Sản lượng quy đổi SP (i) Tổng sản lượng quy đổ
3.2.4 .Hoàn thiện công tác ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Chè Kim Anh
phần Chè Kim Anh .
Như chúng ta đã biết chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh tế , tài chính trong doanh ngiệp cho các nhà quản lý . Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không , trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên , kịp thời và chính xác của thông tin .
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin , việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến . Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đè xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng , thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán , tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy , nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán .
Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc ứng dụng tin học vào đời sống xã hội nói chung , trong công tác kế toán nói riêng đã và đang trở thành xu hướng của thời đại . Ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán sẽ vừa đảm bảo thông tin nhanh chóng , chính xác , giảm bớt khối lượng tính toán , cung cấp thông tin một cách kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp , đảm bảo yêu cầu quản lý .
Tóm lại việc ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan , có tính hiệu quả lâu dài .
Hơn thế nữa , các doanh nghiệp luôn phải đương đầu với sức ép cạnh tranh trong xu hướng hội nhập và toàn cầu hóa . Vì vậy việc tổ chức công nghệ thông tin trong quản lý nói chung , trong công tác kế toán nói riêng trong xu hướng hội nhập càng trở nên cần thiết .
Hiện nay , Việt Nam là nước đứng thứ năm về diện tích và thứ tám về sản lượng chè trên thế giới , đứng thứ hai trong Asean ( sai Indonesia ) , nằm trong top 10 quốc gia có ngành chè phát triển nhất thế giới song mức giá xuất khẩu của chè Việt Nam lại chỉ bằng trên dưới 70 % so với nhóm các nươc s xuất khẩu chè . Đứng trước thực tế đó , các doanh nghiệp chè nói chung và Công ty Cổ phần Chè Kim Anh nói riêng cần tiếp cận , nắm bắt thông tin thị trường một cách nhanh nhậy hơn . Công ty nên nối mạng internet các máy tính , qua đó theo dõi thường xuyên các thông tin về các giá các loại chè trên thế giới và trong khu vực , mẫu mã bao bì các sản phẩm , phản ứng của người tiêu dùng … và thông tin của các doanh nghiệp khác . Từ đó có những giải pháp thích hợp , kịp thời nhằm đa dạng hóa sản phẩm , nâng cao chất lượng sản phẩm chè , ngày càng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng , nâng cao sản lượng chè tiêu thụ trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài .
Công ty nên quan tâm hơn nữa đến việc quảng cáo , giới thiệu sản phẩm trên mạng internet , hay việc bán hàng qua mạng . Đây là phương thức bán hàng có mức độ tiện lợi cao trong giao dịch , tiết kiệm thời gian , thanh toán thuận tiện , không tốn chi phí thuê mặt bằng … Việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm và doang nghiệp trên mạng không giới hạn về thời gian , địa lý và nhất là dung lượng . Ngày nay thương mại điện tử càng ngày càng thể hiện các ưu điểm nên được tất cả các công ty quan tâm đơn giản vì nó có thể giúp các công ty tăng lợi nhuận thông qua việc tăng lượng bán và giảm chi phí . Công ty dùng thương mại điện tử trong quá trình mua bán để xác định các đối tượng cung và cầu mới . Trong thương mại điện tử thì thỏa thuận về giá cả và chuyển giao các mặt hàng dễ dàng hơn vì trang wed của công ty có thể cung cấp thông tin cạnh tranh về giá cả rất hiệu
quả . Thương mại điện tử đẩy nhanh tốc độ và tính chính xác để các doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin và giảm chi phí cho cả hai bên trong các giao dịch .
Việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán cần quan tâm đến các nội dung sau :
-Xây dựng phần mềm kế toán : Công ty cần đầu tư nghiên cứu hoàn thiện phần mềm ứng dụng vào công tác kế toán giúp cho công việc kế toán tiến hành nhanh gọn và thuận tiện hơn. Công ty có thể thuê chuyên gia thiết kế phần mềm kế toán riêng cho đơn vị mình .
Công ty căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô , trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng cho phù hợp , có thể kết hợp các phần mềm ứng dụng như excel , access , phần mềm kế toán theo dõi riêng …., từ đó giúp cho công tác kế toán được thuận lợi , nhanh chóng , chính xác .
Ngoài hoàn thiện phần mềm kế toán tài chính , Công ty nên có hệ thống phần mềm kế toán quản trị thống nhất . Công ty nên có sự kết hợp giữa việc phân tích các báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo khác như báo cáo về thị trường , đối thủ cạnh tranh , công nghệ … để có cái nhìn toàn diện hơn về các yếu tố đang tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .
-Thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và đối tượng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn công ty ; thiết lập hệ thống các bảng biểu , các sổ phù hợp với hình thức kế toán Công ty đang áp dụng . Cán bộ kế toán của công ty cần kết hợp với các chuyên gia về phần mềm kế toán để trao đổi thông tin nhằm đưa ra cách thức mã hóa đơn giản , thuận tiện cho việc sử dụng , đem lại hiệu quả cao trong công việc .
- Lựa chọn phương pháp để nhập dữ liệu kế toán ( nhập dữ liệu khi lập chứng từ gốc nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ … ) từ đó thiết lập cơ sở dữ liệu , nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp .
- Đào tạo trình độ tin học cho các cán bộ kế toán : tổ chức bồi dưỡng thường xuyên về trình độ tin học cho cán bộ kế toán , tạo điều kiện cho cán bộ kế toán thường xuyên ứng dụng việc thực hiện các phần hành kế toán trên máy vi tính .
- Trang bị hệ thống máy vi tính , máy in đầy đủ nhằm phục vụ cho công tác kế toán được nhanh chóng , thuận tiện .
Hiện tại , bộ phận kế toán của Công ty đã có hệ thống máy tính bao gồm 4 máy vi tính , 1 máy in , chưa có máy tính nào được nối mạng internet . Với 5 kế toán thì công ty
nên đầu tư thêm 1 máy vi tính nữa nhằm đẩy nhanh hơn nữa công việc kế toán . Công ty nên nối mạng internet ít nhất 1 máy tại bộ phận kế toán để nhân viên có được những thông tin đầy đủ về sản phẩm , giá cả , mẫu mã thiết bị của sản phẩm … của Công ty và của các đối thủ cạnh tranh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp .