7. Kết cấu của cơng trình nghiên cứu
3.3 Một số kiến nghị khác
3.3.1 Đề xuất cải tiến hệ thống tài liệu
3.3.1.1 Quy định chung
Tài liệu giới thiệu năng lực công ty HPT: cần được cập nhật và thống nhất ban hành phiên bản mới và đưa vào quy trình kinh doanh cho giai đoạn 1 - tiếp cận khách hàng và đây là tài liệu bắt buộc đối với mỗi cán bộ kinh doanh khi ra ngoài tiếp xúc khách hàng.
Thống nhất mẫu chuẩn của hồ sơ kỹ thuật ngay từ ban đầu (bao gồm format, heading, header, footer…) để giảm thiểu thời gian in ấn chỉnh sửa của đội thầu
3.3.1.2 Đề xuất bỏ bớt một số biểu mẫu khơng cịn phù hợp/ khơng cịn sử dụng hoặc không phù hợp.
Hiện nay một số mẫu phiếu khơng cịn phù hợp với đặc thù và đã ứng dụng cơng nghệ hóa trên hệ thống phần mềm, vì vậy các mẫu này khơng cần thiết để sử dụng nữa, nên loại bỏ để đảm bảo dữ liệu sạch:
Phiếu xem xét tham gia dự thầu.
Phiếu đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng/PO. Phiếu yêu cầu vật tư.
64
3.3.1.3 Đề xuất bổ sung các tài liệu, biểu mẫu
Tài liệu hướng dẫn tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tài liệu hướng dẫn thương thảo hợp đồng.
Tài liệu hướng dẫn tổ chức, tham gia sự kiện.
Tài liệu hướng dẫn chi tiết các bước tác nghiệp trong quy trình CRM (chú ý phần đánh giá cơ hội).
Ngồi ra, đề nghị bộ phận ISO sắp xếp lại Hệ thống tài liệu một cách khoa học và dễ dàng truy cập hơn:
Làm danh mục tài liệu chia theo nhóm đối tượng: dùng chung cho tất cả mọi người và từng nhóm đối tượng.
Sắp xếp riêng quy trình, quy định và hướng dẫn công việc cho từng nhóm đối tượng liên quan chứ không sắp xếp theo các phịng ban như hiện tại (có thể phân theo đơn vị nếu có sự khác nhau giữa các đơn vị).
Các biểu mẫu phải được sắp xếp kèm theo các quy trình, quy định và hướng dẫn công việc tương ứng để thuận tiện cho việc sử dụng.
Tiểu kết chương 3
Tất cả các giải pháp trên tuy chưa cải thiện được tồn bộ cơng tác quản trị tại công ty HPT, nhưng phần nhiều đã góp phần hồn thiện một số cơng tác quan trọng như:
Nâng cao chất lượng đào tạo và nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự nhằm tối ưu hóa nguồn lực
Cải tiến được các công cụ phục vụ kinh doanh tại công ty HPT: CRM, ERP, E-Portal tạo mối liên kết, thống nhất xuyên suốt giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Cải tiến hệ thống tài liệu kinh doanh , góp phần tiện ích hóa trong cơng tác kinh doanh.
65
Việc quan trọng nhất là cải tiến được quy trình kinh doanh và bổ sung các bước cịn thiếu sót, từ đó tối ưu hóa quy trình
Tuy vậy, quy trình tối ưu hay khơng cịn phụ thuộc vào yếu tố con người, con người đón một vai trị khơng thể thiếu trong việc thực hiện các giải pháp này.
66
KẾT LUẬN
Quy trình kinh doanh đóng vai trị quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Do đó, việc khai thác, cải tiến quy trình để phục vụ phát triển doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp song song đó, có rất nhiều vấn đề sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình đó là các công cụ phục vụ bán hàng.
