CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THANH , QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY
3.5 Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng thanh, quyết toán vốn đầu tư xây dựng của Công ty cổ phần xây dựng C.E.O
Để nâng cao chất lượng thanh, quyết toán của Công ty cổ phần xây dựng C.E.O đòi hỏi phải đưa ra các nhóm giải pháp đồng bộ, phù hợp với Công ty, cải tổ bộ máy, quy trình làm việc. Mục tiêu cụ thể của Công ty giai đoạn 2013-2016 là:
+ Đưa Công ty trở thành một trong những công ty xây dựng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo khả năng cạnh tranh với các nhà thầu mạnh trong nước;
+ Đẩy mạnh phát triển về mọi mặt, đảm bảo khả năng nhận thầu tất cả các loại công trình;
+ Luôn chủ động về mặt tài chính, doanh thu hàng năm phải đạt 85% sản lượng trở lơn;
Để thực hiện được mục tiêu trên tác giả xin đề xuất một số giải pháp sau 3.5.1 Giải pháp tăng cường nội lực của Công ty
3.5.1.1 Tăng cường tiềm lực tài chính
Năng lực tài chính mạnh sẽ là một lợi thế của công ty, mang lại nhiều cơ hội để công ty tiếp cận với các dự án. Trên thực tế các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty cổ phần xây dựng C.E.O nói riêng thường bị chiếm dụng vốn rất lớn và kéo dài nên gặp nhiều khó khăn trong thanh toán và trả lãi. Do đó công ty cần tìm ra các giải pháp về vốn, các nguồn huy động vốn của công ty:
- Huy động vốn từ nội bộ doanh nghiệp: Vay vốn của cán bộ công nhân viên:
với hình thức huy động vốn này sẽ làm cho cán bộ công nhân viên gắn bó với công ty hơn, có trách nhiệm với công ty hơn.
- Huy động vốn từ bên ngoài doanh nghiệp:
+ Tín dụng thương mại: Với hình thức này, công ty mua chịu của các nhà cung cấp mà chưa phải trả tiền do công ty có mối quan hệ làm ăn lâu dài và luôn giữ uy tín với họ.
+ Vay ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn của ngân hàng và các tổ chức tài chính khác: Tuy nhiên, để vay được vốn ngân hàng, các doanh nghiệp phải có bản báo cáo kế hoạch sử dụng vốn cụ thể để ngân hàng thẩm định cũng như cần có tài sản để thế chấp cho các khoản vay đó. Thêm nữa, các điều kiện của ngân hàng đưa ra thường là khá ngặt nghèo, điều kiện cho vay thường là giảm thiểu tối đa rủi ro cho ngân hàng.
+ Nhận tiền ứng trước của khách hàng: Đây là hình thức tài trợ vốn ngắn hạn rất có lợi cho công ty, do vậy công ty nên khai thác tối đa nguồn vốn này.
+ Thuê mua trả góp: công ty mua máy móc thiết bị của chủ tài sản và trả tiền dần. Bằng hình thức này, công ty có thể nhận tài sản mà không phải đi vay tiền của ngân hàng hoặc tổ chức tài chính.
+ Thanh lý các tài sản máy móc thiết bị cũ hoặc không sử dụng để có một khoản vốn tái đầu tư, cho thuê máy khi máy tạm thời nhàn rỗi.
3.5.1.2 Tăng cường năng lực máy móc thiết bị, công nghệ thi công
- Đối với những máy móc thiết bị cũ, lạc hậu thì cần thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn đầu tư vào máy móc thiết bị mới.
- Đầu tư có trọng điểm vào máy móc thiết bị, tránh đầu tư tràn lan gây lãng phí, không hiệu quả.
