- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.2.1. Chức năng của bộ phận kế toán * Kế toán trưởng:
* Kế tốn trưởng:
- Giúp Giám đốc cơng ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế tốn thống kê của cơng ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế tốn, phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phần hành kế toán.
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong cơng ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế tốn, chế độ sổ sách kế tốn, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phịng cũng như chế độ trích lập và sử dụng các quỹ của cơng ty.
- Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các nghành chức năng.
Kế toán tiền lương:
- Tổ chức hạch tốn, cung cấp thơng tin về tình hình sử dụng lao động tại cơng ty. Có trách nhiệm tính tốn tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh tốn cho tồn bộ cơng nhân viên chức căn cứ vào các bậc lương, hệ số lương. Lập bảng báo cáo tình hình lương hành tháng, các bảng tính lương ghi rõ từng khoản tiền lương, các
khoản trợ cấp, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số cịn được lĩnh. Sau khi kế tốn trưởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt “Bảng thanh tốn tiền lương và các khoản trích theo lương” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động.
Kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định:
- Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá, đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập xuất bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá.
- Về tài sản cố định: Có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ, phản ánh mọi trường hợp biến động tăng, giảm TSCĐ. Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, nghiệm thu kiêm nhận TSCĐ. Lập các “ Biên bản giao, nhận TSCĐ”. Phịng có trách nhiệm sao bản để lựa vào hồ sơ riêng. Hồ sơ bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các hoá đơn, giấy vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt…
Kế tốn vốn bằng tiền, thanh tốn cơng nợ kiêm giao dịch ngân hàng:
- Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hố của cơng ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ.
- Có nhiệm vụ kế tốn nguồn vốn và theo dõi công nợ, tạm ứng của khách hàng, các cá nhân đầy đủ kịp thời. Tổ chức đối chiếu công nợ, giao dịch với các đối tác về các khoản vay, khoản nợ. Viết phiếu thu chi, thanh toán tạm ứng nội bộ. Cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh.
Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sách. Theo dõi quỹ tiền mặt, kiểm tra thường xuyên theo lịch hoặc đột xuất, làm báo cáo thu chi tiền mặt.
Kế toán tổng hợp:
Chịu trách nhiệm sau trưởng phòng, ký và giải quyết các cơng việc khi trưởng phịng đi vắng. Phụ trách theo dõi quản lý tăng giảm TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý, năm; vào sổ theo dõi thường xuyên TSCĐ. Tính giá thành và phân tích giá thành hàng tháng, quý. Thu nhập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của công ty.