2 Theo Báo cáo thẩm tra của Ủy ban Tài chín h Ngân sách của Quốc hội về quyết toán ngân sách nhà nước năm
3.3.4 Kiểm soát khâu thanh toán vốn đầu tư
Giai đoạn 1: Kiểm soát giai đoạn từ khi ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và
nhà thầu đến khi thực hiện thanh toán từng đợt trước khi chuyển lên cơ quan cấp phát vốn.
Giai đoạn này kiểm soát chi phí căn cứ từ biên bản thỏa thuận hợp đồng, kết quả trúng thầu, hồ sơ mời thầu (hoặc hồ sơ yêu cầu đối với trường hợp chỉ định thầu), hồ sơ dự thầu (hoặc hồ sơ đề xuất) được lựa chọn căn cứ theo các khối lượng công việc nêu trong bảng tiên lượng của hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu.
Kiểm soát khâu thanh toán theo sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.3: Kiểm soát chi phí khâu thanh toán vốn đối với các hình thức hợp đồng
Kiểm soát hợp đồng trọn gói:
Chủ đầu tư (hoặc KS định giá nếu chủ đầu tư thuê) rà soát khối lượng công việc từ thiết kế
1. Biên bản nghiệm thu công trình, hạng mục công trình có xác nhận bên giao thầu (hoặc KSĐG) và bên nhận thầu.
2. Hồ sơ hoàn công các công việc được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán
3. Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng 4. Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
5. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán CĐT Báo cáo người quyết định đầu tư Nếu có sai xót Nếu không có sai xót tiến hành thanh toán Kiểm soát hợp đồng
theo đơn giá (cố định,
điều chỉnh):
Chủ đầu tư (hoặc KS định giá) kiểm tra khối lượng công thực tế nhà thầu đã thực hiện so với TK
Chỉ được thanh toán khối lượng đã thực hiện Nếu ít
hơn
1. Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
CĐT (hoặc KSĐG) - Xác định KLPS - Đơn giá công việc phát sinh
Nếu có KL phát sinh
2. Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
3. Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng 4. Bản xác định khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
5. Bản xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng
6. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán
CĐT (hoặc KSĐG) - Xác định KLPS - Đơn giá công việc phát sinh
Nếu nhiều hơn
Hoàn thiện một số biểu giá tính toán khối lượng nêu trong hồ sơ thanh toán đối với hợp đồng trọn gói và hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh. Trong giai đoạn này, chủ đầu tư hướng dẫn nhà thầu thực hiện lập bảng tính giá trị đề nghị thanh toán, bảng tính giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, bảng xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng, bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng theo biểu mẫu (bảng 3.1; bảng 3.2; bảng 3.3; bảng 3.4)
Bảng 3.1: Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán
Số
TT Các chỉ tiêu Đơn vị
tính Giá trị Ghi chú
1 Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng
2 Giá trị khối lượng các công việc phát sinh ngoài hợp đồng
3 Chiết khấu tiền tạm ứng (theo qui định của hợp đồng)
4 Giá trị đề nghị thanh toán (1+2-3) …….
Bảng 3.2: Bảng giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng
Số TT Tên công việc Đơn vị tính
Khối lượng Đơn giá thanh toán Thành tiền Theo HĐ Đã thực hiện Theo HĐ Đã thực hiện 1 2 …. ….. Tổng cộng
Bảng 3.3: Bảng xác định đơn giá điều chỉnh theo quy định của hợp đồng
Số
TT Tên công việc Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Theo hợp đồng Điều chỉnh theo qui định của hợp đồng 1 2
Bảng 3.4: Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
Số
TT Tên công việc
Đơn vị tính Khối lượng phát sinh
Đơn giá Thành tiền
Theo HĐ Theo đơn giá bổ sung Theo HĐ Theo đơn giá bổ sung 1 2 Tổng cộng
+ Giai đoạn 2: Chủ đầu tư kiểm soát hồ sơ thanh toán
Trên cơ sở hồ sơ thanh toán nhà thầu gửi lên cùng với hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng kèm theo, Kỹ sư định giá của chủ đầu tư cần kiểm tra một số nội dung sau đây:
Bước 1: Kiểm tra biên bản nghiệm thu từng lần thanh toán như khối lượng nghiệm thu, thời gian, phải khớp đúng với khối lượng hoàn thành, sổ nhật ký thi công của nhà thầu và nhật ký giám sát của tư vấn giám sát.
