Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách xã hội về lao động - tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng,kế tốn tiến hành tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả cho cơng nhân viên.
Việc tính tốn tiền lương thời gian, tiền lương sản phẩm phải trả người lao động được trình bầy ở phần trên. Tiền lương tính tốn riêng cho từng người, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, tổ sử dụng lao
động và được kế toán phản ánh vào "Bảng thanh toán lương" lập cho từng bộ phận đó. Việc trả lương được thực hiện làm 2 kỳ trong tháng. Kỳ I được tạm ứng 60% - 70% lương tháng. Số cịn lại kỳ II thanh tốn nốt và các khoản trợ cấp trả sau cùng. Trường hợp công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH trong tháng thì căn cứ vào chứng từ liên quan như: Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Biên bản điều tra tai nạn lao động... để tính tốn và tổng hợp vào "Bảng thanh tốn BHXH".
"Bảng thanh toán tiền lương" của các bộ phận trong doanh nghiệp
là cơ sở để chi trả, thanh toán lương cho cơng nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế tốn tổng hợp phân bổ tiền lương và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH ).
"Bảng thanh toán BHXH" có thể được lập theo từng bộ phận sử
dụng lao động hoặc lập chung toàn doanh nghiệp và làm căn cứ để chi trả BHXH cho công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH.
Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho cơng nhân viên, cần tính tốn và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền thưởng" để theo dõi và chi trả theo đũng quy định.
Tiền lương, trợ cấp BHXH và tiền thưởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với người lao động. Công nhân viên khi nhận tiền cần thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ ...và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "Bảng
thanh tốn lương".
Việc tính tiền lương và trợ cấp BHXH được biểu hiện thông qua sơ đồ sau
Sơ đồ 1.1.