II. Quản lý hàng tồn kho 7 7-
1. Hàng tồn kho và chi phí tồn kho 7 7-
a) Hàng hoá tồn kho
Là những tài sản mà doanh nghiệp dự trữ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất hoặc tiêu thụ. Một cách cụ thể, đây là những tài sản :
-Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang ;
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung ứng dịch vụ.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hàng tồn kho chủ yếu bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (đang tồn kho, gửi đi gia công chế biến, hoặc đã mua và đang vận chuyển trên đường) ; sản phẩm dở dang (gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm) ; và thành phẩm (thành phẩm đang tồn kho và thành phẩm gởi đi bán).
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì hàng tồn kho chủ yếu là hàng hố mua về để bán (gồm hàng đang tồn trong kho, hàng đã mua nhưng đang đi trên đường, hàng gởi đi bán, hàng gởi đi gia công chế biến).
b) Chi phí tồn kho (Total Inventory cost)
Để dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp phải chịu tốn kém chi phí. Có ba loại chi phí chủ yếu có liên quan đến việc dự trữ hàng tồn kho đó là : Chi phí đặt hàng (ordering cost hay cost per order) ; chi phí lưu giữ hàng tồn kho (hay chi phí tồn trữ – holding cost) ; và chi phí cơ hội liên quan đến hàng tồn kho (opportunity cost).
-Chi phí lưu giữ hàng trong kho (chi phí tồn trữ) bao gồm chi phí cho các khoản bốc dỡ, xếp đặt hàng hố ; chi phí bảo hiểm hàng hố ; chi phí do hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hố ; chi phí về bảo quản hàng hố ; chi phí thuê mướn kho bãi (hoặc tiền khấu hao kho) ; chi phí trả lãi cho nguồn vốn vay nợ để mua hàng hoá dự trữ ; các chi phí khác có liên quan…
-Chi phí đặt hàng : Thường là những chi phí cố định (ít thay đổi) cho mỗi lần đặt mua hàng hố, chủ yếu gồm : chi phí hoa hồng mơi giới mua hàng ; chi phí cho việc thiết lập và gởi đơn hàng ; chi phí vận chuyển hàng hố…
-Chi phí cơ hội liên quan đến hàng tồn kho : Nếu một doanh nghiệp khơng có đủ nguyên vật liệu dự trữ trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất thì có thể gây ra những tổn thất do đình đốn sản xuất ; Hoặc do khơng có đủ hàng hố dự trữ để giao theo đơn đặt hàng đúng hạn nên bị phạt vi phạm hợp đồng, dẫn tới làm tổn hại uy tín thương mại, làm giảm sút tiềm năng bán hàng trong tương lai của doanh nghiệp, hoặc thậm chí do khơng có sẵn hàng hố dự trữ để bán nên bị mất đi cơ hội bán hàng hiện tại, mất đi khoản lợi nhuận kỳ vọng mà đáng lẽ ra doanh nghiệp được hưởng… Tất cả những tổn thất nói trên được xem là chi phí cơ hội liên quan đến việc tồn trữ hàng hoá.