7. Kết cấu của cơng trình nghiên cứu
2.2 Thực trạng quy trình bán hàng tại công ty HPT
2.2.5.1 Đánh giá chung
Nếu nói đến cơng cụ phục vụ kinh doanh hiện nay của HPT đã có nhiều thay đổi. Thay vì trước đây đều thực hiện trên các biểu mẫu quy định thì hiện nay mọi cơng tác liên quan đến Kinh doanh đều được thực hiện trên phần mềm hệ thống. Mọi cơng việc được hệ thống hóa một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Tuy nhiên các công tác cập nhật trên một vài hệ thống vẫn chưa trở thành một thói quen thường xuyên với cán bộ kinh doanh. Nguyên nhân vì sao?
a. Phần mềm quản lý bán hàng CRM - Mơ tả tóm tắt:
CRM (Customer Relationship Management) là một phương pháp giúp các doanh nghiệp quản lý các thơng tin khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống CRM, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ tập trung trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một cơng cụ dị tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử khách hàng, đánh giá và phân tích thị trường để đưa ra các chiến lược marketing cụ thể và chăm sóc khách hàng hợp lý.
41
Phân hệ Marketing
Phân hệ bán hàng (SALE)
Phân hệ hỗ trợ sau bán hàng (Service).
Với mong muốn có được bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động khách hàng nhằm chăm sóc khách hàng tốt hơn, giai đoạn 1 tập trung triển khai chủ yếu phân hệ SALE và đã hoàn tất, đưa vào ứng dụng cho toàn khối kinh doanh HPT. Hiện tại, đang tiếp tục triển khai phân hệ SERVICE.
- Các chức năng chính của CRM:
Hình 2.2 Các chức năng chính của CRM
Quản lý Lead
Quản lý Account
Quản lý cơ hội
Quản lý hợp đồng
Quản lý hoạt động
Quản lý và dự báo bán hàng
Quản lý nhân viên kinh doanh
- Lợi ích của CRM:
Đối với người quản lý: CRM cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực như: giúp thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh nhanh nhất, giúp so sánh tình
42
hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đốn tương lai. Từ đó, dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp người quản lý đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả cơng việc của từng nhân viên thông qua kết quả của công việc hiển thị trong CRM.
Đối với nhân viên kinh doanh: Tất cả nhân viên kinh doanh sẽ tác nghiệp trên một hệ thống với những thông tin tập trung. CRM cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên quản lý và nắm rõ thông tin của từng khách hàng để có thể liên hệ và chăm sóc khách hàng tốt hơn dẫn đến tăng trưởng về doanh số.
- Đánh giá hiệu quả mang lại thực tế tại HPT: + Khả năng đáp ứng của CRM đối với người dùng:
Quy trình: phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện nay
Chức năng CRM: về cơ bản đáp ứng yêu cầu, hình thức các báo cáo chưa chuẩn
+ Tình hình sử dụng CRM và hiệu quả mang lại thực tế tại HPT:
Phần lớn các AM có cập nhật thơng tin nhưng chưa thường xun, đầy đủ và chính xác (đặc biệt là các thông tin về Opportunity và Order)
Quy cách nhập liệu chưa chuẩn dẫn đến dữ liệu còn trùng lắp
Một số trường hợp thao tác cịn sai, dẫn đến phát sinh lỗi trong q trình sử dụng
Do tính chất cơng việc của AM (nhân viên kinh doanh) phải ra thị trường tìm kiếm khai thác khách hàng nên họ sẽ cảm thấy phải gị bó do phải thường xuyên cập nhật và chia sẻ dữ liệu thông tin mà khơng mang lại lợi ích cụ thể thiết thực trước mắt cho mình, nên thường chống đối hay tham gia chiếu lệ.
b. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) - Mơ tả tóm tắt
ERP (Enterprise Resource Planning) được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các
43
nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế tốn, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,…
Hiện tại, sử dụng chủ yếu trong giai đoạn 2 của quy trình kinh doanh là giai đoạn bán hàng (Quản lý kinh doanh), giúp ban giám đốc theo dõi và kiểm sốt phần tài chính của hợp đồng (PO). Phần mềm hệ thống này giúp hệ thống hóa quy trình từ lúc nhập hàng đến giao hàng và xuất hóa đơn. Mục đích giảm thiểu cơng tác giấy tờ giữa các bộ phận kinh doanh và phòng kế tốn để từ đó mọi hợp đồng được theo dõi một cách chi tiết về phần tài chính, khi cần có thể thống kê số lượng hợp đồng và hiệu quả tài chính mà các hợp đồng mang lại.
