CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THANH , QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY
3.3 Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán vốn đầu tư xây dựng
3.3.1 Hoàn thiện quy trình lập, thẩm tra, phân bổ và thanh toán vốn đầu tư Trên tinh thần các bộ Luât, nghị định và thông tư để hoàn thiện quy trình thẩm tra phân bổ và thanh toán vốn đầu tư theo quy trình sau (sơ đồ 3.2):
Sơ đồ 3.2: Quy trình các bước lập, thẩm tra, phân bổ và thanh toán vốn đầu tư Bước
công việc Trách nhiệm Trình tự công việc Bước 1 Chủ đầu tư, BQL dự
án
Lập hồ sơ, báo cáo thanh, quyết toán vốn đầu tư
Bước 2
Văn thư Tiếp nhận hồ sơ
Trưởng phòng Phân công cán bộ thực hiện Bước 3 Chuyên viên được
phân công Kiểm tra, yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu cần)
Bước 4
Chuyên viên được
phân công Thẩm tra theo qui định Chuyên viên được
phân công Lập phiếu thẩm tra
Trưởng phòng Xem xét
Bước 5
Chuyên viên được
phân công Thông báo kết quả, lập biên bản thẩm tra Chuyên viên được
phân công
Dự thảo tờ trình hoặc Quyết định phê duyệt
Bước 6
Giám đốc Sở
UBND tỉnh Phê duyệt
Chuyên viên được phân công
Gửi QĐ phê duyệt cho các đơn vị liên quan và lưu hồ sơ
3.3.2 Phân bổ, quản lý và điều hành kế hoạch nguồn vốn đầu tư 3.3.2.1. Phân bổ vốn đầu tư
Để xây dựng kế hoạch đầu tư dài hạn dựa trên kế hoạch phát triển kinh tế xã hội theo quy hoạch ngành, vùng lãnh thổ được duyệt. Công tác quy hoạch phải đi trước một bước để làm cơ sở cho kế hoạch đầu tư trung và dài hạn. Trên cơ sở kế hoạch đầu tư trung và dài hạn lập danh mục thứ tự ưu tiên đầu tư để triển khai công tác chuẩn bị đầu tư làm căn cứ bố trí kế hoạch đầu tư hàng năm. Chỉ bố trí kế hoạch đầu tư khi xác định chắc chắn khả năng nguồn vốn và chỉ đưa vào kế hoạch đầu tư các dự án đã có đủ thủ tục đầu tư, các dự án trọng điểm quốc gia, các dự án về kết cấu hạ tầng xã hội, hạ tầng kỹ thuật, các dự án từ nguồn vốn đối ứng của Chính phủ. Điều hành kế hoạch vốn phải đảm bảo được mục đích đề ra như thời gian thực hiện dự án, vận hành, khai thác và sử dụng có hiệu quả.
3.3.2.2. Quản lý, điều hành kế hoạch nguồn vốn đầu tư Về phía các cấp Bộ, ngành và các địa phương:
- Điều chỉnh hạn mức đầu tư kế hoạch vốn năm cho các Bộ, ngành, địa phương trong đó Kho bạc nhà nước các cấp lập kế hoạch thanh toán vốn đầu tư hàng quý gửi cơ quan tài chính các cấp để kịp thời điều chỉnh, nếu các dự án thực hiện việc giải ngân chậm theo từng quý sẽ được Kho bạc nhà nước thông báo và gửi người quyết định đầu tư để kịp thời điều hành và có chế tài mạnh với các chủ đầu tư không chấp hành, tránh tình trạng chạy chi ngân sách quý cuối năm.
- Cần rà soát lại các dự án đã và đang đầu tư, điều chỉnh vốn cho các dự án ưu tiên như cơ sở hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội theo định hướng phát triển kinh tế xã hội theo kế hoạch trung hạn và dài hạn.
- Tăng cường kiểm tra, thanh tra, giám sát các dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách. Nâng cao vai trò của tổ chức tư vấn kiểm toán độc lập song song với cơ chế ưu đãi cho các tổ chức này, tăng số lượng và nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ thanh tra xây dựng các cấp từ Trung ương đến
địa phương, làm rừ trỏch nhiệm và nõng cao kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ cho hội đồng nhân dân các cấp.