Để đầu tư máy móc thiết bị, công ty cần nghiên cứu thị trường xây dựng, thị trường máy móc thiết bị đồng thời nghiên cứu quy trình công nghệ đi kèm với máy móc thiết bị và các vấn đề có liên quan bao gồm: giá cả, kiểu dáng, phụ tùng của máy móc thiết bị, khả năng vận hành, bí quyết công nghệ ...Việc mua sắm máy móc thiết bị thi công cần nghiên cứu như dạng đề án mở rộng sản xuất. Phải xỏc định được sự cần thiết phải mua sắm, cần thấy rừ được chi phớ thực tế cho mua sắm và khả năng chi trả nợ vay nếu phải vay để mua. Phải phân tích kinh tế, thời gian hoàn trả vốn để có kế hoạch sử dụng máy sao cho hiệu quả nhất. Cần có phương án đầu tư mua sắm sao cho đạt hiệu quả kinh tế nhưng đảm bảo chắc chắn chất lượng máy móc. Giá máy móc xây dựng thường đắt nên phương thức thu mua theo kiểu đấu thầu mua sắm trang thiết bị là hình thức thích hợp. Nên
yêu cầu máy phải do nhà sản xuất bán hoặc đại diện hợp pháp của nhà sản xuất bán, không mua qua trung gian hay nhà cung cấp không chuyên. Mua qua nhà cung cấp không chuyên, khi máy có sự cố ít khi được giải quyết thấu đáo.
Nên đi thuê máy trong trường hợp: khối lượng công việc phải thực hiện của máy ít (nhất là không đảm bảo sản lượng hoà vốn), các máy quý hiếm và đắt nhưng số lần sử dụng ít, máy không có khả năng đa năng hoá và cho thuê khi rỗi việc, công ty thiếu vốn, tính toán hiệu quả kinh tế không đảm bảo.
3.5.1.3 Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực
- Đưa các cán bộ kỹ thuật tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ, nâng cao chất lượng công việc và thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật của nhà nước.
Khuyến khích, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đẩy mạnh phong trào cán bộ cũ kèm cán bộ mới.
- Tổ chức các chương trình huấn luyện và đào tạo cán bộ công nhân viên có mục tiêu phù hợp với chiến lược phát triển từng thời kỳ và chiến lược phát triển dài hạn của Công ty, trong đó ưu tiên và nhanh chóng đào tạo cán bộ quản lý cấp cao, các chỉ huy trưởng. Đào tạo nhân viên theo từng cấp độ phù hợp với lộ trình phát triển của nhân viên.
- Đảm bảo công bằng, công khai, chính sách lương, thưởng gắn với hiệu quả và chất lượng làm việc nhằm tạo động lực để cán bộ công nhân viên sáng tạo trong công việc. Khuyến khích các thành viên làm việc tốt, chất lượng cao, nâng cao tinh thần trách nhiệm, tạo tinh thần thi đua của mọi người, không bình quân chủ nghĩa.
- Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân.
- Do đặc điểm của sản xuất xây dựng là thiếu tính ổn định, có tính lưu động cao theo lãnh thổ nên không thể mang toàn bộ cán bộ, công nhân từ công trình này đến công trình khác mà chỉ có thể đưa một số cán bộ chủ chốt, một số công nhân lành nghề đến công trường và thuê lao động địa phương để tạo điều kiện thi công thuận lợi. Sử dụng lao động địa phương vừa giúp công ty tiết kiệm chi phí
đi lại, chi phí lán trại tạm tại hiện trường vừa tránh những tranh chấp giữa những lao động khác và lao động địa phương. Đây là một biện pháp mà nhiều nhà thầu áp dụng để tiết kiệm chi phí.
- Trong đội ngũ cán bộ của công ty cần chú ý đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác thanh, quyết toán như:
+ Bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ làm công tác thanh, quyết toán bằng cách cho họ đi học các lớp về đo bóc khối lượng, thanh quyết toán.
+ Tuổi trẻ thường rất nhiệt tình, năng động, sáng tạo vì thế cần có chiến lược đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, làm tiền đề cho lớp người kế cận sau này.
