2 Theo Báo cáo thẩm tra của Ủy ban Tài chín h Ngân sách của Quốc hội về quyết toán ngân sách nhà nước năm
3.5.3 Hoàn thiện quy trình thanh toán, quyết toán, phân công trách nhiệm cho các phòng, ban chỉ huy trong từng giai đoạn thực hiện.
cho các phòng, ban chỉ huy trong từng giai đoạn thực hiện.
3.5.3.1 Hoàn thiện quy trình làm việc từ giai đoạn lập hồ sơ dự thầu đến khi kết thúc công trình
a) Lập hồ sơ dự thầu
- Tiếp nhận thông tin, nghiên cứu, đề xuất: Tất cả các thông tin về các công trình xây lắp từ mọi kênh đều được tiếp nhận tại Ban Giám đốc và phòng Kinh tế kỹ thuật.
- Quyết định: Khi được khách hàng mời tham gia dự thầu, công ty cử cán bộ nghiên cứu gói thầu trước khi quyết định có tham gia dự thầu hay không.
- Lập kế hoạch chi tiết: Khi đã quyết định tham gia dự thầu, Trưởng phòng Kinh tế kỹ thuật chủ trì việc lập kế hoạch đấu thầu .
- Chuẩn bị hồ sơ thầu: Tất cả các bộ phận được giao nhiệm vụ nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và các dữ liệu liên quan, thực hiện công việc được phân công với mức độ chính xác nhất và trong thời gian đã qui định.
- Duyệt: Giám đốc quyết định cuối cùng thông qua việc phê duyệt hồ sơ dự thầu.
- Nộp hồ sơ thầu: Hồ sơ dự thầu được nhân bản, đóng gói theo đúng yêu cầu. Vận chuyển và bàn giao cho Chủ đầu tư, ký biên bản giao nhận hồ sơ với đại diện Chủ đầu tư.
- Bước 1: Tiếp nhận thông báo trúng thầu: Phòng Kinh tế kỹ thuật tiếp nhận thông báo trúng thầu, trình Giám đốc và phổ biến cho tất cả các đơn vị liên quan để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết.
- Bước 2: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng: Dự thảo này do phòng Kinh tế kỹ thuật lập căn cứ trên hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và các yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Bước 3: Xem xét: Ban Lãnh đạo công ty thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư, ghi nhận tất cả các yêu cầu bổ sung. Xem xét nhằm đảm bảo tất cả những gì khác với những điều đã nêu trước đây đều được giải quyết và công ty đã thực sự thấu hiểu các yêu cầu do Chủ đầu tư đặt ra và có đầy đủ khả năng đáp ứng.
- Bước 4: Ký hợp đồng: Giám đốc ký hợp đồng với Chủ đầu tư.
c) Giai đoạn quản lý công trình (sau khi ký hợp đồng giao nhận thầu):
- Bước 1: Bổ nhiệm chỉ huy trưởng công trình: Căn cứ trên hợp đồng đã ký và kết quả đấu thầu, Giám đốc lựa chọn nhân sự phù hợp. Ra quyết định bổ nhiệm chỉ huy trưởng công trình và thông báo cho các đơn vị liên quan.
- Bước 2: Xác định cơ cấu tổ chức công trình: Chỉ huy trưởng thiết lập cơ cấu tổ chức công trình bao gồm:
+ Sơ đồ tổ chức công trình, mô tả mối quan hệ giữa các nhóm trong công trình.
+ Trách nhiệm, quyền hạn của các trưởng nhóm. + Đề xuất nhân sự cụ thể.
- Bước 3: Phê duyệt: Quyết định về cơ cấu tổ chức công trình được thông báo cho toàn thể nhân sự tham gia công trình.
