4, Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toỏn:
2.2.4.2 Cụng tỏc lập bỏo cỏo tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn Ngõn sỏch dựng để tổng hợp tỡnh hỡnh về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phớ Ngõn sỏch của Nhà nước; tỡnh hỡnh thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chớnh sự nghiệp cú thu trong kỡ kế toỏn, cung cấp thụng tin tài chớnh chủ yếu cho việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giỳp cơ quan Nhà nước, Lónh đạo đơn vị kiểm tra, giỏm sỏt điều hành hoạt động của đơn vị. Hàng năm, về cơ bản Nhà trường lập bỏo cỏo tài chớnh theo đỳng mẫu biểu quy định của quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và được thiết lập trờn phần mềm kế toỏn.
Bỏo cỏo tài chớnh bao gồm:
1, Bảng cõn đối tài khoản
2,Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng 3, Bỏo cỏo chi tiết kinh phớ hoạt động
4, Bảng đối chiếu dự toỏn kinh phớ Ngõn sỏch tại KBNN 5, Bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi tại Ngõn hàng
7, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh
* Bảng cõn đối tài khoản
Bảng cõn đối tài khoản của đơn vị đó thể hiện tồn bộ số liệu hoạt động của đơn vị trong năm. Nú bao gồm cỏc tài khoản trong bảng và cỏc tài khoản ngoài bảng.
Cỏc tài khoản trong bảng cõn đối tài khoản phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo cỏc đối tượng kế toỏn gồm tài sản, nguồn hỡnh thành tài sản và quỏ trỡnh sử dụng tài sản tại đơn vị hành chớnh sự nghiệp. Đơn vị thực hiện đỳng nguyờn tắc ghi sổ cỏc tài khoản trong bảng cõn đối tài khoản được thực hiện theo phương phỏp “ghi kộp” nghĩa là khi ghi vào bờn nợ của một tài khoản thỡ đồng thời phải ghi vào bờn cú của một hoặc nhiều tài khoản khỏc hoặc ngược lại.
Cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối tài khoản phản ỏnh những tài sản hiện cú ở đơn vị nhưng khụng thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuờ ngoài, nhõn giữ hộ, nhận gia cụng, tạm giữ ...). Đơn vị thực hiện nguyờn tắc ghi sổ cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối tài khoản phương phỏp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bờn của một tài khoản thỡ khụng phải ghi đối ứng với bờn nào của cỏc tài khoản khỏc. Nhà trường sử dụng phần mềm kế toỏn chưa kết nối cỏc tài khoản này vào bảng cõn đối tài khoản.
* Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng
Bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng là bỏo cỏo tài chớnh tổng hợp phản ỏnh tổng quỏt tỡnh hỡnh tiếp nhận và sử dụng cỏc nguồn kinh phớ hiện cú ở đơn vị (bao gồm cỏc khoản thu tại đơn vị và phần kinh phớ được Ngõn sỏch Nhà nước cấp) và số thực chi cho từng hoạt động theo từng nguồn kinh phớ theo từng nguồn kinh phớ đề nghị quyết toỏn, nhằm giỳp cho đơn vị nắm được tổng số cỏc loại kinh phớ theo từng nguồn hỡnh thành và tỡnh hỡnh sử dụng cỏc loại kinh phớ ở trong dơn vị một kỳ kế toỏn.
Trong bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng gồm 2 phần đơn vị đó thiết lập đầy đủ:
Phần I: Tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ: Đơn vị phản ỏnh tổng hợp toàn bộ
tỡnh hỡnh nhận và sử dụng nguồn kinh phớ trong kỳ của đơn vị theo từng loại kinh phớ. Phản ỏnh từng loại kinh phớ hoạt động (kinh phớ thường xuyờn, kinh phớ khụng thường xuyờn); kinh phớ theo đơn đặt hàng Nhà nước; kinh phớ dự ỏn và kinh phớ đầu tư xõy dựng cơ bản. Trong từng loại kinh phớ phản ỏnh chi tiết theo từng loại nguồn hỡnh thành: Ngõn sỏch cấp, viện trợ, phớ, lệ phớ để lại và cỏc nguồn khỏc và tỡnh hỡnh tiếp nhận, sử dụng kinh phớ.
Phần II: Kinh phớ đó sử dụng đề nghị quyết toỏn: Đơn vị phản ỏnh toàn bộ
số kinh phớ sử dụng trong kỳ của đơn vị theo nội dung hoạt động, theo loại, khoản, nhúm mục chi, mục, tiểu mục của mục lục Ngõn sỏch Nhà nước theo quy định hàng năm; kinh phớ đó sử dụng đề nghị quyết toỏn được phản ỏnh theo từng nội dung kinh tế theo mục lục Ngõn sỏch Nhà nước hiện hành và theo cỏc cột: loại, khoản, nhúm mục chi, mục, tiểu mục, nội dung chi, mó số, tổng số, Ngõn sỏch Nhà nước (gồm: tổng số, ngõn sỏch Nhà nước giao, phớ, lệ phớ để lại, viện trợ đó làm thủ tục ghi thu, ghi chi Ngõn sỏch Nhà nước và nguồn khỏc tại đơn vị. Cỏc khoản chi thường xuyờn, chi dự ỏn, chi đầu tư XDCB chưa cú nguồn trong kỳ bỏo cỏo thỡ đơn vị khụng được đề nghị quyết toỏn ở phần này.