Bước 2: Kiểm tra việc xác định khối lượng hoàn thành so với bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự thầu, khối lượng thực tế thi công đã được nghiệm thu. Kiểm tra việc áp dụng đơn giá cho từng công việc đối với hợp đồng theo đơn giá, việc tính toán và áp dụng định mức, đơn giá các công việc bổ sung, phát sinh. Kiểm tra việc áp dụng chỉ số giá về thời gian lập, thông báo giá của các cơ quan có thẩm quyền, tổ chức tư vấn và nhà sản xuất.
Bước 3: Kiểm tra sự phù hợp các danh mục các khoản chi phí trong hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt, hồ sơ trúng thầu với danh mục kế hoạch vốn được giao chỉ tiêu, xác định các khoản chi bổ sung phát sinh có nằm trong dự phòng phí và được phép điều chỉnh không. Trường hợp các nội dung thanh toán không có trong danh mục dự án thì kỹ sư định giá phải thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư quyết định.
Bước 4: Kiểm tra việc tính toán bảng khối lượng về sai số, nhầm lẫn và lỗi chính tả để kịp thời chỉnh sửa cho đúng với khối lượng được nghiệm thu, khối lượng trong hồ sơ trúng thầu hoặc khối lượng bổ sung ngoài thiết kế.
Bước 5: Kiểm tra tổng thể tài liệu gửi 1 lần và tài liệu gửi từng đợt thanh toán.
Kỹ sư định giá thông báo cho chủ đầu tư (hoặc ban quản lý dự án) về kết quả
kiểm soát từng đợt thanh toán, những yêu cầu về việc điều chỉnh hồ sơ thanh
toán bảo đảm hợp pháp, hợp lệ theo quy định hiện hành trước khi gửi hồ sơ lên Kho bạc nhà nước.
Sơ đồ 3.4: Các bước thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán của Chủ đầu tư
+ Giai đoạn 3: Kho bạc nhà nước kiểm soát hồ sơ thanh toán do chủ đầu tư gửi lên.
Nguyên tắc kiểm soát thanh toán dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng đợt thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tư. Cán bộ thanh toán sau khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra:
1. Kiểm tra thủ tục, hồ sơ thanh toán gửi 1 lần và gửi từng đợt thanh toán
- Sự đầy đủ của tài liệu theo quy định như số lượng tài liệu, danh mục tài liệu
2. Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu: Tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, chữ ký, con dấu, tài khoản ngân hàng. Sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. K IỂM S OÁT H Ồ SƠ TỪNG Đ ỢT TH ANH TOÁN
Bước 1:Kiểm tra biên bản nghiệm thu
Bước 2: Kiểm tra khối lượng hoàn thành so với thiết kế, hồ sơ dự thầu và khối lượng thi công thực tế
Bước 3: Kiểm tra sự phù hợp danh mục thanh toán với kế hoạch vốn được giao chỉ tiêu
Bước 4: Kiểm tra lỗi số
học, chính tả
Bước 5:Kiểm tra tài liệu gửi 1 lần và từng lần thanh toán
Kỹ sư định giá đánh giá và kiến nghị
3. Kiểm tra nội dung thanh toán:Căn cứ theo hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu) khối lượng đề nghị thanh toán trong bảng xác định giá trị khối lượng hoàn
thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt
(trường hợp chỉ định thầu) hoặc khối lượng trong hồ sơ trúng thầu, hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo.
Kiểm tra đối với hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của gói thầu, hợp đồng thanh toán nhiều lần: đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành theo nội dung ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu), hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với hạng mục mới phát sinh ngoài dự toán), các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo.
Sơ đồ 3.5: Quy trình kiểm tra hồ sơ thanh toán