- Bước 4: Hoạch định chất lượng công trình: Chỉ huy trưởng công trình phải lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc quản lý công trình thông qua việc lập sổ tay chất lượng của công trình. Sổ tay chất lượng của công trình phải nhất quán với các hoạt động khác của Hệ thống Quản lý Chất lượng của công ty. Sổ tay chất lượng của công trình được thiết lập nhằm đảm bảo:
+ Các thông tin về công trình được thể hiện rõ, các hạng mục thi công do Công ty đảm nhận;
+ Cơ cấu tổ chức thực hiện công trình, danh sách các nhà thầu phụ, các nhà cung cấp vật tư, thiết bị;
+ Phương thức trao đổi thông tin giữa các đơn vị, phân cấp thông tin giữa từng bộ phận;
+ Nhu cầu thiết lập các hoạt động, tài liệu, việc cung cấp các nguồn lực cụ thể cho công trình được nhận biết;
+ Có các hoạt động kiểm tra, giám sát trong từng giai đoạn thích hợp của công trình;
+ Có các hoạt động điều chỉnh khi phát hiện sự không phù hợp trong quá trình triển khai;
+ Có đủ các hồ sơ cần thiết để chứng minh việc quản lý công trình đáp ứng yêu cầu đề ra;
Sổ tay chất lượng công trình do chỉ huy trưởng công trình quản lý và được cập nhật liên tục trong suốt quá trình triển khai công trình.
- Bước 5: Xem xét: Giám đốc thực hiện việc xem xét nhằm đảm bảo các nội dung trong Sổ tay công trình:
+ Phù hợp với các yêu cầu của Chủ đầu tư và các bên liên quan; + Có tính khả thi;
+ Đáp ứng được các yêu cầu quản lý chất lượng;
+ Phù hợp với các hoạt động khác trong hệ thống chất lượng của Công ty. - Bước 6: Phê duyệt: Giám đốc xét duyệt nhằm cung cấp tính hiệu lực cho kế hoạch nêu trên.
- Bước 7: Chỉ đạo triển khai: Căn cứ trên kế hoạch công trình đã phê duyệt, chỉ huy trưởng công trình giao nhiệm vụ cho các đơn vị tham gia trong công trình bằng các quyết định cụ thể hoặc nêu trong sổ tay chất lượng công trình. Nội dung của quyết định này phải bao gồm:
+ Thời điểm bắt đầu và kết thúc (hoặc định kỳ thực hiện); + Các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần sử dụng;
+ Phương pháp trao đổi thông tin, báo cáo kết quả.
- Bước 8: Lập phương án thực hiện: Các đơn vị được phân công lập phương án tổ chức thi công để thực hiện được nhiệm vụ đã giao.
- Bước 9: Giám sát: Chỉ huy trưởng công trình lập và quản lý kế hoạch giám sát các hoạt động của công trình, phân công nhiệm vụ giám sát đến từng cán bộ giám sát, việc giám sát này nhằm đảm bảo:
+ Các vật tư đầu vào đều có nguồn gốc xuất xứ, chứng chỉ chất lượng và được thí nghiệm theo yêu cầu của chủ đầu tư;
+ Công trình được thi công đúng theo thiết kế và biện pháp thi công; + Các biện pháp an toàn lao động luôn được thực hiện nghiêm chỉnh; + Hồ sơ chất lượng (biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công, biên bản thí nghiệm…) được thực hiện hàng ngày song song với công việc thi công.
+ Bản vẽ hoàn công và bảng tính khối lượng luôn đi theo công tác thi công.
+ Khi có công việc phát sinh phải yêu cầu chủ đầu tư xác nhận khối lượng phát sinh ngay và chuyển về cho phòng Kinh tế kỹ thuật để đàm phán giá.
- Bước 10: Xử lý sản phẩm không phù hợp: Ban chỉ huy công trường cập nhật thông tin về cấc sự cố, tồn tại trong quá trình điều hành công trình. Ban chỉ huy công trường chỉ đạo đơn vị có hạng mục thi công không đảm bảo yêu cầu thực hiện xử lý đối với các hạng mục, vật tư, hàng hoá không đáp ứng quy cách kỹ thuật, trong đó chỉ rõ:
+ Các nội dung cần xử lý;
+ Biện pháp xử lý, thời gian thực hiện; + Biện pháp phòng ngừa sự cố.
Sau khi xử lý phải lập biên bản nghiệm thu công tác xử lý giữa đơn vị, ban chỉ huy công trình, Chủ đầu tư và/ hoặc các bên liên quan (Theo qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp).
