II. Quản lý hàng tồn kho 7 7-
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến mức tồn kho 78
Nhìn chung, mức dự trữ tồn kho của doanh nghiệp chịu sự tác động của nhiều nhân tố. Chẳng hạn như :
-Hoạt động của doanh nghiệp : Đối với các doanh nghiệp thương mại thì hàng hố tồn kho để bán chiếm tỷ trọng lớn hơn so với tồn kho về nguyên vật liệu. Ngược lại, đối với các doanh nghiệp sản xuất thì tồn kho về nguyên vật liệu, sản
phẩm dở dang và thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn, trong khi tồn kho về hàng hố mua ngồi để bán chiếm tỷ trọng nhỏ hơn.
-Tính chất của quy trình sản xuất : Tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang thường sẽ gia tăng khi mức độ sản xuất gia tăng. Ngoài ra, chu kỳ sản xuất càng dài thì lượng sản phẩm dở dang tồn kho sẽ càng lớn, hoặc nguyên vật liệu tồn kho cũng có thể sẽ tăng cao nếu mỗi cơng đoạn sản xuất của quy trình cơng nghệ đều cần đến nguyên vật liệu.
-Các rủi ro trong quan hệ cung ứng và tiêu thụ : Các doanh nghiệp rất khó để tính tốn chính xác nhu cầu hàng hố tiêu thụ trong kỳ, hoặc dự báo được một cách chắn chắn những rủi ro có thể xẩy ra đối với việc cung ứng hàng hoá của nhà cung cấp. Do vậy cần thiết phải duy trì một lượng tồn kho an tồn nào đó để phịng ngừa bất trắc.
Lượng tồn kho an tồn này nhiều hay ít lại phụ thuộc vào mức độ tin cậy của những dự báo về nhu cầu tiêu thụ hàng hố, hoặc mức độ chắc chắn và chính xác của việc cung ứng hàng của nhà cung cấp, cũng như những cân nhắc giữa một bên là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì lượng tồn kho an tồn, và bên kia là những tổn thất cơ hội có thể xẩy ra do doanh nghiệp khơng đủ hàng để thỏa mãn nhu cầu tiêu thụ.
-Các cơ hội bất thường : Chẳng hạn như khi doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu hoặc hàng hoá nhập kho với một mức lớn hơn nhu cầu cần thiết để ; hoặc được hưởng chiết khấu mua hàng ; hoặc vì một mức giá đặc biệt ưu đãi nào đó ; hoặc vì mục đích đầu cơ tích trữ chờ giá lên để hưởng chênh lệch…Điều này kéo theo lượng hàng hố tồn kho có thể cao hơn bình thường một cách đáng kể trong một thời gian nhất định.
-Mức hàng hố tồn kho cũng có thể tăng cao hoặc giảm thấp có tính giai đoạn do tác động của yếu tố thời vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
-Mức dự trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp cũng chịu tác động của mối liên hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu giữ hàng hố trong kho. Quan hệ giữa hai loại chi phí này là tương quan nghịch biến. Khi số lần đặt hàng nhiều, mức hàng hố tồn kho bình qn thấp, dẫn tới chi phí tồn trữ thấp, nhưng do đặt hàng nhiều lần nên tổng chi phí đặt hàng lại cao. Ngược lại, khi số lần đặt hàng giảm đi, tổng chi phí đặt hàng giảm xuống, nhưng khối lượng hàng trong mỗi lần đặt lại phải cao hơn, làm cho lượng hàng tồn kho bình quân cũng phải lớn hơn, kéo theo chi phí tồn trữ hàng hố cũng cao hơn.
Mục tiêu của quản trị tồn kho là làm sao xác định được sản lượng cho mỗi lần đặt hàng để tổng chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ là thấp nhất. Điều này có nghĩa là phải xác định được một mức sản lượng đặt hàng tối ưu nào đó để tối thiểu hố chi phí tồn kho.
Có nhiều phương pháp định lượng giúp nhà quản trị tài chính giải quyết vấn đề này, được trình bày cặn kẽ trong giáo trình quản trị sản xuất và dịch vụ. Dưới đây chỉ nêu lên một phương pháp thơng dụng nhất trong số đó.