3.5.2 Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 kiểm soát chất lượng mọi hoạt động của Công ty.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 sẽ giúp Công ty thiết lập được các quy trình chuẩn để kiểm soát các hoạt động, đồng thời phân định rừ việc, rừ người trong quản lý, điều hành cụng việc. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp việc phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc. Hệ thống văn bản quản lý chất lượng cũng đồng thời là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm của các cán bộ kỹ thuật, giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm, tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Giúp cán bộ nhân viên thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và thường xuyên cải tiến công việc thụng qua cỏc hoạt động theo dừi và giỏm sỏt. Một hệ thống quản lý chất lượng tốt không những giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và sự thỏa mãn của khách hàng và còn giúp đào tạo cho nhân viên mới tiếp cận công việc nhanh chóng hơn. Để tiến tới đạt chuẩn ISO 9001-2008 phải thực hiện một số giải pháp sau:
+ Kiên quyết chấn chỉnh ngay việc không chấp hành đúng các quy chuẩn, quy trình quản lý chất lượng, quy định thể hiện hồ sơ thanh, quyết toán của Công
ty. Phòng kinh tế kỹ thuật có trách nhiệm từ chối và chịu trách nhiệm về bất cứ biểu hiện sai phạm nào liên quan đến các khiếm khuyết này.
+ Tăng cường tính khoa học và chuyên nghiệp trong việc sắp xếp nội dung hồ sơ.
+ Chấm dứt tình trạng sao chép hồ sơ, thiếu động não ở tất cả các khâu (có quy định xử phạt nghiêm minh).
3.5.3 Hoàn thiện quy trình thanh toán, quyết toán, phân công trách nhiệm cho các phòng, ban chỉ huy trong từng giai đoạn thực hiện.
3.5.3.1 Hoàn thiện quy trình làm việc từ giai đoạn lập hồ sơ dự thầu đến khi kết thúc công trình
a) Lập hồ sơ dự thầu
- Tiếp nhận thông tin, nghiên cứu, đề xuất: Tất cả các thông tin về các công trình xây lắp từ mọi kênh đều được tiếp nhận tại Ban Giám đốc và phòng Kinh tế kỹ thuật.
- Quyết định: Khi được khách hàng mời tham gia dự thầu, công ty cử cán bộ nghiên cứu gói thầu trước khi quyết định có tham gia dự thầu hay không.
- Lập kế hoạch chi tiết: Khi đã quyết định tham gia dự thầu, Trưởng phòng Kinh tế kỹ thuật chủ trì việc lập kế hoạch đấu thầu .
- Chuẩn bị hồ sơ thầu: Tất cả các bộ phận được giao nhiệm vụ nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và các dữ liệu liên quan, thực hiện công việc được phân công với mức độ chính xác nhất và trong thời gian đã qui định.
- Duyệt: Giám đốc quyết định cuối cùng thông qua việc phê duyệt hồ sơ dự thầu.
- Nộp hồ sơ thầu: Hồ sơ dự thầu được nhân bản, đóng gói theo đúng yêu cầu.
Vận chuyển và bàn giao cho Chủ đầu tư, ký biên bản giao nhận hồ sơ với đại diện Chủ đầu tư.
b) Giai đoạn xem xét và ký hợp đồng
- Bước 1: Tiếp nhận thông báo trúng thầu: Phòng Kinh tế kỹ thuật tiếp nhận thông báo trúng thầu, trình Giám đốc và phổ biến cho tất cả các đơn vị liên quan để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết.
- Bước 2: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng: Dự thảo này do phòng Kinh tế kỹ thuật lập căn cứ trên hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và các yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Bước 3: Xem xét: Ban Lãnh đạo công ty thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư, ghi nhận tất cả các yêu cầu bổ sung. Xem xét nhằm đảm bảo tất cả những gì khác với những điều đã nêu trước đây đều được giải quyết và công ty đã thực sự thấu hiểu các yêu cầu do Chủ đầu tư đặt ra và có đầy đủ khả năng đáp ứng.