Về phía Cơ quan tài chính và Kho bạc nhà nước
- Cơ quan tài chính và kho bạc nhà nước cần tham mưu và tư vấn cho chính quyền các cấp chính sách tiết kiệm đồng bộ, kiểm soát và nâng cao hiệu quả chi đầu tư, cắt giảm vốn đối với các dự án chưa thật cấp bách hoặc hiệu quả đầu tư thấp, tập trung nguồn vốn cho các công trình trọng điểm quốc gia, các công trình hoàn thành trong năm kế hoạch, nâng cao hiệu quả nguồn vốn đầu tư xây dựng, nếu làm tốt được các vấn đề trên sẽ tiết kiệm tiền NSNN làm tăng phương tiện thanh toán, góp phần ổn định thị trường, kiềm chế lạm phát.
- Tập trung đầu mối quản lý kế hoạch vốn đầu tư cho cơ quan tài chính các cấp gắn kết với Kho bạc nhà nước để kiểm soát các hoạt động chi ngân sách, gắn với chế độ, chính sách và cơ chế kiểm tra giám sát việc sử dụng công quỹ thông qua nghiệp vụ, biện pháp tài chính.
- Cần thường xuyên kiểm tra, rà soát các dự án của các đơn vị sử dụng ngân sách theo từng quý (năm), tồn quỹ ngân sách, số thu trong kỳ để điều hành ngân sách quý (năm) phối hợp cơ quan tài chính các cấp kịp thời điều chỉnh kế hoạch.
3.3.3 Kiểm soát giai đoạn thực hiện đầu tư
Giai đoạn thực hiện đầu tư là một phần quan trọng trong toàn bộ quá trình đầu tư, đặc biệt để quản lý chi phí ở giai đoạn này cần phải kiểm soát các khâu ảnh hưởng đến chi phí như:
- Giai đoạn thiết kế kỹ thuật (đối với công trình kỹ thuật phức tạp có thiết kế 3 bước) thiết kế bản vẽ thi công (đối với công trình có thiết kế 2 bước): Những thay đổi thiết kế bao gồm thay đổi theo yêu cầu của chủ đầu tư, thay đổi do bổ sung điều chỉnh cho hợp lý của nhà thiết kế được sự chấp thuận của chủ đầu tư.
- Giai đoạn đấu thầu và lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng: Chất lượng công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu (hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, năng lực và kinh nghiệm và vốn của nhà thầu).
- Giai đoạn ký kết hợp đồng và thi công xây dựng công trình: mức độ kiểm soát chi phí trong thanh toán ở giai đoạn này rất quan trọng, trong đó có một số yếu tố ảnh hưởng lớn đến vượt chi phí và chậm tiến độ.
3.3.4 Kiểm soát khâu thanh toán vốn đầu tư
Giai đoạn 1: Kiểm soát giai đoạn từ khi ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu đến khi thực hiện thanh toán từng đợt trước khi chuyển lên cơ quan cấp phát vốn.
Giai đoạn này kiểm soát chi phí căn cứ từ biên bản thỏa thuận hợp đồng, kết quả trúng thầu, hồ sơ mời thầu (hoặc hồ sơ yêu cầu đối với trường hợp chỉ định thầu), hồ sơ dự thầu (hoặc hồ sơ đề xuất) được lựa chọn căn cứ theo các khối lượng công việc nêu trong bảng tiên lượng của hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu.
Kiểm soát khâu thanh toán theo sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.3: Kiểm soát chi phí khâu thanh toán vốn đối với các hình thức hợp đồng
Kiểm soát hợp đồng trọn gói:
Chủ đầu tư (hoặc KS định giá nếu chủ đầu tư thuê) rà soát khối lượng công việc từ thiết kế