- Lợi ích của ERP đối với người dùng + Đối với người quản lý:
Căn cứ các trích xuất báo cáo từ nguồn dữ liệu, người quản lý có thể quyết định kịp thời về các chính sách kinh doanh và quản trị.
Có thể phát triển, mở rộng quy mơ doanh nghiệp dễ dàng mà không bị ảnh hưởng hưởng.
Đảm bảo được hoạt động kinh doanh và quản lý bao gồm các giao dịch mua hàng, bán hàng, giao hàng, tồn kho, công nợ,..
+ Đối với nhân viên:
Giảm bớt các thủ tục hồ sơ in, trình ký, cơng tác lưu trữ trên giấy tờ
Đảm bảo quá trình xuyên suốt thực hiện giữa các đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Đánh giá hiệu quả sử dụng tại HPT:
ERP giúp Ban lãnh đạo kiểm soát tức thời các hoạt động kinh doanh và quản lý bao gồm các giao dịch mua hàng, bán hàng, tồn kho, công nợ, tiền mặt,…Bên cạnh đó, giúp cho cơng tác ra quyết định kịp thời về các chính sách kinh doanh và quản trị.
44
ERP giúp các công tác nghiệp vụ của đội ngũ kế toán được thực hiện thống nhất trong tồn cơng ty theo quy trình chuẩn tuy nhiên đa phần nhân viên kinh doanh không trực tiếp thực hiện mà phụ thuộc vào nhân viên hỗ trợ kinh doanh nên lúng túng khi phải tự thực hiện.
c. Cổng thông tin điện tử E-portal - Mơ tả tóm tắt
E-Portal là là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thơng tin, các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web
Hiện tại, HPT triển khai E-portal nhằm mục đích tạo ra một không gian chia sẻ các thông tin nội bộ trong công ty. E-portal được sử dụng chủ yếu về các vấn đề liên quan đến hành chính nội bộ của Cơng ty như đặt phịng họp trực tuyến, u cầu giao nhận trực tuyến để tránh các công việc bị chồng chèo lên nhau, giúp các bộ phận phối hợp với nhau thuận tiện hơn
- Các chức năng chính của E-Portal:
Quản lý tài liệu công tác
Quản lý công việc dự án
Quản lý địa chỉ liên lạc, lịch làm việc và các công tác
Tích hợp email
Tích hợp với các ứng dụng máy trạm hệ thống Microsoft
Dịch vụ hỗ trợ RSS (Dịch vụ cung cấp thông tin cực kỳ đơn giản)
- Đánh giá thực trạng sử dụng E-portal:
Chưa có phần tìm kiếm nhanh, ví dụ dùng từ khóa để tìm kiếm.
Đối với chữ ký số trong quy trình nội bộ thì chưa có tính nhắc nhở. Một số trường hợp cần giải quyết gấp thì thường nhân sự gọi điện thoại nhắc nhở.
Chưa có chức năng ủy quyền người ký.
Việc ứng dụng eportal cho các hoạt động của chi nhánh rất ít chủ yếu là các quy trình phổ biến như phịng họp ,đặt xe…
45
Chưa sử dụng hết tối đa các tính năng của e-portal. Các hệ thống Eportal, ERP, CRM chưa có tính kết nối.
Tiểu kết chương 2
Công ty HPT với tầm nhìn chiến lược đem lại giá trị dịch vụ tối ưu cho khách hàng và mang đẵng cấp quốc tế, vì vậy cơng ty đã trang bị cơ sở vật chất tiên tiến trong đó có cả hệ thống hạ tầng công nghệ thông minh để hỗ trợ trong việc khai thác tài nguyên và quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả như: CRM, HRM, ERP, E-Portal, hệ thống tài liệu lưu trữ ổn định và quy trình bán hàng rõ ràng mạch lạc. Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện từ: quy trình bán hàng tổng thể, đến các công cụ hỗ trợ kinh doanh là hệ thống tài liệu.
Việc bổ sung nhằm hồn thiện quy trình để đem đến sự phù hợp với sự phát triển không ngừng của xã hội, đáp ứng sự địi hỏi ngày càng cao của Cơng ty HPT là điều cần thực hiện liên tục và thường xuyên.
Chính vì vậy ngay bây giờ Cơng ty HPT cần có những giải pháp mang tính thiết thực để giải đáp cho bài toán đáp ứng việc khai thác tài nguyên một cách hiệu quả nhất.
46
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY HPT
3.1 Định hướng phát triển của công ty HPT