- Bước 11: Thanh toán khối lượng hoàn thành
Dựa trên hợp đồng đã ký và trên khối lượng hoàn thành, ban chỉ huy công trường chuyển hồ sơ thanh toán đợt về cho phòng kinh tế kỹ thuật của Công ty để làm thủ tục thanh toán với chủ đầu tư. Hồ sơ bao gồm:
+ Hồ sơ chất lượng (chứng chỉ vật liệu đầu vào, biên bản thí nghiệm, biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công…)
+ Bản vẽ hoàn công
+ Bảng tính khối lượng (gồm cả khối lượng theo hợp đồng và khối lượng công việc phát sinh (có biên bản xác nhận khối lượng phát sinh kèm theo).
Sau khi nhận hồ sơ thanh toán đợt từ ban chỉ huy công trường, phòng kinh tế kỹ thuật sẽ làm việc với chủ đầu tư để thanh toán cho khối lượng hoàn thành.
- Bước 12: Nghiệm thu, bàn giao: Sau khi công trình (hạng mục công trình) được hoàn thành, đơn vị thi công phải lập biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình (hạng mục công trình) đưa vào sử dụng và ban giao cho chủ đầu tư.
- Bước 15: Quyết toán, thanh lý hợp đồng: Sau khi các đơn vị đã ký hồ sơ nghiệm thu, xoá hết các tồn tại theo yêu cầu của Giám sát A và lập khối lượng hoàn công Ban chỉ huy công trình lập khối lượng hoàn công của công trình và xác nhận lập khối lượng hoàn thành cho đơn vị thi công.
Chỉ huy trưởng công trình kết hợp các Phòng Kinh tế kỹ thuật, Tài chính kế toán để thực hiện việc quyết toán, thanh lý hợp đồng và phát hành hoá đơn cho Chủ đầu tư. Các hoạt động này được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng.
- Bước 16: Tổng kết công trình: Sau khi toàn bộ công trình đã kết thúc, Chỉ huy trưởng viết báo cáo tổng kết quá trình triển khai công trình trong đó nêu rõ yêu cầu đối với công trình; tổng hợp ý kiến nhận xét của Khách hàng. Báo cáo này trình cho Giám đốc.
- Bước 17: Lưu hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ công trình được lưu trữ đầy đủ theo qui định của Công ty.
3.5.3.2 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và phân công trách nhiệm cho các phòng, ban chỉ huy trong từng giai đoạn thực hiện
Phải nhận thức rõ ràng và đúng đắn về công tác làm hồ sơ thanh, quyết toán là một công tác thầm lặng, không như những công tác ngoài hiện trường nhưng đây là khâu quan trọng nhất, quyết định tiến độ của gói thầu và khả năng thu hồi vốn cũng như hiệu quả của gói thầu. Do đó Công ty cần nhanh chóng xây dựng và ban hành quy trình thanh, quyết toán chuẩn của Công ty trên cơ sở nghị định 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng và các văn bản pháp luật liên quan. Đồng thời phân công quyền hạn và trách nhiệm của các phòng, ban chỉ huy đối với từng công việc, từng giai đoạn thực hiện, để làm được điều này cần thực hiện một số giải pháp:
+ Đưa vào thực hiện quy trình làm việc, phân công chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng phòng, ban. Từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ mời thầu, lập hồ sơ thầu, lựa chọn nhà cung cấp, thầu phụ đều phải có sổ theo dõi (sổ tiếp nhận hồ sơ mời thầu, ý kiến khách hàng, sổ theo dõi nhà cung cấp và thầu phụ). Đối với các nhà cung cấp và các nhà thầu phụ đều phải đưa ra những tiêu chuẩn và chấm điểm theo các tiêu chuẩn đưa ra. Đối với các ban chỉ huy công trường ngoài việc báo cáo tiến độ thi công định kỳ còn phải báo cáo về công tác làm hồ sơ, đảm bảo thi công đến đâu có hồ sơ theo đến đấy, tránh tình trạng thi công xong rồi mới viết “hồi ký thi công”, lấy chứng chỉ vật tư đầu vào và làm hồ sơ chất lượng theo sau. Đối với các công việc phát sinh tại công trường phải báo ngay về phòng kinh tế kỹ thuật của Công ty để làm việc với chủ đầu tư về khối lượng và giá phát sinh, không để thi công xong rồi còn chưa đàm phán xong về giá gây chậm trễ cho công tác thanh, quyết toán.
