờn là mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước và ngõn hàng bao gồm:
+ Tài khoản Ngõn sỏch Nhà nước để nhận phõn bổ dự toỏn Ngõn sỏch
+ Tài khoản tiền gửi để thực hiện thu, chi kinh phớ học phớ, lệ phớ được để
lại đơn vị sử dụng
+ Tài khoản tiền gửi tại kho bạc hoặc ngõn hàng khỏc để thực hiện cỏc khoản thu, chi của hoạt động sản xuất, dịch vụ khỏc
Nghiờm cấm việc dựng Ngõn sỏch Nhà nước để bự lỗ cho cỏc hoạt động dịch vụ, liờn doanh, liờn kết hoặc chuyển tiền vào cỏc tài khoản tiền gửi ở cỏc Ngõn hàng khỏc, trừ một số trường hợp đặc biệt phải được cơ quan tài chớnh đồng cấp cho phộp bằng văn bản.
2, Kiểm soỏt, thanh toỏn: cỏc khoản chi thường xuyờn của đơn vị sự nghiệp thực
hiện tự chủ.
3, Điều kiện chi trả, thanh toỏn
* Cú quyết định phờ quyệt dự toỏn thu- chi và chi tiết kốm theo gồm cú loại khoản, mục theo quy định của mục lục Ngõn sỏch hàng năm.
* Cú đầy đủ chứng từ, hồ sơ hợp lý, hợp phỏp theo quy định liờn quan đến từng khoản chi, kể cả cỏc khoản chi thực hiện theo quy chế chi tiờu nội bộ, khoản thanh toỏn tiền cước phớ sử dụng điện thoại cụng vụ tại nhà riờng và điện
thoại di động hàng thỏng, theo hướng dẫn tại thụng tư số 29/2003/TT-BTC ngày 14/04/2003 của Bộ tài chớnh, tuỳ theo tớnh chất của từng khoản chi, cỏc hồ sơ thanh toỏn bao gồm:
+ Đối với cỏc khoản chi thanh toỏn cỏ nhõn: chi lương và phụ cấp là danh sỏch cỏn bộ, viờn chức, giảng viờn trong biờn chế và hợp đồng trờn 1 năm hưởng lương, bảng tăng, giảm biờn chế, quỹ tiền lương đó được cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền phờ duyệt.
+ Đối với cỏc khoản chi nghiệp vụ chuyờn mụn là hồ sơ, chứng từ gốc liờn quan đến từng khoản chi.
+ Đối với việc mua sắm tài sản cố định, trang thiết bị, phương tiện vật tư
lớn là quyết định phờ duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cỏc cấp cú thẩm quyền, hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ dịch vụ hoặc phiếu bỏo giỏ của đơn vị cung cấp hàng hoỏ dịch vụ ỏp dụng đối với việc mua sắm tài sản nhỏ sử dụng hoỏ đơn bỏn hàng với hồ sơ, chứng từ cú liờn quan.
+ Đối với cỏc khoản chi thường xuyờn khỏc là bảng kờ chứng từ thanh toỏn cú chữ kớ của thủ trưởng, kế toỏn trưởng hoặc người được uỷ quyền cỏc hồ sơ chứng từ khỏc cú liờn quan.
+ Đối với cỏc khoản chi phục vụ thu phớ và lệ phớ là hồ sơ liờn quan đến từng khoản chi.
4, Kiểm soỏt, thanh toỏn
* Hồ sơ thanh toỏn phải ghi rừ nội dung chi thuộc nguồn kinh phớ nào, cỏc hồ sơ thanh toỏn, chứng từ phự hợp đỳng với hợp đồng kinh tế, với tớnh chất của từng khoản chi đó được phờ duyệt trong dự toỏn đầu năm hoặc phõn bổ dự toỏn đầu năm, đồng thời đỳng theo quy chế chi tiờu nội bộ.
* Đối với cỏc khoản chi bằng tiền mặt, ngoài việc kiểm soỏt theo cỏc quy định trờn, khi thanh toỏn bằng tiền mặt theo đỳng quy định tại thụng tư số 33/2006/TT-BTC ngày 17/04/2006 của bộ tài chớnh về quản lý thu, chi bằng tiền mặt là:
+ Khoản chi được phộp chi bằng tiền mặt: chi cho việc thanh toỏn tiền lương, phụ cấp cho cỏ nhõn và tiền giải phúng mặt bằng trong xõy dựng cơ bản, cỏc khoản chi hội nghị, tiếp khỏch, cỏc khoản khỏc như mua sắm vật tư nhỏ khỏc dưới 5 triệu.
+ Nghiờm cấm cỏ nhõn khụng được phộp mở tài khoản tại Kho bạc để
thanh toỏn tiền cỏ nhõn.
+ Khi đơn vị rỳt 200 trăm triệu đồng tiền mặt trở lờn ở kho bạc phải đăng ký trước.
+ Khi cú phỏt sinh cỏc khoản thu Ngõn sỏch Nhà nước bằng tiền mặt phải cú trỏch nhiệm nộp đầy đủ, kịp thời vào Kho bạc.
+ Thanh toỏn hàng hoỏ, dịch vụ đối với cỏc đơn vị tổ chức, cỏ nhõn khỏc họ cú tài khoản tiền gửi tại ngõn hàng, đơn vị phải thanh toỏn bằng phương thức chuyển khoản khụng thanh toỏn bằng tiền mặt, trừ khoản thanh toỏn dưới 5 triệu cú thể được thanh toỏn bằng tiền mặt.