Cơ sở đơn vị lập bỏo cỏo: Căn cứ vào sổ kế toỏn chi tiết của cỏc tài khoản loại 4, loại 6, như sổ theo dừi nguồn kinh phớ và sổ chi tiết hoạt động.
* Bỏo cỏo chi tiết kinh phớ hoạt động
Bỏo cỏo “Chi tiết kinh phớ hoạt động” là phụ biểu bắt buộc, đơn vị phản ỏnh chi tiết kinh phớ hoạt động đó sử dụng đề nghị quyết toỏn theo từng nội dung chi, theo loại, khoản, nhúm mục chi của Ngõn sỏch Nhà nước (NSNN) và theo từng loại kinh phớ (thường xuyờn, khụng thường xuyờn...), nguồn kinh phớ (NSNN, nguồn khỏc).
Cơ sở lập bỏo cỏo: Đơn vị căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 461 và tài khoản 661 và bỏo cỏo của kỳ trước.
Bỏo cỏo được lập theo từng nguồn KP riờng biệt. Do đú đơn vị cú bao nhiờu nguồn KP thỡ phải lập bấy nhiờu phụ biểu “ Bỏo cỏo chi tiết KP hoạt động’’
* Bảng đối chiếu dự toỏn kinh phớ Ngõn sỏch tại KBNN
Bảng đối chiếu dự toỏn kinh phớ Ngõn sỏch tại Kho bạc Nhà nước được lập nhằm xỏc nhận tỡnh hỡnh dự toỏn được giao, dự toỏn đó rỳt và dự toỏn cũn lại tại Kho bạc giữa đơn vị sử dụng Ngõn sỏch với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch xem xột, xỏc nhận cho đơn vị.
Cỏc căn cứ để đơn vị lập bảng đối chiếu: Bảng đối chiếu dự toỏn KP NS tại Kho bạc kỳ trước; quyết định giao dự toỏn và sổ theo dừi dự toỏn Ngõn sỏch.
* Bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi tại Ngõn hàng
Bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi tại Ngõn hàng được lập nhằm xỏc nhận tỡnh hỡnh nguồn tài chớnh chuyển đến tài khoản của đơn vị, nguồn tiền đó rỳt và nguồn tiền cũn lại tại Ngõn hàng giữa đơn vị sử dụng nguồn tài chớnh tại Ngõn hàng giao dịch xem xột, xỏc nhận cho đơn vị.
Cỏc căn cứ lập bảng: Đơn vị căn cứ bảng đối chiếu TK tiền gửi tại Ngõn hàng kỳ trước; cỏc nguồn TC chuyển đến và cỏc nguồn TC đó rỳt kỳ này.
* Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tăng, giảm tài sản cố định
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tăng, giảm tài sản cố định (TSCĐ) là bỏo cỏo tài chớnh tổng hợp, phản ỏnh tổng quỏt số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm từng loại TSCĐ ở đơn vị. Bỏo cỏo này được lập theo năm. Đơn vị lập đỳng theo kết cấu bỏo cỏo và số liệu trong sổ TSCĐ.
Kết cấu của bỏo cỏo: Dũng ngang phản ỏnh từng loại và từng nhúm
TSCĐ hiện cú của đơn vị theo kết cấu; cột dọc phản ỏnh theo cỏc nội dung: số thứ tự, tờn từng loại, từng nhúm và từng tài sản, đơn vị tớnh, số đầu năm, tăng
trong năm, giảm trong năm, số cuối năm theo 2 chỉ tiờu: Số lượng và giỏ trị tài sản.
Cơ sở lập bỏo cỏo: căn cứ vào sổ chi tiết tài sản cố định và bỏo cỏo tỡnh
hỡnh tăng, giảm TSCĐ của năm trước.
* Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh
Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh là 1 bộ phận hợp thành hệ thống bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị Hành chớnh sự nghiệp được lập để giải thớch và bổ sung thụng tin về tỡnh hỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, tỡnh hỡnh chấp hành cỏc kỷ luật tài chớnh về thu, chi Ngõn sỏch Nhà nước trong kỳ bỏo cỏo mà bỏo cỏo tài chớnh khỏc khụng thể trỡnh bày rừ ràng và chi tiết được.
Nội dung của Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị: trỡnh bày khỏi quỏt biờn chế lao động, quỹ lương, tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyờn của đơn vị, tỡnh hỡnh kinh phớ chưa quyết toỏn, tỡnh hỡnh nợ, tỡnh hỡnh sử dụng cỏc quỹ và phõn tớch đỏnh giỏ những nguyờn nhõn cỏc biến động phỏt sinh khụng bỡnh thường trong hoạt động của đơn vị, nờu ra cỏc kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trờn.
Ngoài việc phải trỡnh bày đầy đủ cỏc chỉ tiờu theo nội dung đó quy định trong thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh, đơn vị thuyết minh thờm những nội dung về sử dụng kinh phớ, quản lý và sử dụng tài sản của Nhà nước tại đơn vị.
Cơ sở lập thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Đơn vị căn cứ vào sổ theo dừi lao động của đơn vị (lao động trong biờn chế và lao động hợp đồng); Bảng thanh toỏn tiền lương; cỏc sổ kế toỏn chi tiết liờn quan; Bảng cõn đối tài khoản kỳ bỏo cỏo; sổ cỏi và cỏc tài liệu cú liờn quan.