- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.2.2.2. Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
+ Hệ thống chứng từ kế toán:
Một trong những đặc trưng của hạch toán kế tốn là ghi nhận thơng tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế tốn là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế tốn là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế tốn ở các đơn vị.
Cơng ty TNHH Phát triển chuyển giao công nghệ tự động và giám sát Việt Nam đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như: các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng…. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý.
+ Đối với các chứng từ về lao động tiền lương bao gồm:
- Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính tiền lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên.
- Bảng thanh toán tiền lương và BHXH, là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong công ty.
- Bảng ghi năng suất cá nhân, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
- Nhật ký chung.
- Các bảng kê.
- Sổ cái.
- Các sổ thẻ kế tốn chi tiết.
Sơ đồ 2.4.
Cuối tháng các phịng chuyển “Bảng chấm công” cho phịng Kế tốn – Tài chính
Phịng tổ chức hành chính kê các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp, các loại quỹ, kèm theo hệ số lương của nhân viên, chuyển cho phịng Kế tốn – Tài chính.
Kế tốn tính lương, lập “ Bảng thanh tốn tiền lương và chuyển kế toán trưởng duyệt
Kế toán thống kê gửi “ Bảng thanh toán tiền lương” và “Bảng chấm cơng” lên phịng Tổ chức hành chính duyệt.
Phịng tổ chức hành chính duyệt xong chuyển lại cho phịng Kế tốn – Tài chính, chuyển thủ quỹ để xuất tiền trả lương cho nhân viên.
Chú thích:
Quan hệ tuần tự Quan hệ song song