- Bước 4: Ký hợp đồng: Giám đốc ký hợp đồng với Chủ đầu tư.
c) Giai đoạn quản lý công trình (sau khi ký hợp đồng giao nhận thầu):
- Bước 1: Bổ nhiệm chỉ huy trưởng công trình: Căn cứ trên hợp đồng đã ký và kết quả đấu thầu, Giám đốc lựa chọn nhân sự phù hợp. Ra quyết định bổ nhiệm chỉ huy trưởng công trình và thông báo cho các đơn vị liên quan.
- Bước 2: Xác định cơ cấu tổ chức công trình: Chỉ huy trưởng thiết lập cơ cấu tổ chức công trình bao gồm:
+ Sơ đồ tổ chức công trình, mô tả mối quan hệ giữa các nhóm trong công trình.
+ Trách nhiệm, quyền hạn của các trưởng nhóm.
+ Đề xuất nhân sự cụ thể.
- Bước 3: Phê duyệt: Quyết định về cơ cấu tổ chức công trình được thông báo cho toàn thể nhân sự tham gia công trình.
- Bước 4: Hoạch định chất lượng công trình: Chỉ huy trưởng công trình phải lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc quản lý công trình thông qua việc lập sổ tay chất lượng của công trình. Sổ tay chất lượng của công trình phải nhất quán với các hoạt động khác của Hệ thống Quản lý Chất lượng của công ty. Sổ tay chất lượng của công trình được thiết lập nhằm đảm bảo:
+ Mục tiêu chất lượng, tiến độ của công trình được xác định;
+ Cỏc thụng tin về cụng trỡnh được thể hiện rừ, cỏc hạng mục thi cụng do Công ty đảm nhận;
+ Cơ cấu tổ chức thực hiện công trình, danh sách các nhà thầu phụ, các nhà cung cấp vật tư, thiết bị;
+ Phương thức trao đổi thông tin giữa các đơn vị, phân cấp thông tin giữa từng bộ phận;
+ Nhu cầu thiết lập các hoạt động, tài liệu, việc cung cấp các nguồn lực cụ thể cho công trình được nhận biết;
+ Có các hoạt động kiểm tra, giám sát trong từng giai đoạn thích hợp của công trình;
+ Có các hoạt động điều chỉnh khi phát hiện sự không phù hợp trong quá trình triển khai;
+ Có đủ các hồ sơ cần thiết để chứng minh việc quản lý công trình đáp ứng yêu cầu đề ra;
Sổ tay chất lượng công trình do chỉ huy trưởng công trình quản lý và được cập nhật liên tục trong suốt quá trình triển khai công trình.
- Bước 5: Xem xét: Giám đốc thực hiện việc xem xét nhằm đảm bảo các nội dung trong Sổ tay công trình:
+ Phù hợp với các yêu cầu của Chủ đầu tư và các bên liên quan;
+ Có tính khả thi;
+ Đáp ứng được các yêu cầu quản lý chất lượng;
+ Phù hợp với các hoạt động khác trong hệ thống chất lượng của Công ty.
- Bước 6: Phê duyệt: Giám đốc xét duyệt nhằm cung cấp tính hiệu lực cho kế hoạch nêu trên.
- Bước 7: Chỉ đạo triển khai: Căn cứ trên kế hoạch công trình đã phê duyệt, chỉ huy trưởng công trình giao nhiệm vụ cho các đơn vị tham gia trong công trình bằng các quyết định cụ thể hoặc nêu trong sổ tay chất lượng công trình. Nội dung của quyết định này phải bao gồm:
+ Hạng mục công việc và yêu cầu đối với từng hạng mục;
+ Thời điểm bắt đầu và kết thúc (hoặc định kỳ thực hiện);
+ Các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần sử dụng;
+ Phương pháp trao đổi thông tin, báo cáo kết quả.
- Bước 8: Lập phương án thực hiện: Các đơn vị được phân công lập phương án tổ chức thi công để thực hiện được nhiệm vụ đã giao.
