2.7 Tình hình hoạt động của công ty INEXIM
3.1.2 Chứng từ sử dụng
Hoá đơn GTGT: là chứng từ do kế toán lập khi bán hàng, nhằm xác định số
lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm cho khách hàng; là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng đã chuyển cho người mua, mọi rủi ro về số hàng đã cung cấp do khách hàng chịu. Hố đơn GTGT bao gồm các thơng tin về hàng bán như: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, địa chỉ khách hàng…là căn cứ lên các sổ kế tốn có liên quan; là chứng từ để người mua vận chuyển hàng trên đường và thanh toán tiền hàng.
Phiếu đề nghị xuất kho: do thủ kho lập khi bán hàng với các nội dung về tên
vật tư, hàng hóa; đơn vị tính; số lượng, đơn giá, thành tiền…nhằm theo dõi chặt sẽ số lượng thành phẩm xuất bán, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán lập hoá đơn GTGT, lập bảng đối chiếu công nợ và ghi nhận doanh thu, là thủ tục ra cổng đối với người mua.
SVTH: Phạm Nguyễn Phương Linh -70-
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2010
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2009
+ Bảng thanh tốn tiền lương
+ Giấy báo có điện tử kiêm phiếu chuyển khoản
+ Giấy ủy nhiệm chi + Hóa đơn
+ Phiếu chi
+ Phiếu đề nghị xuất kho + Phiếu kế toán
+ Phiếu thu
+ Sổ kế tốn chi tiết ngân hàng TMCP Đơng Á
Phiếu thu: do kế tốn cơng nợ lập, là chứng từ xác định số tiền thực nhập quỹ
và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền.
( Xem các mẫu chứng từ ở phần phụ lục)
Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty
Trường hợp bán thu tiền ngay :
Phòng kinh doanh: Tiếp nhận đơn đặt hàng của Khách hàng. Sau đó lập Lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng gồm có 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh
+ Liên 2:Chuyển cho bộ phận kho để làm căn cứ xuất kho + Liên 3: Chuyển cho bộ phận kế tốn.
Phịng kế tốn: Nhận được liên 3 lệnh bán hàng của phịng kinh doanh làm căn cứ và lập hóa đơn bán hàng, phiếu thu
+ Hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên : - Liên 01: Lưu,
- Liên 02 ( màu đỏ): Giao khách hàng.
- Liên 03( Màu xanh): Giao cho kế tốn thanh tốn. Đóng thành tập lưu theo thứ tự và theo tháng.
Mọi trường hợp liên quan đến hóa đơn bị hủy phải lưu đồng thời cả 3 liên bị gạch chéo và ghi hủy.
+ Phiếu thu gồm có 3 liên và được chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhận tiền, phiếu thu được kế toán trưởng ký duyệt
Thủ quỹ : Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ và khách hàng cùng ký tên vào phiếu thu. Liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi vào sổ và lưu tại bộ phận, liên 2 giao khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ và lưu lại.
Tại kho : Nhận được liên 2 Hóa đơn GTGT và liên 2 lệnh bán hàng được ký duyệt cho người nhận hàng, xác định số lượng, quy cách cần xuất trên chứng từ và kiểm tra hàng hoá khi giao lên xe cho người nhận hàng đồng thời thủ kho sẽ ghi chép thông tin về bán hàng vào sổ kho. Khi kiểm tra và nhận đủ hàng thì nhân viên lấy hàng ký xác nhận vào hoá đơn GTGT, làm chứng từ ra để đi giao cho khách hàng
SVTH: Phạm Nguyễn Phương Linh -71-
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2010
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2009
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Giấy báo có điện tử kiêm phiếu chuyển khoản
+ Giấy ủy nhiệm chi + Hóa đơn
+ Phiếu chi
+ Phiếu đề nghị xuất kho + Phiếu kế toán
+ Phiếu thu
+ Sổ kế tốn chi tiết ngân hàng TMCP Đơng Á
Sơ đồ 3.1 Bán hàng thu tiền ngay
SVTH: Phạm Nguyễn Phương Linh -72-
1 2 3 1 Lập hoá đơn GTGT 2 GTGT Ghi sổ 1 2 3 GTGT Phiếu thu đã ký PThu 1 2 3 PThu Thu tiền ký xác nhận 2 Xuất kho GTGT 2 LBH 2 ĐĐH Lập LBH LBH 2 GTGT
Kiểm tra đối
chiếu 1 Lưu Kho Kế toán 2 1 2 3 PThu Khách hàng Lưu Khách hàng Lưu Lưu
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2010
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2009
+ Bảng thanh tốn tiền lương
+ Giấy báo có điện tử kiêm phiếu chuyển khoản
+ Giấy ủy nhiệm chi + Hóa đơn
+ Phiếu chi
+ Phiếu đề nghị xuất kho + Phiếu kế toán
+ Phiếu thu
+ Sổ kế tốn chi tiết ngân hàng TMCP Đơng Á
Sơ đồ 3.2 Bán hàng chịu
SVTH: Phạm Nguyễn Phương Linh -73-
Khách hàng ĐĐH Lệnh BH 1 2 3 LBH
Nhập thông tin vào bảng đối chiếu cơng nợ
Lập hóa đơn GTGT 3 2 1 GTGT LBH 2 GTGT 2 Xuất kho LBH 2 GTGT 2 Khách hàng
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2010
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2009
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Giấy báo có điện tử kiêm phiếu chuyển khoản
+ Giấy ủy nhiệm chi + Hóa đơn
+ Phiếu chi
+ Phiếu đề nghị xuất kho + Phiếu kế toán
+ Phiếu thu
+ Sổ kế toán chi tiết ngân hàng TMCP Đơng Á
Diễn giải quy trình bán hàng chịu:
Tương tự như trường hợp bán thu tiền ngay. Tuy nhiên tại phịng kế tốn căn cứ vào lệnh bán hàng liên 3 có chữ ký của người lập cho kế tốn sẽ căn cứ vào đó để nhập thơng tin bán hàng nợ, đồng thời lập bảng đối chiếu cơng nợ của khách hàng và lập hóa đơn GTGT.
Hóa đơn gồm có 3 liên sẽ được Giám đốc ký duyệt : - Liên 1 và 3 được lưu tại phịng kế tốn,
- Liên 2 giao kho, khách hàng làm căn cứ để nhận hàng