1. Biên bản nghiệm thu công trình, hạng mục công trình có xác nhận bên giao thầu (hoặc KSĐG) và bên nhận thầu.
2. Hồ sơ hoàn công các công việc được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán
3. Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng 4. Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
5. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán CĐT Báo cáo người quyết định đầu tư Nếu có
sai xót
Nếu không
có sai tiến xót hành thanh
toán
Kiểm soát hợp đồng theo đơn giá (cố định, điều chỉnh):
Chủ đầu tư (hoặc KS định giá) kiểm tra khối lượng công thực tế nhà thầu đã thực hiện so với TK
Chỉ được thanh toán khối lượng đã thực hiện Nếu ít
hơn
1. Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
CĐT (hoặc KSĐG) - Xác định KLPS - Đơn giá công việc phát sinh
Nếu có KL phát sinh
2. Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
3. Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng 4. Bản xác định khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
5. Bản xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng
6. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán
CĐT (hoặc KSĐG) - Xác định KLPS - Đơn giá công việc phát sinh
Nếu nhiều hơn
Hoàn thiện một số biểu giá tính toán khối lượng nêu trong hồ sơ thanh toán đối với hợp đồng trọn gói và hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh. Trong giai đoạn này, chủ đầu tư hướng dẫn nhà thầu thực hiện lập bảng tính giá trị đề nghị thanh toán, bảng tính giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, bảng xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng, bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng theo biểu mẫu (bảng 3.1; bảng 3.2; bảng 3.3; bảng 3.4)
Bảng 3.1: Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán Số
TT Các chỉ tiêu Đơn vị
tính Giá trị Ghi chú 1 Giá trị khối lượng hoàn thành theo
hợp đồng
2 Giá trị khối lượng các công việc
phát sinh ngoài hợp đồng
3 Chiết khấu tiền tạm ứng (theo qui
định của hợp đồng)
4 Giá trị đề nghị thanh toán (1+2-3)
…….
Bảng 3.2: Bảng giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng
Số TT
Tên công việc
Đơn vị tính
Khối lượng Đơn giá thanh
toán
Thành tiền Theo HĐ Đã thực
hiện
Theo HĐ
Đã thực hiện
1
2
…. …..
Tổng cộng
Bảng 3.3: Bảng xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng
Số
TT Tên công việc Đơn vị tính
Đơn giá
Ghi chú Theo hợp
đồng
Điều chỉnh theo qui định của hợp đồng
1
2
Bảng 3.4: Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
Số
TT Tên công việc
Đơn vị tính
Khối lượng
phát sinh
Đơn giá Thành tiền
Theo HĐ
Theo đơn giá bổ
sung
Theo HĐ
Theo đơn giá bổ
sung
1
2
Tổng cộng
+ Giai đoạn 2: Chủ đầu tư kiểm soát hồ sơ thanh toán
Trên cơ sở hồ sơ thanh toán nhà thầu gửi lên cùng với hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng kèm theo, Kỹ sư định giá của chủ đầu tư cần kiểm tra một số nội dung sau đây:
Bước 1: Kiểm tra biên bản nghiệm thu từng lần thanh toán như khối lượng nghiệm thu, thời gian, phải khớp đúng với khối lượng hoàn thành, sổ nhật ký thi công của nhà thầu và nhật ký giám sát của tư vấn giám sát.
Bước 2: Kiểm tra việc xác định khối lượng hoàn thành so với bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự thầu, khối lượng thực tế thi công đã được nghiệm thu. Kiểm tra việc áp dụng đơn giá cho từng công việc đối với hợp đồng theo đơn giá, việc tính toán và áp dụng định mức, đơn giá các công việc bổ sung, phát sinh. Kiểm tra việc áp dụng chỉ số giá về thời gian lập, thông báo giá của các cơ quan có thẩm quyền, tổ chức tư vấn và nhà sản xuất.
Bước 3: Kiểm tra sự phù hợp các danh mục các khoản chi phí trong hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt, hồ sơ trúng thầu với danh mục kế hoạch vốn được giao chỉ tiêu, xác định các khoản chi bổ sung phát sinh có nằm trong dự phòng phí và được phép điều chỉnh không. Trường hợp các nội dung thanh toán không có trong danh mục dự án thì kỹ sư định giá phải thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư quyết định.
Bước 4: Kiểm tra việc tính toán bảng khối lượng về sai số, nhầm lẫn và lỗi chính tả để kịp thời chỉnh sửa cho đúng với khối lượng được nghiệm thu, khối lượng trong hồ sơ trúng thầu hoặc khối lượng bổ sung ngoài thiết kế.
Bước 5: Kiểm tra tổng thể tài liệu gửi 1 lần và tài liệu gửi từng đợt thanh toán.