- Bước 9: Giám sát: Chỉ huy trưởng công trình lập và quản lý kế hoạch giám sát các hoạt động của công trình, phân công nhiệm vụ giám sát đến từng cán bộ giám sát, việc giám sát này nhằm đảm bảo:
+ Các vật tư đầu vào đều có nguồn gốc xuất xứ, chứng chỉ chất lượng và được thí nghiệm theo yêu cầu của chủ đầu tư;
+ Công trình được thi công đúng theo thiết kế và biện pháp thi công;
+ Các biện pháp an toàn lao động luôn được thực hiện nghiêm chỉnh;
+ Hồ sơ chất lượng (biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công, biên bản thí nghiệm…) được thực hiện hàng ngày song song với công việc thi công.
+ Bản vẽ hoàn công và bảng tính khối lượng luôn đi theo công tác thi công.
+ Khi có công việc phát sinh phải yêu cầu chủ đầu tư xác nhận khối lượng phát sinh ngay và chuyển về cho phòng Kinh tế kỹ thuật để đàm phán giá.
- Bước 10: Xử lý sản phẩm không phù hợp: Ban chỉ huy công trường cập nhật thông tin về cấc sự cố, tồn tại trong quá trình điều hành công trình. Ban chỉ huy công trường chỉ đạo đơn vị có hạng mục thi công không đảm bảo yêu cầu thực hiện xử lý đối với các hạng mục, vật tư, hàng hoá không đáp ứng quy cách kỹ thuật, trong đú chỉ rừ:
+ Các nội dung cần xử lý;
+ Biện pháp xử lý, thời gian thực hiện;
+ Biện pháp phòng ngừa sự cố.
Sau khi xử lý phải lập biên bản nghiệm thu công tác xử lý giữa đơn vị, ban chỉ huy công trình, Chủ đầu tư và/ hoặc các bên liên quan (Theo qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp).
- Bước 11: Thanh toán khối lượng hoàn thành
Dựa trên hợp đồng đã ký và trên khối lượng hoàn thành, ban chỉ huy công trường chuyển hồ sơ thanh toán đợt về cho phòng kinh tế kỹ thuật của Công ty để làm thủ tục thanh toán với chủ đầu tư. Hồ sơ bao gồm:
+ Hồ sơ chất lượng (chứng chỉ vật liệu đầu vào, biên bản thí nghiệm, biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công…)
+ Bản vẽ hoàn công
+ Bảng tính khối lượng (gồm cả khối lượng theo hợp đồng và khối lượng công việc phát sinh (có biên bản xác nhận khối lượng phát sinh kèm theo).
Sau khi nhận hồ sơ thanh toán đợt từ ban chỉ huy công trường, phòng kinh tế kỹ thuật sẽ làm việc với chủ đầu tư để thanh toán cho khối lượng hoàn thành.
- Bước 12: Nghiệm thu, bàn giao: Sau khi công trình (hạng mục công trình) được hoàn thành, đơn vị thi công phải lập biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình (hạng mục công trình) đưa vào sử dụng và ban giao cho chủ đầu tư.
- Bước 15: Quyết toán, thanh lý hợp đồng: Sau khi các đơn vị đã ký hồ sơ nghiệm thu, xoá hết các tồn tại theo yêu cầu của Giám sát A và lập khối lượng hoàn công Ban chỉ huy công trình lập khối lượng hoàn công của công trình và xác nhận lập khối lượng hoàn thành cho đơn vị thi công.
Chỉ huy trưởng công trình kết hợp các Phòng Kinh tế kỹ thuật, Tài chính kế toán để thực hiện việc quyết toán, thanh lý hợp đồng và phát hành hoá đơn cho Chủ đầu tư. Các hoạt động này được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng.
- Bước 16: Tổng kết công trình: Sau khi toàn bộ công trình đã kết thúc, Chỉ huy trưởng viết bỏo cỏo tổng kết quỏ trỡnh triển khai cụng trỡnh trong đú nờu rừ yêu cầu đối với công trình; tổng hợp ý kiến nhận xét của Khách hàng. Báo cáo này trình cho Giám đốc.
- Bước 17: Lưu hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ công trình được lưu trữ đầy đủ theo qui định của Công ty.