1.4.3.1. Thủ tục chứng từ kế toán
Kế toán về tiền lương BHXH, BHYT và KPCĐ của các doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: (theo chế độ chứng từ kế tốn ) gồm có:
-Bảng chấm cơng.
-Phiếu nghỉ hưởng lương.
-Phiếu nghỉ hưởng BHXH
-Bảng thanh toán tiền lương.
-Bảng thanh toán tiền thưởng
-Bảng tổng hợp lương và BHXH.
-Bảng phân bổ lương và BHXH.
-Ngồi ra cịn có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn nếu doanh nghiệp thấy cần thiết và có các nghiệp vụ phát sinh thêm liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lương, phụ cấp lương, BHXH.
-Biên bản xác định tai nạn.
-Chế độ trích BHYT, KPCĐ hiện hành.
-Phiếu xác nhận cơng việc hoặc sản phẩm hồn thành.
-Phiếu báo làm thêm giờ.
-Hợp đồng giao khoán.
Cơ sở chứng từ tính lương theo thời gian là bảng chấm cơng, tính lương theo sản phẩm là bảng kê khai khối lượng cơng việc hồn thành kèm theo phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, phiếu nhập kho sản phẩm và phiếu giao việc, các phiếu chi, các chứng từ, các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan, các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế tốn. Sau đó kế tốn tính lương, phụ cấp… cho người lao động theo hình thức trả lương và lập bảng thanh toán tiền lương,thưởng.
Bảng thanh toán lương, thưởng sau khi được kế toán kiểm tra xác nhận, giám đốc phê duyệt sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương. Việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm hai kỳ:
-Kỳ I: Tạm ứng
-Kỳ II: Cơng nhân viên nhận số tiền cịn lại sau khi trừ tạm ứng kỳ I và các khoản khấu trừ vào lương.