Kỹ sư định giá thông báo cho chủ đầu tư (hoặc ban quản lý dự án) về kết quả kiểm soát từng đợt thanh toán, những yêu cầu về việc điều chỉnh hồ sơ thanh toán bảo đảm hợp pháp, hợp lệ theo quy định hiện hành trước khi gửi hồ sơ lên Kho bạc nhà nước.
Sơ đồ 3.4: Các bước thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán của Chủ đầu tư
+ Giai đoạn 3: Kho bạc nhà nước kiểm soát hồ sơ thanh toán do chủ đầu tư gửi lên.
Nguyên tắc kiểm soát thanh toán dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng đợt thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tư. Cán bộ thanh toán sau khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra:
1. Kiểm tra thủ tục, hồ sơ thanh toán gửi 1 lần và gửi từng đợt thanh toán - Sự đầy đủ của tài liệu theo quy định như số lượng tài liệu, danh mục tài liệu 2. Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu: Tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, chữ ký, con dấu, tài khoản ngân hàng. Sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu.
KIỂM SOÁT HỒ SƠ TỪNG ĐỢT THANH TOÁN
Bước 1:Kiểm tra biên bản nghiệm thu
Bước 2: Kiểm tra khối lượng hoàn thành so với thiết kế, hồ sơ dự thầu và khối lượng thi công thực tế
Bước 3: Kiểm tra sự phù hợp danh mục thanh toán với kế hoạch vốn được giao chỉ tiêu
Bước 4: Kiểm tra lỗi số học, chính tả
Bước 5:Kiểm tra tài liệu gửi 1 lần và từng lần thanh toán
Kỹ sư định giá đánh giá và kiến nghị
3. Kiểm tra nội dung thanh toán: Căn cứ theo hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu) khối lượng đề nghị thanh toán trong bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu) hoặc khối lượng trong hồ sơ trúng thầu, hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo.
Kiểm tra đối với hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của gói thầu, hợp đồng thanh toán nhiều lần: đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành theo nội dung ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu), hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với hạng mục mới phát sinh ngoài dự toán), các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo.
Sơ đồ 3.5: Quy trình kiểm tra hồ sơ thanh toán
3.3.5 Xỏc định rừ căn cứ và hoàn thiện quy trỡnh thanh toỏn vốn đầu tư Giá sản phẩm xây dựng có giá trị lớn vì vậy phải thanh toán, tạm ứng nhiều lần theo tiến độ thực hiện và cam kết trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Chính vì vậy nên tốn mất nhiều thời gian và cần một cơ quan quản lý thanh toán cấp phát vốn đầu tư là Kho bạc nhà nước. Cơ quan này có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tư cho các dự án sử dụng vốn ngân sách. Để đảm bảo việc thanh toán vốn đầu tư được thanh toán nhanh chóng, kịp thời thì việc xây dựng một quy trình thanh toán một cửa là việc làm cần thiết hơn bao giờ hết. Trong đó thời gian vừa qua toàn bộ hệ thống kho bạc đã tiến hành thủ tục thanh toán vốn đầu tư theo cơ chế mới, tuy thủ tục giải quyết đã được rút ngắn nhưng KBNN cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức, rà soát và đôn đốc các phòng nghiệp vụ (Phòng Thanh
Kiểm tra thủ tục, hồ sơ gửi 1 lần duy nhất
Tài liệu để mở tài khoản
Dự án đầu tư và Quyết định đầu tư
Dự toán và quyết định phê duyệt dự
Quyết định lựa chọn NT,
Hợp đồng
Kế hoạch vốn năm được thông báo
Kiểm tra thủ tục, hồ sơ thanh toán
từng đợt
Biên bản
nghiệm thu Bảng xác định gía trị hoàn thành theo HĐ
Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán vốn
đầu tư
Giấy rút vốn đầu tư
toán vốn đầu tư, Phòng Kế toán, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ thanh toán…) trong công tác thanh toán đồng thời cần có cán bộ biên chế ổn định cho các phòng, cán bộ làm công tác thanh toán phải nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và quy trình thanh toán; công khai quy trình thanh toán ở Kho bạc nhà nước các cấp.
Quy trình thực hiện các bước công việc nên thực hiện theo sơ đồ 3.6 Sơ đồ 3.6: Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thanh toán
3.4 Trách nhiệm của các chủ thể trong việc nâng cao chất lượng quyết