+ Trường hợp cú phỏt sinh cụng việc gấp, chưa đủ điều kiện thanh toỏn, làm thủ tục cho phộp được tạm ứng để giải quyết cụng việc kịp thời, số tiền tạm ứng khụng vượt quỏ số dự toỏn của đơn vị, cỏn bộ tạm ứng phải hoàn thành tạm ứng trước 20 ngày, chưa thanh toỏn tạm ứng khụng được đề nghị cỏc khoản chi tạm ứng tiết theo.
+ Cỏc khoản thanh toỏn tăng thờm thu nhập cho cỏn bộ, viờn chức chỉ được phộp chi vào cỏc nguồn khỏc ngoài kinh phớ Ngõn sỏch Nhà nước cấp. + Kiểm soỏt thanh toỏn đối với một số khoản chi chủ yếu là: kiểm soỏt tiền lương, tiền cụng căn cứ vào quyết định tăng, giảm cỏn bộ, thu nhập tăng thờm chiểu đỳng theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và quy chế chi tiờu nội bộ, những khoản chi quản lý, chi thường xuyờn hoạt động chuyờn mụn đỳng theo cụng việc, hoạt động thực tế của nhà trường, chi mua sắm tài sản, trang thiết bị ... chiểu đỳng theo quy định thầu và chỉ định thầu và chất lượng giỏ
cả thị trường, cỏc khoản chi phục vụ cụng tỏc phớ, lệ phớ, chiểu theo quyết định thu -chi học phớ, lệ phớ và quy chế chi tiờu nội bộ của đơn vị.
+ Kiểm soỏt cỏc khoản chi khụng thường xuyờn bao gồm: chi thực hiện cỏc nhiệm vụ nghiờn cứu khoa học và cụng nghệ, chi thực hiện cỏc chương trỡnh đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ, chi thực hiện cỏc chương trỡnh mục tiờu quốc gia, chi thực hiện cỏc nhiệm vụ của Nhà nước (điều tra, khảo sỏt, quy hoạch...), vốn đối ứng dự ỏn nước ngoài, chi thực hiện cỏc nhiệm vụ đột xuất, chi thực hiện nhiệm vụ tinh giản biờn chế theo quy định Nhà nước quy định, chi đầu tư xõy dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định, thực hiện cỏc dự ỏn từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, chi cỏc hoạt động liờn doanh, liờn kết (nếu cú) và cỏc khoản chi khỏc ngoài cỏc khoản trờn [23, tr.195-196].
5, Xử lý chuyển kinh phớ cuối năm
* Cuối năm Ngõn sỏch, dự toỏn chi hoạt động thường xuyờn và cỏc khoản thu sự nghiệp chưa sử dụng hết, đơn vị chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng, căn cứ vào đề nghị của đơn vị, Kho bạc Nhà nước thực hiện chuyển số dư tài khoản dự toỏn và số dư tài khoản tiền gửi cho đơn vị sang năm sau, để đơn vị tiếp tục sử dụng kinh phớ (trong cụng tỏc kế toỏn, thường kế toỏn linh hoạt chủ động cú kế hoạch chi tiờu hết kinh phớ Ngõn sỏch Nhà nước trước, nếu cú dư thỡ dư của kinh phớ tài khoản tiền gửi, khi chuyển số dư sẽ giảm bớt thủ tục hành chớnh thuận lợi hơn). Riờng đối với số dư chi thường xuyờn, sau khi thực hiện chuyển kinh phớ, kho bạc Nhà nước tổng hợp theo đơn vị dự toỏn cấp, gửi cơ quan tài chớnh cựng trong thời hạn 45 ngày, sau khi hết thời gian chỉnh lý quyết toỏn của từng cấp Ngõn sỏch, cơ quan tài chớnh căn cứ vào bỏo cỏo của Kho bạc Nhà nước cựng cấp xem xột, làm thủ tục chuyển sang năm sau.
* Đối với cỏc khoản chi khụng thường xuyờn cuối năm chưa sử dụng hết, đơn vị khụng được chuyển năm sau, trừ trường hợp đặc biệt quan trọng, theo quy định của luật Ngõn sỏch và cỏc văn bản hướng dẫn của Bộ tài chớnh phờ duyệt.
* Đối với cỏc khoản chi thường xuyờn và khụng thường xuyờn, dự toỏn phõn bổ vào cỏc nhúm mục chi, khi thực hiện chi Kho bạc Nhà nước và đơn vị hạch toỏn thực chi theo đỳng cỏc mục, tiểu mục của hệ thống mục lục Ngõn sỏch Nhà nước hiện hành. Vớ dụ: khoản chi trả thu nhập tăng thờm cho cỏn bộ, viờn chức hạch toỏn vào mục 134 (tiểu mục 16), chi khen thưởng hạch toỏn vào mục 104 của mục lục Ngõn sỏch hiện hành.
* Cỏc chứng từ, nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phải hạch toỏn đỳng sơ đồ hệ thống tài khoản kế toỏn theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp (Hạch toỏn rừ ràng, chi tiết theo từng tài khoản của từng nguồn kinh phớ).
7, Quyết toỏn
Cuối quý, cuối năm, đơn vị lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn thu, chi Ngõn sỏch theo mẫu biểu Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, gửi cơ quan quản lớ cấp trờn xột duyệt quyết toỏn theo quy định.