II. Quản lý hàng tồn kho 7 7-
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát tồn kho và mơ hình JIT 82
Việc sử dụng mơ hình EOQ hay bất cứ một mơ hình định lượng phức tạp nào khác để xác định sản lượng đặt hàng tối ưu và mức tồn kho bình quân sẽ là chưa đủ, và chỉ mới là bước đầu. Yêu cầu của công tác quản lý tồn kho còn đòi hỏi nhà quản trị phải thiết lập được một hệ thống kiểm soát tồn kho hiệu quả.
Hệ thống kiểm sốt tồn kho có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào tính chất hoạt động và quy mơ của từng loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như những đặc tính của hàng tồn kho30.
Một trong những kỹ thuật đơn giản để kiểm soát hàng tồn kho bằng trực giác được sử dụng phổ biến là phương pháp đường kẻ đỏ. Phương pháp đường kẻ đỏ là phương pháp kiểm tra lượng hàng hoá lưu kho bằng cách sử dụng một đường kẻ màu đỏ, được vẽ bên trong chỗ để hàng để chỉ dẫn điểm tái đặt hàng. Khi nào thấy hàng hoá dự trữ xuống tới đường kẻ đỏ thì người quản lý kho biết rằng đã đến lúc cần phải báo cáo để công ty tiến hành đặt lô hàng mới.
Và hiệu quả của công tác quản lý tồn kho sẽ đạt mức hoàn hảo nếu như doanh nghiệp có thể thiết lập được một cơ chế mà theo đó cho phép điều độ hiệu qủa giữa cung và cầu hàng tồn kho. Mơ hình JIT (Just-In-Time Inventory model) mà người Nhật khai triển đã thực hiện được điều vừa trình bày ở trên.Ýù tưởng căn bản của mơ hình JIT là :
-Kết hợp chặt chẽ và khoa học giữa việc cung cấp nguyên vật liệu, hàng hố…với q trình sản xuất và tiêu thụ. Việc cung cấp nguyên vật liệu hoặc hàng hoá đúng số lượng cần thiết và đúng lúc sẽ làm cho lượng hàng hoá lưu kho gần như bằng khơng, do đó cực tiểu hố chi phí tồn trữ.
29 Có thể sử dụng cơng cụ thống kê để ước tính lượng dự trữ an tồn phù hợp, nhưng kết quả của cơng cụ này cũng địi hỏi phải xác định được thái độ chấp nhận rủi ro của nhà quản trị !
-Đồng thời kết hợp một cách chặt chẽ và lâu dài bằng các hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp nhằm tối thiểu hố chi phí đặt hàng, và quan trọng hơn là đảm bảo cho nguyên vật liệu, hàng hoá được cung cấp một cách đầy đủ và đúng lúc.
Những ý tưởng cơ bản của mơ hình JIT thoạt nghe có vẻ đơn giản, nhưng để triển khai thực hiện nó một cách hiệu quả thì khơng phải là cơng việc dễ dàng. Mơ hình JIT được người ta ví như con dao hao lưỡi, nếu làm được hồn hảo như người Nhật thì thật là lý tưởng. Nhưng nếu thực hiện không tốt (chẳng hạn như không kết hợp được chặt chẽ và chính xác với nhà cung cấp…) thì có thể sẽ dẫn đến những tổn hại to lớn cho đơn vị.
Do vậy, mơ hình JIT chỉ đạt được hiệu quả cao khi mà chất lượng của hệ thống quản trị nội bộ đơn vị, cũng như chất lượng của mặt bằng quản lý nói chung trong mơi trường kinh doanh đã đạt đến một trình độ nhất định nào đó.