Bài báo cáo này đã đưa ra các giải pháp, phương án để cải tiến các công cụ phục vụ kinh doanh tại công ty HPT cụ thể: hệ thống quản trị bán hàng (CRM), hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP), cổng thông tin điện tử nội bộ (E-Portal) nhằm giúp cho người dùng (cụ thể là các nhân viên kinh doanh) sử dụng thân thiện hơn, gần gũi hơn và nhân viên kinh doanh thực sự xem các hệ thống, công cụ phục vụ bán hàng là “những người bạn” khơng thể thiếu hàng ngày.
Nói đến công cụ phục vụ kinh doanh cịn có các hệ thống tài liệu, với một doanh nghiệp tấm lớn như HPT, thì tài liệu kinh doanh đóng một vai trị quan trọng và được sử dụng hàng ngày trong việc kinh doanh, công tác chuẩn hóa hệ thống tài liệu kinh doanh và góp phần tiện ích (tiết kiệm thời gian và hiệu quả) trong công tác kinh doanh là một trong những phần được công ty HPT rất quan tâm, và bài báo cáo này cũng đã góp phần nào tiện ích hóa hệ thống này.
Phát triển các ứng dụng, chuẩn hóa quy trình là điều hết sức trọng yếu tuy vậy việc quản lý quy trình kinh doanh địi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển.
Do đó, để tối ưu hóa quy trình ngồi việc hồn thiện các bước trong quy trình bán hàng áp dụng lý thuyết kinh doanh và phải phù hợp với thực tế của cơng ty, ngồi ra phần lớn do đào tạo nội bộ và nâng cao ý thức cho đội ngũ nhân viên kinh doanh nói riêng và tồn thể cán bộ nhân viên nói chung về quy trình và về cách kinh doanh về tác phong chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. Bài viết này đã phản ánh
67
được mặt mạnh, mặt yếu của quy trình bán hàng hiện tại của HPT đồng thời đã đưa ra các giải pháp và quan trọng hơn nữa là bài viết này đã cải tiến được quy trình
kinh doanh và bổ sung các bước cịn thiếu sót, từ đó tối ưu hóa quy trình.
Một lần nữa tác giả nhấn mạnh và đề cao giá trị con người là yếu tố tiên quyết
trong việc thay đổi và hồn thiện quy trình. Để có thể thay đổi phát triển và hoàn
thiện địi hỏi phải có nguồn lực dám thay đổi, dám nhận thách thức và mạnh dạn tiếp nhận cái mới.
Bài báo cáo này khơng thể trình bày hết tất cả các vấn đề của quy trình kinh doanh cũng như nêu lên được mọi vấn đề thực tế của quản kinh doanh tại HPT. Tác giả đã tham khảo rất nhiều tài liệu, các lý thuyết về kinh doanh, quản trị, quy trình kết hợp với việc quan sát và phân tích từ các báo cáo các khảo sát tại chính cơng ty HPT, đồng thời tập trung tham khảo các doanh nghiệp đồng cấp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin để đề xuất các giải pháp khả thi cho công ty HPT. Tuy vậy khơng tránh khỏi những góc nhìn chủ quan, phiến diện do hạn chế về năng lực kinh nghiệm và thời gian. Tác giả cũng ý thức được đây mới chỉ là bước khởi đầu và rất mong nhận được sự xem xét, đóng góp ý kiến quý báu của Quý thầy cô.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Stt Mục Tên Tác giả
Tài liệu sách
1 Sách Kỹ năng và Quản trị bán hàng, NXB Thống Kê, Hà Nội, 2009.
Lê Đăng Lăng
2 Sách Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh”
Th.S Phạm Quốc Luyến 3 Sách Rủi ro và phần thưởng trong quản
trị chuỗi cung ứng
http://tailieu.vn
Tài liệu trích dẫn từ Internet
1 Website www.hpt.vn
2 Website www.doanhnhan360.com 3 Website www.ebook.edu.vn
4 Website www.kienthuckinhte.com
Tài liệu nội bộ công ty HPT
1 Tài liệu nội bộ Các tài liệu về quy trình kinh doanh HPT – 2012
Cơng ty HPT
2 Tài liệu nội bộ Các tài liệu hồ sơ đấu thầu nội bộ HPT – 2012
Công ty HPT
3 Tài liệu nội bộ Tài liệu giới thiệu về công ty HPT