+ Tăng cường trách nhiệm của các ban chủ nhiệm công trường trên tất cả các khâu, đặc biệt trách nhiệm của chỉ huy trưởng từ khâu lấy vật tư đầu vào đến việc bao quát, phối hợp các giữa các tổ đội thi công. Mạnh dạn đề xuất trong trường hợp cần thiết, từ chối đòi hỏi không chính đáng từ một số đơn vị chủ đầu tư.
+ Khuyến khích tư duy sáng tạo, đề cao trách nhiệm và tạo điều kiện cho các kỹ sư trẻ có năng lực phát huy vai trò bình đẳng trong mọi công việc.
+ Khuyến khích sử dụng các kỹ thuật và vật liệu mới. Đồng thời chấm dứt tình trạng tắc trách dẫn đến lãng phí vật tư.
+ Tăng cường trao đổi, đối thoại trong toàn Công ty thông qua các cuộc họp giao ban, tăng cường trao đổi giữa các bộ phận trực tiếp làm hồ sơ với bộ phận kỹ thuật trên phạm vi tất cả các bộ môn để có giải pháp ngay từ đầu.
+ Về nhận thức: Trước hết cần nâng cao nhận thức của toàn bộ các cán bộ kỹ thuật về nhu cầu cấp thiết phải nâng cao chất lượng hồ sơ thanh, quyết toán. Mỗi thành viên đều cần hiểu rõ đây là nhu cầu khách quan, mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Cần thấy rằng đây là yêu cầu vừa cấp bách, vừa thường xuyên, mang tính lâu dài và chỉ trên cơ sở nâng cao chất lượng chúng ta mới có thể từng bước đưa Công ty phát triển.
+ Về hành động: Trên cơ sở nhận thức đầy đủ về nhu cầu nâng cao chất lượng, mỗi thành viên, trên mỗi cương vị, từ lãnh đạo các cấp, chỉ huy trưởng công trình đến các kỹ sư hiện trường và tất cả các phòng chức năng cần hoàn thành tốt trách nhiệm của mình nhằm tạo chuyển biến mạnh về chất lượng, tạo dựng một thương hiệu uy tín.
+ Về tổ chức: Bằng nhiều biện pháp, một mặt nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ hiện có bằng công tác tập huấn kỹ thuật, đào tạo nâng cao, khuyến học, sàng lọc kiện toàn, tuyển dụng thu hút nhân tài cả bề rộng lẫn chiều sâu, nhằm tạo dựng một đội ngũ chuyên sâu có tâm huyết, gắn bó với đơn vị. Mặt khác, cần có định hướng nhằm từng bước xây dựng các mũi nhọn có tính chuyên môn hóa và tính chuyên nghiệp cao.
Các biện pháp trên cần phải có chế tài cụ thể, có chế độ thưởng phạt phân minh và nghiêm khắc thì mới có thể thực hiện được.
Kết luận chương 3
Chương 3 của luận văn với mục tiêu là đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý thanh, quyết toán vốn đầu tư. Để các giải pháp có cơ sở khoa học cũng như mang tính thực tiễn cao, luận văn đã dựa trên kết quả phân tích thực trạng của hoạt động thanh, quyết toán hiện nay và của Công ty cổ phần xây dựng C.E.O, những ảnh hưởng và yêu cầu đặt ra đối với các giải pháp nâng cao chất lượng công tác thanh, quyết toán. Trên cơ sở đó, luận văn đề xuất các nhóm giải pháp sau:
- Nhóm giải pháp quản lý vốn đầu tư đối với đơn vị chủ quản - Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán vốn đầu tư.
- Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng quyết toán dự án hoàn thành. - Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng thanh, quyết toán của Công ty cổ phần xây dựng C.E.O